ビジネス用の送付状とは？シーン別テンプレート・フォーマットと書き方のポイントを解説

送付状（送り状・添え状）の役割とは

送付状は、ビジネスの場において相手に対して丁寧な挨拶を示す重要な役割を果たします。資料や書類、サンプルなどを送付する際、送付物だけを送るのではなく、礼儀を重んじたビジネスマナーとして送付状を添えることが不可欠です。

また、同封物の簡単な説明などを加えることで、受け取った側が内容を把握しやすくなるため、確認作業をスムーズに進めることにもつながります。さらに、送付状は確認依頼や返答のお願いを伝える手段にもなり、コミュニケーションを円滑化することも可能です。このように、送付状は単なる挨拶だけでなく送付物の正式性や重要性、相手に対する敬意を表すものとして大切な役割があります。

送付状が必要なシーン

送付状は、ビジネス文書を送付する際に頻繁に使用されます。例えば、請求書や契約書、見積書などの正式な文書に送付状を添えることで、相手に対してその重要性を強調しビジネスマナーを守ることができます。特に、新規取引の開始や契約更新時には、丁寧で信頼感のある対応を示す手段としても有効です。

商品カタログやサンプルを送る際には、送付状に簡単な説明や送付目的を記載することで、受け取る側が内容や意図を把握しやすくなります。また、プレスリリースやイベントの案内を送る際には、送付状に感謝や期待などを込めることで受け取った相手の興味や関心を高める効果も期待できるでしょう。

送付状の送付が不要なケース

送付状は基本的にビジネス上の礼儀として添えるべきものですが、すべてのケースで必要というわけではありません。たとえば、資料や契約書などを直接相手に手渡しする場合には、送付状を別途用意する必要はありません。面談や商談の場では、送付状よりも口頭での説明によるフォローで問題ありません。

また、電子帳票サービスやクラウド請求書システムなどを利用する場合も、送付状を省略するケースが増えています。これらのシステムでは、送付対象や内容、日付などが自動的に通知・記録されるため、別途送付状を作成しなくても誤送信や齟齬のリスクが少ないのが特徴です。ただし、初回送付や重要取引に関する書類では、送付状の代わりにメール本文で「送付目的・同封内容・今後の流れ」を簡潔に添えることで、より丁寧な印象を与えられます。

送付状の有無は「相手に誤解を与えないか」「伝達目的が十分かどうか」を基準に判断することが大切です。送付方法や相手との関係性を踏まえ、必要に応じて柔軟に使い分けましょう。

送付状に含める項目

送付状を作成するときには、誰が・何を・なぜ送るのかを明確に伝え、受け手が内容を把握しやすくすることが目的です。一般的に含めるべき項目は以下の通りです。 以下の内容を簡潔で読みやすく、1枚にまとめるようにしてください。

備考／補足：必要に応じて連絡先、確認期限、ファイル名、訂正事項などを記載。

ビジネスシーンで使える送付状のテンプレート

ビジネスシーンにおける送付状は、相手に丁寧な印象を与えるきっかけとなる重要な役割を果たします。例えば、プレスリリースや取材依頼、製品サンプル送付時など多様な状況で使用されるでしょう。目的に応じた内容を簡潔にまとめて相手に対する敬意を示すことで、スムーズなコミュニケーションも可能になります。以下では、具体的なシーン別に活用しやすいテンプレートを紹介します。

プレスリリースの送付時

プレスリリースを送付する際には、送付状が重要な補足ツールになります。適切な送付状が同封されていることが、プレスリリースにしっかり目を通してもらえるかを左右することもあります。簡潔でわかりやすい内容にすることはもちろんですが、相手への敬意を示し興味を引く内容を盛り込むことも大切です。メールで送る場合は、プレスリリースをPDF化し、本文に送付状を記載します。FAXや郵送時は、別紙で送付状を作成し一緒に送付するとよいでしょう。

以下は、プレスリリースを送付する際に使える送付状のテンプレートです。相手との関係が近い場合は、共通の話題や最近の出来事を一文程度盛り込むことで、より親しみやすい印象を与えることができます。

取材依頼書の送付時

取材依頼書に同封する送付状を作成する際は、取材目的を明確に記載しましょう。どのようなテーマやプロジェクトに関する取材かを簡潔に述べ、相手に理解してもらうことが重要です。

また、取材を受けることによるメリットも簡潔に伝えることで、依頼を受けてもらいやすくなるでしょう。ビジネスマナーを守りつつ、誠意を感じる内容を心がけましょう。

以下は、取材依頼書送付時に活用しやすい送付状のテンプレートです。取材内容を簡潔にまとめ、わかりやすさを意識して作成することがポイントです。

イベントや記者会見の案内送付時

イベントや記者会見の概要を簡潔に伝えつつ、参加のメリットもさりげなく提示し対象者が興味を持つ可能性を高めることが大切です。記者会見の場合は、取材の必要性や報道価値についても簡潔に触れることで、相手に参加を促しやすくなります。出席可否の返信締切日などは、できるだけ文末に近い部分に記載しておくことで目にとまりやすくなり、返信漏れを防ぎやすくなるでしょう。

社内報の送付時

社内報の送付時には、社内向けであっても丁寧さを意識しましょう。送付状には、社内報の内容や目的を簡潔に説明し、読者に対して適切な情報を提供する内容にする必要があります。文面はカジュアルになりすぎないように心がけ、わかりやすくまとめることで、社員にしっかりと内容を伝えることができるでしょう。

製品サンプルの送付時

製品サンプルを送付する際は、サンプルの送付目的を簡潔かつ明確に伝えることが重要です。また、相手に対する感謝の意を表し、フォローアップの姿勢を示しましょう。テンプレートを使用する際は、「サンプル同封のご案内」や「ご質問・ご感想をお寄せください」などの表現を盛り込むことで、丁寧で信頼感のある印象を与えることができます。

イベント協賛依頼書の送付時

協賛依頼書に添える送付状は、依頼の第一印象を決定する重要な役割を果たします。まず、イベントの趣旨や目的を明確に伝え、なぜ協賛をお願いしているのかを簡潔に説明しましょう。イベントの概要や協賛によるメリットも簡潔に記載しておくことで、協賛先がイベントへの理解を深め、興味を持ちやすくなります。

送付状を送る前のチェックリスト

送付状はたった1枚の文書ですが、そこに小さな誤りがあるだけで企業の信頼を損ねてしまうことがあります。特に宛名や日付、件名の誤記、送付物との不一致はビジネス上のトラブルにつながりやすいため、送付前の最終確認は欠かせません。以下のチェック項目を活用し、形式・内容・マナーの3点を必ず見直しましょう。

これらを確認したうえで送付すれば、書類の信頼性を保ちながら、受け手に「丁寧で誠実な対応」と感じてもらえます。送付状のチェックリストは社内テンプレートとして保存し、全社員が共通の基準で確認できるようにしておくと、ミスを未然に防ぐ仕組みづくりにもつながります。

適切な送付状の作成でビジネスコミュニケーションのきっかけづくりに活用しよう

送付状は、ビジネスコミュニケーションにおいて相手に好印象を与える重要なツールです。送付物の内容を簡潔に説明し、丁寧な挨拶やフォローアップの姿勢を示すことで、スムーズなやり取りのきっかけにもなるでしょう。プレスリリースや取材依頼、製品サンプルの送付などさまざまなシーンに適したテンプレートを活用することで、ビジネスマナーを守りつつ効率的なコミュニケーションが図りやすくなります。適切な送付状を作成し、信頼関係構築のきっかけづくりに役立ててみてはいかがでしょうか。