【PR TIMESノウハウ】機会損失かも！リリース配信時には問い合わせ先を明記しよう

意外と多い！プレスリリース配信元ではなくPR TIMESに届くお問い合わせ

PR TIMESで配信されているプレスリリースの中には、問い合わせ先情報が記載されていないものもあります。そのようなとき、内容に興味を持ったメディア関係者や生活者がどこに問い合わせていいかわからず、困ってしまうケースも少なくないのです。

問い合わせ先がわからず、PR TIMESに連絡

PR TIMESで配信されているプレスリリースを読んでいて「これは面白い！」と興味を持った人が、問い合わせ先がわからない場合、PR TIMESにプレスリリースの詳細確認のお電話をいただいてます。

本来ならば、問い合わせ主もプレスリリース配信元の企業に問い合わせをしたいところ。しかし、明確な連絡先が分からない場合は、PR TIMESのサポート＆サクセスデスクに連絡が入ります。実際に毎日十数件程度は、このような内容の問い合わせがあります。

PR TIMESでは一般の方からこのような問い合わせが届いたとき、プレスリリース配信元企業の情報をお伝えし、なるべく両者が連絡を取り合えるよう正しい問い合わせ先をご案内しています。プレスリリース内に記載がない場合は、配信元企業のコーポレートサイトなどを確認し、公開されている電話番号をご案内しています。

メディアからの問い合わせの場合も同様に正しい問い合わせ先を案内しますが、万が一プレスリリース内に情報がない場合は、メディアからの問い合わせがあった旨をPR TIMESから配信元企業に伝達し、双方をお繋ぎするサポートをおこなっています。

機会損失はもったいない！問い合わせ先は明記しておこう

しかし、なかにはPR TIMESに問い合わせをせず、「問い合わせ先がわからないから……」と詳細を知ることを諦めてしまっているケースもあるでしょう。これは新たなメディア関係者との関係構築や、商品・サービスに興味を持ってくれたユーザーとのコミュニケーションの観点で、大きな機会損失となっていきます。せっかく興味を持ってもらえる魅力的なプレスリリースを配信できているにも関わらず、問い合わせ先が不明であるというたった1つの不備によって、相手の興味関心が損なわれてしまうのは非常にもったいないことですね。

このようなケースを起こさないためにも、プレスリリース内には忘れずに問い合わせ先を明記しましょう。

リリース配信時に記載する問い合わせ先

では、プレスリリース配信時には、問い合わせ先としてどのような情報を記載しておくのが良いのでしょうか。もちろんプレスリリースの内容にもよりますが、大きく2つの窓口を用意しておくのが親切でしょう。

カスタマー向けの問い合わせ窓口は本文に記載

まずは、カスタマーなど生活者からの問い合わせを受け付ける窓口です。主に商品・サービスに関する質問や、意見・要望などが多く届きます。このような問い合わせ先を明記しておくことで、メディアが記事として取り上げる際にカスタマー向けの問い合わせ窓口と共に紹介してもらえるケースがあるほか、PR TIMES上やプレスリリースの転載先メディア上でも、窓口の情報を漏れなく伝えることができます。

このような問い合わせ窓口は本文中に記載しておくのがベター。できれば、電話番号・メールアドレス・問い合わせフォームのURL（ある場合）などを記載しておきましょう。営業やインフォメーションセンターなどの連絡先が一般的です。

メディア向けの問い合わせ窓口は追加情報に記載

もう1つプレスリリースに欠かせない要素が、メディア関係者に向けた報道関連の問い合わせ窓口です。プレスリリースを読んだメディア関係者は、多くの場合内容についての質問や確認を希望します。そのような場合に、プレスリリースの担当者や、広報部直通の連絡先があるかどうかで、印象はまったく違うものになるでしょう。取材依頼につながる場合も、この窓口に届くことになります。

こちらは、プレスリリースで紹介している商品・サービスの詳細の確認に留まらず、取り組みの背景や事業目的など、経営情報に付随する質問が入る場合もあります。そのため、プレスリリースの周辺情報も含めて回答することのできる担当者に、直接つながる番号やメールアドレスが望ましいです。情報としては、担当部署名・担当者名・メールアドレス・電話番号などはマストです。

メディア関係者に向けた問い合わせ窓口は、プレスリリースの本文中ではなく、メディア関係者に限定公開することのできる「メディア関係者への追加情報」の欄に記載することをおすすめします。メディア関係者に配信されるプレスリリースのメール本文内、もしくは「メディアユーザー」としてログインした状態でのみPR TIMES上に表示されるようになります。

問い合わせ先の記載方法【フォーマット有り】

では最後に、問い合わせ先の記載方法についてフォーマットをご紹介します。

カスタマー向け・メディア関係者向けとでそれぞれに合った記載方法がありますので、一例ではありますがぜひ参考にしてみてくださいね。

カスタマー向け問い合わせ窓口の記載例

カスタマー向けの問い合わせ先は、プレスリリース本文内の最下部に記載しておくと良いでしょう。

【商品に関するお問い合わせ】
〇〇株式会社　〇〇事業部
担当者名：〇〇　〇〇
電話番号：〇〇-〇〇-〇〇（受付時間〇時～〇時）
メールアドレス：〇〇＠〇〇
問い合わせフォーム：https://www.〇〇〇

カスタマーセンターやサポートデスクなどを設けているのであれば、そちらの連絡先を記載しておくのがおすすめです。

問い合わせ先は、プレスリリース作成画面の「その他」から「配信者/問い合わせ先」で登録しておくことができます。

複数件登録できるため、用途によって使い分けるとよいでしょう。

登録後に「配信者/問い合わせ先」で設定したいお問合せ先を選択して、本文の任意の箇所に挿入できます。

実際の記載例

メディア関係者向け問い合わせ窓口の記載例

メディア関係者向けの問い合わせ先は、先述した通り、限定公開ができる「メディア関係者への追加情報」の欄内に記載するのがおすすめです。メディアに向けて送付するFAX原稿の中にも記載することをお忘れなく。

【報道関係のお問い合わせ】
〇〇株式会社　広報担当 〇〇
電話番号：〇〇-〇〇-〇〇（受付時間〇時～〇時）／〇〇〇-〇〇-〇〇
メールアドレス：〇〇＠〇〇

最近では、連絡先としてメールアドレスだけを記したプレスリリースもありますが、電話番号は必ず入れておきましょう。というのも、TV番組などスピード感のある回答が必要なメディア関係者からの問い合わせは、基本的に電話対応となるからです。外出時でも即座に対応できるよう、固定電話と携帯電話（社用携帯電話）のそれぞれの番号を記載しておくと相手も安心します。

メディア対応用の問い合わせ窓口は一般公開にしてしまうと、生活者からの問い合わせが紛れ込んだり、スパムメールが届くようになったりすることも。本当に必要なメディア関係者からの問い合わせが埋もれてしまうリスクもあります。

そのような事態を防ぐためにも、PR TIMESで配信するプレスリリースでは情報を非公開とし、メディア関係者のみが閲覧できる状態にするのがおすすめ。この機能を使えば、最大1000文字まで、メディア関係者へ限定公開情報を追加することが可能です。

メディア限定公開の設定の仕方

限定公開の設定はとても簡単です！PR TIMESの企業向け管理画面から、プレスリリースの編集画面に入り、「メディア関係者への追加情報」という項目の中に、必要事項を記入するのみ。メディア向けに配信するプレスリリースメールと、「メディアユーザー」がログインした状態のPR TIMES上にのみ表示されるようになります。問い合わせ内容ごとに記載例が入ったテンプレートもご用意しておりますので、ぜひご活用ください。

プレスリリース自体をメディア限定公開にすることもできますが、内容全体をクローズドにする必要がない場合は、問い合わせ先のみこの機能を活用するのが良いでしょう。

尚、この範囲内は「http://～」とURLを記載してもクリッカブルにはなりません。リンクを案内したい場合は「http://～」と記載したうえで、「こちらのURLをWEBブラウザのアドレスバーに入力してページをご確認ください」などとご案内しましょう。

メディア限定公開に関する詳しい活用方法は以下の記事も参考にしてみてください。

スムーズかつ確実な問い合わせ対応を

本記事では、プレスリリース内に問い合わせ先を記載することの重要性やどのような問い合わせ先を記載しておけば良いのか、また問い合わせ先の具体的な記載例などについてご紹介しました。

PR TIMESで配信されているプレスリリースの中には、問い合わせ先が記載されていないものも多くあります。そのプレスリリースを見た人の中には、「どこに連絡すればいいか教えてほしい」「この商品のことなんですが……」などとPR TIMES宛に問い合わせをする人も少なくありません。

しかし、そのような手段を取っている人はもしかするとごく一部かもしれません。多くの場合は「じゃあいいか……」と特に連絡をすることもなく、高まったはずの取材意欲や購入意欲が一気に下がってしまっていることも考えられます。

読み手を気遣い、わかりやすく問い合わせ先を記載することで、こうした機会損失を防ぐことができるのです。スムーズで確実な問い合わせ対応ができるよう、カスタマー向けとメディア関係者向けの2つの窓口を使い分けて、必ず明記するようにしましょう。