【例文付き】プレスリリースをメールで送る方法と書き方・ポイント・注意点を解説

プレスリリースをメールで送るのが主流な理由と基本フロー

プレスリリースの配信手段は複数ありますが、プレスリリース配信サイトからの配信ではなく、直接届ける方法として一般的なのがメール送信です。メールは即時性があり、記者がスマートフォンからでも内容を確認できるため、速報性の高い情報との親和性が非常に高い点が特徴です。

メール・FAX・郵送との違いと、オンライン配信サービスとの使い分け

メールは開封速度が速く、担当記者へ直接届けられるため、速報性の高いリリースや特定媒体への深いアプローチに向いています。FAXは一部の行政機関や高齢媒体など、習慣としてFAXを重視するケースで限定的に使われます。郵送は冊子・試供品など「形で伝えたい」場面や、編集部宛の大型資料送付に向いており、スピードより理解度を優先したいときに選ばれます。オンライン配信サービスは、一斉配信による網羅性が強みで、数百媒体以上へ短時間で届けたい場面に適しています。

重要なのは「手段を単独で使う」のではなく、メールと配信サービスを併用することで、個別アプローチと広範配信の両方を実現する点です。

プレスリリースメール送信の全体フロー

メール送信は、実際には「書く前の準備」から成果が決まります。まずターゲット媒体の選定と記者リスト作成を行い、次に件名・要約・添付ファイルまで含めた「メール設計」を行う流れが基本です。

送信後は、反応があった媒体への対応や、一定期間後のフォローを行うことで、掲載につながる確率が高まります。一般的なステップは、①媒体選定、②件名設計、③本文作成、④PDF添付、⑤送信、⑥反応確認、⑦フォロー連絡、という7段階に整理可能です。メール送信は単発で終わるものではなく、送った後の動きが掲載率に直結するため、フロー全体を見越した行動が重要になります。

まず押さえたい「開封率」と「掲載率」を左右する3つのポイント

メール送信では「開封されるか」と「掲載されるか」を分けて考える必要があります。

開封率を左右する最重要要素は、送信者名・件名・冒頭要約の3点です。記者は膨大なメールを処理するため、一瞬で価値が判断できる表現でないと開封すらされません。さらに掲載率を高めるには、本文に記者のニーズである「切り口」「社会性」「読者メリット」を整理して提示する姿勢が不可欠です。取材可能日程を先に提示するなど、動きやすい設計にすることも成功を後押しします。

プレスリリースを送る基本的なメール作成方法

では、実際にプレスリリースをメールで送る際の基本的なメール作成方法についてご紹介します。メールを開封してもらうため、また返信やメディア掲載につなげるために重要な基本的な書き方のポイントは以下です。

• 送信者の会社や個人名を明記する
• 本文の内容がひと目見てわかる件名にする
• メール本文にプレスリリースの内容を簡潔に書く
• プレスリリースそのものをPDFにして添付する
• 問い合わせ先を末尾にわかりやすく記載する
• メール本文には、記者が必要とする4点を書く
• メディア関係者の欲しい情報提供を意識する

それぞれの詳細について解説します。

内容よりもまず「件名」と「送信者」が肝心

プレスリリースをメールで送る際、まず大切なのが「送信者」と「件名」です。

メディア関係者は1日に数百件以上のメールを受け取っていると言われています。数百件も届いているメールの中から、どのメールを開封するかは「送信者」と「件名」で選定しているといっても過言ではありません。開封されなければ、どれほど魅力的なプレスリリースでも意味がありません。まずはこの2点を最適化しましょう。

では「送信者」と「件名」には、何を記載すればよいのでしょうか。大事なポイントは次の2点です。

1．送信者の会社や個人名を明記する

受信者は「誰からのメールか」を瞬時に判断しています。メールを開封してもらうには「どこの会社の、誰から」送られてきているメールなのか明記することが必要です。

以下のようなアドレス表示だけでは、社名も名前もわからず、信頼性に欠けます。

• NG例：ami.sato@izuminagato
• NG例：satou@———.jp

このような送信者からのメールだと、面識がある人かどうか、知っている会社かどうかが判別しづらくなります。

メールを送る際は社名や担当者名を記載し、「誰からメールが来たのか」がわかるように設定しましょう。

• OK例：○○株式会社 広報担当・佐藤
• OK例：○○株式会社｜広報部 佐藤亜美

2．本文の内容がひと目見てわかる件名にする

続いては「件名」です。プレスリリースをメールで送る際の件名は、「本文にどのようなことが書いてあるか」が、ひと目でわかる内容にしましょう。

ここではOK例とNG例をご紹介します。以下のNG例では、どんな内容のプレスリリースが添付されているメールなのかわからないため、記者にメールを開封してもらうことは難しく、見送られる可能性も高いでしょう。件名が冗長になるのも好ましくありませんが、最低限どのような内容が記載されているのかわかることが大切です。

OK例：【〇月〇日〇時解禁】〇〇を解消する20代女性向けの〇〇サービスを開始/○○株式会社　佐藤
OK例：【プレスリリース】元〇〇の〇〇氏が〇月〇日より取締役に就任/○○株式会社　広報部

NG例：プレスリリース掲載のお願い
NG例：プレスリリースについて

メール本文にプレスリリースの内容を簡潔に書く

メール本文はシンプルにしながらも、添付ファイルを開かなくても、メールを見ればおおよその内容がわかるようにすることが重要です。

添付ファイルの開封は、メール本文の確認に加えてアクションが増えるので「面倒だな」と思う方も多いでしょう。また、せっかく記者がメールを見てくれても、外出先などで添付ファイルを見ることができない場合、プレスリリースの内容まで伝わらない可能性も。肝心のプレスリリース内容が添付ファイル頼みでは、機会損失のリスクが高まります。

メール本文にプレスリリースの内容が簡潔に書いてあり、少しでも担当記者に興味をもってもらうことができれば、添付したプレスリリースを読んだり、取材につながったりする確率もぐんと上がるでしょう。

プレスリリースそのものをPDFにして添付

本文を簡潔にまとめたぶん、詳細はプレスリリースをファイルとして必ず添付しましょう。

添付するファイルは、デバイスに左右されず、開封してもらえる可能性の高いPDFにするのが鉄則です。PDFは、メールさえ受け取ることができればネットワーク環境が多少不安定でも開封できます。

またGmailなどのメールサービスは、PDFの文章も検索対象です。そのため、過去のメール検索で容易に情報を探し出せるメリットがあります。多忙な記者でも情報を探し出しやすい非常に便利な機能です。

ただし、パスワード付きファイルや、重すぎる添付ファイルは避けるようにしましょう。

問い合わせ先を末尾にわかりやすく記載

メール末尾には「問い合わせ先」や「署名」をわかりやすく記載しましょう。メール本文がどれだけ分かりやすく書いてあっても、興味を持ってくれた記者が「取材しよう！」となったとき、担当者の連絡先が書いてなければ意味がありません。

社用携帯を持っている場合は、携帯電話番号も必ず記載しましょう。広報担当者に直接繋がる電話番号があると、メディア関係者にとって大きな安心感となります。

また、署名はビジネスメールにおいて最低限のマナーです。取材の機会を逃さないよう、問い合わせ先と署名は、わかりやすく記載しましょう。

（例）問い合わせ先
本リリースに関する報道関係のお問い合わせ
〇〇◯◯株式会社　広報担当 佐藤
TEL： ーーーーーー　（直通：ーーーーーーー ）

MAIL： ーーーーーー


（例）署名
===========================
○○○○株式会社　
広報部　佐藤　亜美（Sato Ami）
e-mail：ami.sato@——-.jp
携帯番号：080-1234-5678
WEB：http://—————-
===========================

メール本文には、記者が必要とする4点を書く

メール本文は、記者が求めている4つの情報を取り込みながら簡潔に書きましょう。

1. いつ（時期・リリース日）
2. 誰が（企業名・人物・団体）
3. 何をするか（製品、サービス、イベントなど）
4. 社会的なインパクト・影響（ニュース性・課題解決性）

また、取材可能な日程もメール本文へ入れることをおすすめします。日程調整は手間と労力がかかるため「いくつか日程をご提示ください」とメールを送っても記者を困らせてしまうでしょう。また、記者から日程がもらえたとしてもこちらの日程が合わなければ、再調整となりメールの往復となってしまいます。

こちらから先に複数提示しておくと、できるだけ少ないやりとりで日程調整が可能。記者の空いている時間が合えば、話を聞いてもらえる可能性もぐんと上がります。

メールの基本例文

○○○○○○株式会社
○○担当　○○○○様

いつも大変お世話になっております。○○○株式会社 広報部の佐藤でございます。
先日はお忙しい中、「ーーーーーー」の件についてお時間をいただきましてありがとうございました。

さて、今回弊社では◎月◎日（●）に、お家で簡単に身体を動かすことが出来る新商品「ーーーーーーー」をリリースすることとなりました。

昨今の◯◯◯◯◯事情により、多くの人が集まる場所へでかけることや、レジャー施設の利用が原則禁止となっています。世間では、家にこもり、身体を動かすことが減っている現状について、非常に問題視されています。今回の新商品「ーーーーーー」では、弊社独自開発で、◯◯◯◯機能を使用して開発しているため、◯◯◯◯ような運動効果が見込めるようになっております。

貴メディアの読者様へご興味を思っていただける商品かと存じますので、是非取り上げていただきたく、ご連絡を差し上げました。

是非一度、直接「ーーーーーー」についてお話をさせていただきたく存じます。
つきましては、下記日程から30分〜1時間ほど、いただけますと幸いです。

-●/● 11:00~17:00
-●/● 14:00~18:00
-●/● 10:00~14:00

お忙しい中申し訳ございませんが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。

○○○株式会社 佐藤

メディア関係者の欲しい情報提供を意識する

プレスリリースをメールで送る際は、メディア関係者を選定します。「数を打てば当たるであろう」と、やみくもに送りつけるのはNGです。

例えば「IT業界」を担当している記者に「アパレル業界」に関するプレスリリースを送っても、記事の読み手に関係ないニュースのため、記者は記事にしたくてもできません。メディアや担当記者をしっかりと選定し、メールを送ることが大切です。

シーン別・プレスリリースメールの例文テンプレート

次に、プレスリリースの内容やシーン別に、プレスリリースをメールで送るテンプレートを共有します。相手に合わせてアレンジしてご活用ください。

新商品・新サービス発表リリースを送るときのメール例文

新商品発表では「ターゲットが誰なのか」「どんな課題を解決するのか」を冒頭で示すと、記者が価値を理解しやすくなります。

イベント・キャンペーン案内リリースのメール例文

イベントの場合は「日時・場所・参加メリット・写真素材の有無」を明確に伝えます。

人事・組織変更リリースを送るときのメール例文

人事情報は「発表背景」と「経営方針との関係」を添えるとニュース価値が高まります。

社内共有・関係会社向けにプレスリリースを転送するときの例文

社内共有や関係者向けには、外部記者からの回答は、広報部が一元で対応していることを伝えておくと安心です。

プレスリリースをメールで送るマナーとポイント・注意点

メール本文が完成したら、次はメディア関係者へプレスリリースを送るステップに進みます。知らぬ間に失礼なメールを送っていたりしていませんか。メディア関係者にメールを送る際の大事なマナーやポイント、注意点をご紹介するので、時間があれば自分の過去のメールを見返してチェックしてみましょう。

1．情報が正しいかどうかを必ずチェックする

プレスリリースを送る際は、情報が正しいかダブルチェックをしましょう。

メディア関係者は、渡したプレスリリースを元に記事やニュースなどを作成するため、誤った内容のまま公開されると広範囲に誤解を招きます。場合によっては企業の信用を失うことになり、取り返しのつかない結果を招くため、情報のダブルチェックは必須です。

以下のように、三段階フローを整えておけば大きなミスは事前に防げるでしょう。
広報部チェック（広報部）→関係者チェック（サービス関係者）→リーガルチェック（法務部）

広報部チェックでは、基本的な日本語の確認や、メディア視点で情報に抜け漏れがないか、魅力的に情報を編集できているかを確認します。関係者チェックでは、主に商品やサービスのスペックや数値データなど、事実の確認がメインです。法務部チェックでは、法務観点で問題がないか確認してもらいましょう。

2．一斉送信する場合はBCCを活用する

プレスリリースを一斉送信する場合は「BCC」を活用します。「BCC」で送信することで、受信者には送信者のアドレスしか表示されません。誤って「CC」でメールを送った場合、ほかの送信先も表示されて個人情報の流出となり大問題となってしまいますので注意してください。

また「BCC」でメールを送る場合は配慮も必要です。受信者側もメールヘッダーをみれば、BCCでメールが届いてることはわかります。送信者側の効率のためにBCCにて一斉送信を行うため「一斉送信のため、BCCで失礼します。」「一斉送信のため、BCCでお送りしています。」など一言付け加えましょう。

3．容量が重すぎるファイルを送らない

添付ファイルを送るときは「容量」に注意しましょう。メールサーバーには容量に限界があり、重い添付ファイルを送ると開くのに時間がかかってしまいます。

受信容量を超えると、強制的にシャットダウンをしなければならない場合や、他のメールすら開けなくなることも。スムーズに開いてもらえるよう、メール1通あたり、2MBまでを目安に添付しましょう。上限容量を超えている場合には、添付ファイルのサイズを落とすなど送付前の調整が必要です。

4．送信時間・曜日の考え方と、解禁時間（エンバーゴ）の書き方

メールは 平日10–12時台が最も開封されやすい とされ、夕方以降は掲載作業に入る媒体も多いため反応が鈍くなりがちです。また、月曜午前はメールが溜まりやすく、金曜夕方は記事化が翌週に持ち越されやすくなる傾向があります。

情報解禁時の設定が必要な場合は「【◯月◯日◯時まで公開不可】」と件名に明記し、本文冒頭にも再度記載して混乱を防ぎます。記者の作業時間帯を理解して送信計画を立てると、開封率が大きく向上します。

5．フォロー電話・リマインドメールは「催促」にならないように実施する

フォローは「催促」ではなく「補足情報の提供」の姿勢で行うと良い結果を生みます。電話は会議の多い午前は避け、14–17時前後が比較的つながりやすい時間帯です。メール再送時は「再送です」「念のため共有です」など簡潔に明記し、決して圧をかける表現にならないよう注意が必要です。

また、短時間で読める追加情報（写真、数値、サンプル画像URLなど）を添えると魅力を感じてもらいやすくなります。

6. 迷惑メール判定を避けるための基本設定・文面の工夫

迷惑メール化は掲載の機会を根こそぎ奪うため、送信前の対策が欠かせません。HTMLメールよりテキストメールを基準にし、不自然なURL群や大量の画像リンクを避けると安全性が高まります。

また、ファイル名・送信者名を正式表記にし、短時間での連続送信を避けることでスパム判定リスクが低下します。署名に会社情報を明記しておくことも信頼性向上に効果的です。

7. 媒体・読者像に合わせた切り口でアレンジする

同じプレスリリースでも、媒体ごとに響く切り口は異なります。経済紙には市場性や成長性、生活情報媒体には利便性・生活価値、テック媒体には技術性・独自性を先に示すと、記者が「自分の媒体で扱えるニュース」と判断しやすくなります。読者像を理解して切り口を変えるだけで、掲載率が大幅に向上し、同じ素材から複数のメディア露出を生み出すことも実現できます。

プレスリリースをメールを送るときは、相手の立場に立って考える

今回の話の中で、全てに共通する点は「相手の立場に立って考えること」です。自分が記者の立場になったときのことを考えて、メールタイトル・本文やプレスリリースのファイルを追加していきましょう。

差出人不明なメールはアーカイブや削除をしますし、メール本文がだらだらと書いてあるメールや、容量が重すぎるファイルが届いたら困ってしまいます。また、自分が広報を担当しているのに、突然経理や総務の話がきたら困惑するのと同様に、自分の担当でない情報が来ても困ってしまいます。

メディアごとに異なる担当ジャンルを踏まえて連絡するのは最低限の礼儀です。自分が記者の立場となって、どのようなメールが送られてきたら読まれるかを考えながらメールを送れば、きっと記者の目にも届くでしょう。

反応が薄い場合は「件名が弱い」「要約が抽象的」「解禁時間が不適切」「媒体選定がずれている」の4点を中心に振り返るのが基本です。また、添付ファイル容量や送信時間が悪影響を与えることもあるため、技術的なポイントも確認します。改善が必要な点を明らかにし、次回の配信設計に反映させることで、継続的に掲載率が伸びる仕組みをつくっていきましょう。

＜編集：PR TIMES MAGAZINE編集部＞