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【PR TIMESノウハウ】リリース配信権限とは?ユーザー権限によって制限される機能

PR TIMESでプレスリリースを配信するためには、まず利用登録の申請が必要となります。

企業登録申請を行うと、プレスリリースの配信準備をおこなうための企業向け管理画面が発行され、ご自身で設定したIDとパスワードでログインできるようになります。そして、プレスリリースの設定を行うメンバーが他にも複数いる場合は、同管理画面から別ユーザーを新規で追加できるようになるのです。

ここでポイントなのは、ユーザーごとに権限を設定できることです。 プレスリリースの新規登録や、配信設定、メディアリストの編集など、権限に応じて作業できるようになります。

本記事では、プレスリリース配信権限とは何か、ユーザー権限によって制限される機能にはどのようなものがあるのかについて、詳しくご紹介します。

プレスリリース配信権限とは?

プレスリリース配信権限とは、PR TIMESに企業登録したユーザーが企業向け管理画面内で行える操作の権限のことです。権限の有り・無しによって行える操作が異なります。

プレスリリース権限の設定方法は、まず、企業向け管理画面にログインします。ログイン後、サイドメニューより「設定」→「ユーザー情報」→「+ユーザーを新規登録する」から行います。

その際に、設定画面内にある「リリース配信権限」のステータスの有り・無しを切り替えることで、権限の付与が可能です。

ユーザー情報設定画面

ユーザー追加後には、そのユーザーのメールアドレスに配信されるメール内のURLをクリックすると追加が完了します。

その際、ほかのアカウントで既に登録されているメールアドレスは使用できないので、注意してくださいね。

メインユーザーとは

メインユーザーとは、企業登録において代表となっているユーザーのことを指します。

プレスリリースの登録から配信まで全機能を活用できるのはもちろん、スタートアップチャレンジなどに申し込んだ際の適応の可否についてもメインユーザーに連絡がくるなど、アカウントの代表としての役割を果たします。

追加したユーザーは必要に応じて削除できますが、メインユーザーは削除できません。もし、変更が必要となった場合には、現在のメインユーザーの情報を上書きするという方法で対処してください。上書きした際も確認用のメールが届きますので、確認することをお忘れなく。

プレスリリース配信権限の有無による利用できる機能の違い

では、プレスリリース配信権限の有無によって、どのような機能の利用に差が出てくるのでしょうか。こちらについては、下の表を参考にしてください。

プレスリリース配信権限の有無で利用できる機能の差

プレスリリース配信権限がある場合、基本的に全ての機能が使えることになります。対して、プレスリリース配信権限無しの場合には、プレスリリースの新規入力とメディアリストの編集は行えますが、それ以外の機能は一切利用できませんので、ご注意ください。

プレスリリース配信権限は設定しておいたほうがいいの?

では、プレスリリース配信権限はなぜ設定しておく必要があるのでしょうか。機能が制限されていることで全員が同じ操作をできず、煩わしい思いをするならば、全員に権限を付与した方がいいのではと考える人もいるでしょう。

しかし、実際には全員がプレスリリース配信権限を持っておくことはあまり望ましいとは言えないのです。

最後に、プレスリリース配信権限を設定しておくことの重要性についてご紹介します。

プレスリリースの誤配信を防げる

1番のポイントは、プレスリリースを誤配信するリスクを避けられるという点です。リリース配信権限を持っている人は、いつでもプレスリリースを配信できる状態にいます。

そのため、配信設定できるのは部門の責任者だけなどというように予め絞っておくことで、誰かが入力作業中に誤って配信してしまうミスを未然に防ぐことができるのです。

プレスリリースは、一度配信してしまうと企業向け管理画面からでは削除することができません。もし、誤って配信してしまったプレスリリースを削除したい場合には、一度PR TIMESサポート&サクセスデスクまで連絡する必要があります。

そのような事態を防ぐためにも、プレスリリースの配信作業をできる人は、配信の責任を負うことのできる決定権者などに限定させておくことを推奨しています。

プレスリリース配信までの作業を分業化できる

2つ目のポイントは、プレスリリース配信までに必要になる作業を分業して効率よく行えるようになるという点です。

例えば、広報部に新たにジョインしたメンバーには、リリース配信権限をつけずに、ユーザーとして追加登録します。こうすることで、誤ってプレスリリースを配信してしまう心配はないため、研修を兼ねてメディアリストを作成したり、プレスリリースの新規登録をしたりと、誤配信のリスク無く安心して配信作業を任せることができます。

プレスリリースを作成している画像

ほかにも、デザイナーにプレスリリースで使用する画像の入れ込みの作業だけをお願いしたり、事業担当者に加筆修正を依頼したりと、プレスリリースを配信するまでの作業を関係者で分担できるのです。

企業の体制によっては、広報担当者に人材が割けず、一人で担当しているというところも少なくないでしょう。そのような体制の企業であっても、分業化させることで、広報担当者の負担を減らしていくことができます。

また、業務委託でプレスリリース作成を依頼した場合に、作成者に登録作業や配信作業まで任せることもでき、委託業務の幅が広がるといったメリットも得られます。

配信制限などの権限管理で効率的な広報活動を

本記事では、PR TIMESでプレスリリースを配信する際に必要になるリリース配信権限とは何か、ユーザー権限によって制限される機能などについてご紹介しました。

リリース配信権限を持っているユーザーは、基本的にプレスリリースの配信にまつわる全ての機能が使えることになります。対して、権限を持っていないユーザーは、限られた機能しか利用することができません。

リリース配信権限を持っているユーザーを絞ることによって、プレスリリースの誤配信を防いだり、プレスリリース配信までの作業を分業化することで効率よく業務を進めることも可能になります。

そのため、リリース配信権限は誰にでも付与するのではなく、誰がどんな作業をするのかを踏まえた上で、決定すると良いでしょう。

合わせて誰がどの権限を持っているのか、しっかりと管理しておくことが重要です。でなければ、プレスリリースの配信設定までの作業をお願いしたにもかかわらず、権限がないために途中までしか対応できなかった、といった事態にもなりかねません。うまく機能を活用することで、効率よく、広報業務を進めてみてくださいね。

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この記事のライター

PR TIMES MAGAZINE編集部

日本最大級のプレスリリース配信サービス「PR TIMES」を運営すること12年。営業、カスタマーサクセス、パートナー事業に携わるメンバーが在籍しています。広報PR担当者さまからのお問い合わせやご相談の経験を活かし、広報PR担当者さまの気づきや行動につなげられる記事を執筆しています。

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