初めてプレスリリースを作成するとき、どのように書き進めていいのか悩んでしまうこともあるでしょう。プレスリリースに必要な項目は何か、どういった順序で書いていけば読者にわかりやすい文章になるのか、悩むポイントもたくさんあるかもしれません。
プレスリリースは、メディア関係者が報道するための素材であり、読者に有益な情報がピックアップされ広くニュースとして報じられる最初の起点となるものです。そのため、執筆する際には、相手にとって必要な情報をわかりやすくまとめ、その中で自分たちが伝えていきたいことや自社だからこそ提供できる価値についてまとめる、という視点が重要です。
そこで今回は、初めてプレスリリースを執筆する際に参考にしてほしいPR TIMESオリジナルのテンプレートについて、ダウンロード方法や利用する際の注意点などをまとめてご紹介します。これから初めてのプレスリリースに取り組もうと考えている人は、ぜひ参考にしてみてくださいね。
初めてのプレスリリース！テンプレートがあれば怖くない
初めてのプレスリリースを書くときは、まっさらなドキュメントを前に、何から手をつければいいのかわからなくなってしまいますよね。
そこでおすすめしたい機能が、テンプレートの利用です。要点を押さえたプレスリリースを作成するために、PR TIMESではさまざまなシーンを想定したプレスリリースのテンプレートを豊富に用意しています。
PR TIMESのテンプレートのダウンロード方法
まず、PR TIMESのテンプレートのダウンロード方法についてご紹介します。
PR TIMESのテンプレートは、管理画面のプレスリリース新規登録画面よりできるようになっています。
プレスリリースの新規登録画面を開くと、上部にこのようなメッセージが表示されています。その中に、プレスリリースのテンプレートに関する記述があります。
「テンプレート」の部分をクリックすると、さまざまな利用シーンを想定したテンプレートが全部で19種類格納されているファイルを一括でダウンロードすることができます。
ダウンロード後圧縮されているzipファイルを解凍してから利用してください。
ダウンロードできるテンプレート一覧
ダウンロードできるテンプレートは、全部で19種類以上用意されています。
- イベント・セミナー開催案内
- イベント・セミナー実施後レポート
- キャンペーン告知
- クラウドファンディング
- 会社設立
- 機能追加
- 記者発表開催案内
- 業務提携
- 決算発表
- 限定販売
- 社会貢献活動
- 新商品・新サービス（BtoB）
- 新商品・新サービス（BtoC）
- 新店舗オープン
- 人事情報
- 調査リリース
- 訂正リリース
- 予約受付開始
※その他
完全に一致するパターンがなくても、最も近そうなテンプレートをベースにアレンジしたり、幾つかのテンプレートを見比べてみるなどして、自社のプレスリリースに活用できそうな要素を抽出し、組み合わせて作成を進めていくことも有効です。
テンプレート内には、プレスリリースの必要事項が例として入力されているほか、記入すべき内容や注意したいポイントについてもまとめられています。初めてのプレスリリース作成で困っている方や、自社に前例のない内容の発表を控えている際などは、テンプレートをベースにしてみるのもおすすめですよ。
また、こちらの記事内からテンプレートをダウンロードされる際は、「プレスリリースの書式は決まっているの？広報が教える基本の型【20種類のテンプレート】」よりお願いいたします。
テンプレートを利用するときの3つの注意点
PR TIMESで用意されているテンプレートは、有効に活用すれば、新任広報担当でもスムーズにプレスリリースを作成できます。しかし、テンプレートを利用する際には、注意しておきたい3つのポイントがあります。
これらのポイントを押さえておかないと、せっかく書いたプレスリリースも多くの人に届かず、期待した効果を得られなかった…ということにもなりかねないので、ぜひ合わせてチェックしておきましょう。
注意点1．環境依存文字を使わない
まず1つ目の注意点は、環境依存文字は使わないということです。
環境依存文字とは、パソコンの種類や環境（OS）に依存し、異なる環境で表示させた場合に、文字化けや機器の誤作動を引き起こしてしまう可能性のある文字のことを指します。
万が一プレスリリース内に環境依存文字を使ってしまうと、PR TIMESで入稿する際やメール配信する際に、文字化けを起こしてしまう可能性があります。テスト配信を行うとメール文内に文字化けが発生していないか事前に確認ができるので、必ず活用しましょう。
注意点2．指示内容の削除を忘れずに
2つ目の注意点は、指示内容の削除を忘れないようにすることです。
前項でも少し触れましたが、PR TIMESで用意しているテンプレートには、文章入力のフォーマットだけでなく、記入すべき内容のポイントや注意点などのPR TIMESコメントが赤文字で記されています。
そのため、入稿する際には指示文書を必ず削除するようにしましょう。
入稿時には必ず校正を行い、誤字・脱字がないかを確認しているかと思いますが、テンプレートを活用するときは特に余計なテキストが紛れていないかどうかも、もれなくチェックしておく必要があります。
注意点3．テンプレートに引っ張られすぎない
3つ目の注意点は、テンプレートの内容に引っ張られすぎないようにすることです。
テンプレートは参考になりますが、あくまでも基本構造やガイドラインを示しているものにすぎません。テンプレートが100%正解だというわけではなく、基本をもとに、自社ならではの書き方・表現を加え、仕上げていくことが大切です。
そのため、もし会社で規定のフォーマットがあるのであれば、そちらとPR TIMESのテンプレートをうまく融合してみるのもいいでしょう。また、テンプレートを確認した結果、うまく当てはまるものが無く、書けない項目が多い場合にも無理やり使う必要はまったくありません。
テンプレートはあくまでもテンプレート。広報活動をスムーズに進めるための参考にすぎません。頼り過ぎず、困ったときにはヒントにしてみる。そんな使い方をおすすめします。
PR TIMES上のプレスリリースもヒントにしよう
本記事では、PR TIMESで用意されているプレスリリースのテンプレートのダウンロード方法や利用する際の注意点などについてご紹介しました。
PR TIMESでは、さまざまな利用シーンを想定して、19種類以上のテンプレートを用意しています。また、テンプレートには作成する際に気をつけたいポイントなどの指示文書も入っています。そのため、初めてプレスリリースを作成する方にとっては確認したい項目がまとまっているものでしょう。
しかし、テンプレートはあくまでもテンプレートです。絶対に守らなければいけないものでもありませんし、テンプレートが合わないと感じたら、自分なりにカスタマイズしていくことが必要です。
テンプレートをヒントに、ぜひ素敵なプレスリリースを作成してくださいね。
PRTIMESのプレスリリースのテンプレートに関するQ&A
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