FAX送付状の無料テンプレートと書き方、7つのポイントを解説

FAXの送信時に送付状は必要？

プレスリリースをFAXで送る場合、送付した内容や目的をわかりやすく伝え、送付先に早く正確に内容を理解してもらうために、送付状を別紙で作成します。

送付状を作成する際は、記載すべき項目に抜け漏れがないよう確認し、企業から送付するビジネス文書として失礼のないように作成する必要があります。

※PR TIMESから送付の場合は、配信元が表示されますので送付状は不要です。

FAX用の送付状テンプレート

先述した通り、送付状はビジネス文書と同様に、送付先に失礼がないよう抜け漏れなく記載していくことが大切です。今回はイベントに関するプレスリリースを送る際の送付状のテンプレートを用意しました。また、イベントの案内は事前に参加の可否を確認することも多いため、今回は返信用のシートも合わせて用意しています。

急にプレスリリースを配信しなくてはならないときにテンプレートがあると便利ですので、こちらのテンプレートをもとに自社用として事前に用意しておくことをおすすめします。

以下の記事からは、「新商品の案内の送付状」のテンプレートをダウンロードできますので、参考にしてみてください。

また、自社でオリジナルの送付状のテンプレートを作成する際は、後述する「FAX送付状の基本構成と必須項目」もご覧ください。

FAX送信時の送付状の書き方

送付状を作成するにあたって、ここではまず基本的な書き方をお伝えしていきます。まずは作成前に以下の3点を把握しておきましょう。作成する際の必須項目やポイントは後ほど説明していきます。

A4サイズで作成する

一般的なFAXの用紙サイズはA4ですので、受信者側が見やすいようにA4サイズで作成しましょう。A4サイズ以外で作成してしまうと、受信した際のサイズ変換によって見づらくなってしまったり、想定していた枚数より増えてしまったりと、受信者側に迷惑をかけてしまう可能性があります。

この後の「FAXの送付状を作成・送信時の7つのポイント」の項目でも触れますが、プレスリリースの送付と同様、文字がつぶれないフォントや文字サイズを選んだり、余白を多めに取るなど、受信者側の見やすさを意識して作成することが大切です。

プレスリリースの概要を簡潔に記載する

プレスリリースと合わせた送付枚数が多くならないように、基本的には、送付状は1枚にまとめます。送付状はどんなプレスリリースを送信したかを伝えるためのものです。詳しい内容はプレスリリースで確認してもらえるよう添えるものであることから、どの企業からの情報か、いつリリースするものなのか、何についてのプレスリリースなのかがひと目でわかるように記されていれば十分です。新商品や新サービスのお知らせなのか、イベントへの出席依頼なのかなどといったことがすぐに確認できるように概要をまとめます。

また、FAXの場合は1枚受信するごとに費用が発生してしまうので、受信先のことも考えて送付状とプレスリリースを合わせて5枚以内にするとよいでしょう。

デジタルでも手書きでもよい

送付状は、この後の「FAX送付状の基本構成と必須項目」でお伝えする内容が記載されていれば、デジタルで作成したものでも手書きでも問題ありません。項目の抜け漏れがないようにするためには、自社で事前にテンプレートを用意し、送付状を準備しておくのも一案です。

手書きの場合もデジタルで作成したときと同様に、文字の大きさや余白など、受信者側の見やすさを意識して記載していくことが重要です。いずれにしても、簡潔にわかりやすくまとめる配慮は大切です。

FAX送付状の基本構成と必須項目

ここでは「FAX用の送付状テンプレート」で記載したそれぞれの項目の詳細について説明をしていきます。ビジネス文書として失礼がないように、各項目の抜け漏れがないように記載を進めていきましょう。

①送付年月日

FAXを送付する日付を記載します。西暦、和暦については、文書全体で記載が統一できていればどちらでも構いません。

②送付先・宛名

通常のビジネス文書と同様に、企業名や部署名のみの場合は「御中」、担当者名を記載する場合は「様」を付けましょう。企業名や担当者名の記載に間違いがないか、誤字脱字がないか、失礼のないように送付前には必ず確認を行ってください。送付先が多い場合は「報道関係者各位」と記載することもあります。

③差出人の会社名と氏名

ここでは簡潔に社名、部署、氏名のみを記載します。担当者の連絡先は送付状の一番最後に記載します。

④送付状の件名

新商品や新サービスのお知らせなのか、イベントへの出席依頼なのか、何を伝えたいのかを明確にしましょう。プレスリリースのタイトルをそのまま持ってきたり、タイトルをもとに文字数を減らすなど、読みやすいように編集することもあります。

⑤頭語と結語、時候のあいさつ

ビジネス文書として頭語と結語を必ず記載します。頭語は一般的に「拝啓」を使うことが多いです。結語は「敬具」で締めくくりましょう。頭語の後のあいさつ文は一般的なビジネス文書を参考に記載してください。

プレスリリースを送付する時期に合わせて時候のあいさつを添えてもよいでしょう。

⑥概要（箇条書き）

詳細はプレスリリースで確認できますので、送付状ではプレスリリースの中でもどこを伝えるべきか、ポイントを洗い出して記載します。文章で記載してもよいのですが、ポイントを箇条書きでまとめたほうが見やすいでしょう。

⑦補足（あれば）

画像や動画データのダウンロードができる場合など、補足事項があればここで記載します。

⑧差出人の連絡先

メディアの担当者がプレスリリースの内容について興味を持った際に連絡ができるように、広報PR担当者の電話番号、メールアドレス、会社住所を記載します。

FAXの送付状を作成・送信時の7つのポイント

送付先のメディアに好印象を持ってもらい、情報を取り上げてもらうために、相手の立場に立ち、どのような送付方法だと興味を抱いてもらえるかを考え、行動していくことが大切です。

ここでは、送付状の作成だけでなく、送信時の注意点も含めてポイントを7つにまとめましたので紹介していきます。

ポイント1．送付状は1枚目に送る

送付元や送付先がどこなのか、内容や目的を明確に伝えるために、送付状は最初に受信者の目に止まることが大切です。送付状は必ず1枚目に添えましょう。

ポイント2．印刷でつぶれない文字サイズにする

FAXでは実際の原稿よりも不鮮明であることが多いため、文字が小さすぎるとつぶれてしまう可能性が高いのです。これは、文字だけでなく図や写真にも同じことがいえます。

プレスリリースをFAXで送付する際の文字サイズは、フォントにもよりますが、最低でも10ポイント以上が目安といわれています。

ポイント3．余白を多めに取る

ポイント2の文字サイズでも記した通り、小さすぎる文字や図、画像はFAXで送付すると見づらくなります。FAX原稿を作成する際は、1枚の原稿に情報を詰め込みすぎず、余白を多めに取ることを心がけましょう。

ポイント4．枚数が多い場合は事前に相手の了承を得てから送信する

送付枚数が多くならないように、送付状は1枚、プレスリリースは1～3枚にまとめられるとよいでしょう。枚数が多くなってしまう場合は、本当にすべての情報が必要か、内容を再考しましょう。

それでもどうしても枚数が多くなってしまう場合は、受信者側の負担になるため、送付先の方にFAX送付で問題ないか、メールや郵送など他の送付方法がよいか、確認を取りましょう。

ポイント5．テンプレートを活用し、記載すべき項目を押さえる

送付状はビジネス文書のため、相手に失礼のないように記載内容に抜け漏れがないように作成することが大切です。テンプレートを活用することで、そういった項目の抜け漏れのミスを減らすことが可能です。

ポイント6．メディアが必要としている情報を簡潔に記載する

せっかく送付状を作成しても、相手に意図が伝わらなければ意味がありません。例えばイベントへの出席確認の場合は、いつまでに、どう返答してほしいのかなど、受け手のメディア担当者が何の情報を受け取り、何をすればよいのか、明確に記載しましょう。

ポイント7．送付先が多い場合は配信サービスの利用も検討する

送付先が少ない場合は広報PR担当者自身で送付して問題ないと思いますが、複数のメディアに一斉に送付する場合などで送付先が多い場合は、広報PR担当者のみで対応するとかなりの時間がかかったり、ミスが起こったりする可能性があります。

送付先が多い場合は、配信サービスの活用も視野に入れましょう。

まとめ：送付状の作成は受け手側への配慮が大切

FAXの送付状作成に限った話ではありませんが、こういったビジネス文書の作成時は受け手側の立場に立った配慮や心配りが大切です。特にFAXは受け手側のコストにもなる可能性があるので、十分に配慮していきましょう。

プレスリリースを受け取るメディア担当者は日々膨大な量の情報を受け取っています。

広報PR担当者は、プレスリリースの作成だけでなく、送付時もどのような方法、どのような文言を使うことでメディアの担当者に興味を持ってもらえるのかを考えることが重要です。

メディア担当者と良好な関係を築き、メディアへの掲載機会を増やしていくためにも、FAXの送付方法についてしっかり把握していきましょう。