企業・団体が発表する公式文書であるプレスリリース。誤字脱字や数値などの事実情報の誤り、画像の取り違えといったミスはできる限り避けたいところです。
しかし、時には不測の事態が発生することもあるでしょう。本記事では、PR TIMESで配信後にプレスリリースを修正・訂正しなければならない場合の対処法についてお伝えします。
一次情報として配信した内容の修正・訂正のプレスリリース配信は推奨されているものではないので、まずはミスが発生しないように配信前のチェックを大切にしてくださいね。
プレスリリース配信後のミス対応
プレスリリースに不備があったことがわかったら、まずは落ち着いてミスの内容や範囲、影響の大きさを確認しましょう。
ミスが複数の箇所に及ぶ場合、プレスリリースを紙に印刷して赤ペンでチェックしていくと見落としを防ぎやすくなります。
PR TIMESでプレスリリースを配信する場合、配信企業・団体は管理画面から配信済みのプレスリリースを編集することができるため、軽微なミスであれば自身で修正を行えます。
一方、固有名詞や日程・所在地など重要な情報に間違いがあったときは、PR TIMESのサポート＆サクセスデスクに連絡してください。PR TIMESのパートナーメディアへの転載依頼を停止したり、プレスリリース自体を取り下げ（削除）たりといった対応が必要になるためです。
前提として、SNSなどを通じ予想外の速さで情報が拡散されてしまったら、ひとつひとつ訂正依頼を行い削除まで完了してもらうには膨大な時間と手間がかかります。ミスがあったことがわかった時点で、100%の訂正は難しいことを理解しておきましょう。
誤字脱字程度の修正・訂正は管理画面で行う
下記のように、発表内容そのものに大きな影響がないミスであれば、管理画面からプレスリリース本文を直接修正しても問題ありません。
管理画面の右側「プレスリリース」▷「プレスリリース一覧」より該当リリースのタイトルをクリック、もしくは該当リリースの右上にある「・・・」をクリックして「編集」を選択。遷移先の編集画面で本文の該当箇所を修正しましょう。
修正・訂正を終えたら「次へ」ボタンを押してプレスリリース配信に関する設定を行い、「④最終確認」画面まで進んだら画面下部にある「登録」ボタンを押します。これでPR TIMES上のプレスリリースは最新の内容に更新されます。
プレスリリースの修正・訂正を転載先メディアにも反映してもらいたいという場合には、サポート＆サクセスデスクへ連絡が必要です。配信から1営業日以内に修正を行った際は修正後の内容で転載されることが多いですが、心配な場合や配信から時間が経っている場合は一度ご連絡ください。
転載された情報の編集権は各メディアにありますが、内容が事実と相違する場合は、修正・訂正に対応してもらえるケースが多いです。
コーポレートサイトなどPR TIMES以外のWebメディアでも同じ内容を公開している場合は、合わせて修正するようにしましょう。
なお、メディアリスト内のメディア宛てにメールで配信されたプレスリリースには修正が反映されません。また、プレスリリースにPDFファイルを添付してアップロードした場合は、PDFファイルも修正のうえで再度アップロードすることを忘れないようにしましょう。
誤記の影響度が大きい場合は訂正や取り下げを検討
下記のようなミスは影響が大きいため、プレスリリースそのものを取り下げ（削除）することを検討します。
- 固有名詞（会社名、サービス名、人物名）や日時、価格、場所などの重要な事実情報に誤りがある
- 社長・事業責任者・法務部門など確認で指摘された箇所が直っていない
- 画像が仮版のままで確定版に差し替えられていない
- 開示不可の情報を公開してしまっている
このようなケースは、なるべく早い段階で社内関係者に報告したうえで、取り下げ依頼の対応に移りましょう。
管理画面上からの操作はできないので、PR TIMESのサポート&サクセスデスクへの連絡が必要です。
その際は、企業IDや該当リリースの配信日時、プレスリリースのタイトル、取り下げる経緯などの情報が必要です。以下の記事で、プレスリリースの取り下げ・削除をしたい場合の詳細な手続き方法や確認事項を紹介しています。
コーポレートサイトなどPR TIMES以外のWebメディアで同じ内容を公開している場合は、そちらの公開も一時停止しましょう。
お詫びや訂正内容をプレスリリースで配信する場合
すでにSNSで拡散されてしまっているなど、プレスリリースのミスによる影響範囲が大きい場合は、プレスリリースを訂正するだけだとかえって読み手の混乱を招くおそれがあります。お詫びや訂正内容をまとめたプレスリリースを配信し、コーポレートサイトや公式SNSアカウントでお知らせすることをおすすめします。
訂正のプレスリリースを配信する方法
訂正のプレスリリースを配信する場合は、まずは該当するプレスリリースとミスの内容をPR TIMESのサポート＆サクセスデスクへ連絡してください。パートナーメディアへの転載依頼を停止するなど、PR TIMES側で可能な対応を進めます。
その後、訂正内容をまとめたプレスリリースの内容や配信タイミングについて社内で決定し、原稿の用意ができ次第、通常のプレスリリースと同様に配信準備を進めます。
お詫びや訂正内容をまとめたプレスリリースを作成する際は、下記4点をしっかりと記載し、丁寧で誠意ある文章にすることを心がけましょう。
- 該当プレスリリースの配信日時とタイトル
- 訂正内容
- 誤った情報により混乱を招いたことへの謝罪
- 再発防止策
プレスリリースを配信した後は、お詫びや訂正内容に関して問い合わせが寄せられることが考えられます。対応のスピードが重要になるため、ミーティングの予定などは極力翌日以降へ変更しておくと安心です。
プレスリリースの読み手からPR TIMESのサポート&サクセスデスク宛てに問い合わせをいただく場合もあります。その際はなるべく迅速に内容を共有させていただきます。
個別にプレスリリースを送付したメディアへの訂正
日頃お世話になっているメディア関係者へ、個別にプレスリリースを送付しているケースも多いでしょう。このような場合は、一人ひとりメールで謝罪と訂正を行う必要があります。
プレスリリースの内容に誤りがあったことを丁寧に説明したうえで、すでに記事として掲載済みであれば、どのような対応が最適であるか相談しましょう。大切なのは、自社にとって最適な対応ではなく、各メディアの読み手にとって最適な対応方法を考え、提案をすることです。
電話だと聞き間違いが起こる可能性もあるため、このような事情で連絡するときはメールなど文章で残る方法がおすすめです。
プレスリリースにミスがあった場合は冷静に丁寧な対応を
ミスが起こったときこそ、適切かつ丁寧な対応が求められます。慌ててしまいがちですが、まずは落ち着いて状況を把握しましょう。
PR TIMESではミスを事前回避するための機能として、プレビュー画面の確認や、テストメール配信機能がありますので、これらもぜひご活用ください。
テストメール配信の詳細はこちら、プレビュー画面の詳細はこちらをご確認ください。
プレスリリース配信前にダブルチェックをするよう社内でのフローを整えるのも有効です。ミスは誰にでも起こってしまうもの。同じミスを繰り返さないことが大切です。ミス発生時の対応フローをドキュメント化するなど、ナレッジを蓄えていきましょう。
＜編集：PR TIMES MAGAZINE編集部＞
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