メディアキャラバンのアポイントを取る方法とは？5つのコツから、断られたときの対処法まで解説

メディアキャラバンでアポイントを取るときに重要な5つのポイント

メディアキャラバンでアポイントを取るためには、メディアのことを理解し、ニーズにあった内容をスケジュールにあわせて提供することが重要です。

メディアキャラバンのアポイントを取るときに重要となる、具体的な5つのポイントを紹介します。

ポイント1．媒体研究を行い、メディアの求める情報を準備する

メディアを深く理解する媒体研究は広報PR活動全般において重要ですが、メディアキャラバンのアポイントをとるためにも大切です。

まずは媒体研究を行い、メディアの特性や求めている情報について把握しましょう。

メディアキャラバンで重要となるのは、メディアへ伝える情報です。メディアが求めている情報をひとことで言うならば「特ダネ」です。どのメディアも独自の記事・映像・切り口で社会へ伝えることを目指して、取材・編集活動をしています。

広報担当者がメディアから最も求められるものも、同じく「特ダネ」といえます。しかし、メディアキャラバンをする全てのメディアへ特ダネを提供するのは、現実的には難しいでしょう。

そのため、特ダネの代わりとして、そのメディアの読者や受け手に合わせた情報を用意しましょう。自社製品・サービスの情報を、メディアの受け手に合わせてアレンジすれば、そのメディアだけの情報となります。媒体をしっかりと理解して、それぞれに合わせた情報を提供することが大切です。

ポイント2．担当者を探す

日頃からコンタクトしているメディアなら、担当者も把握できています。しかし、広報PR活動を新たに行うときや、既存のものとは異なるジャンルの商品・サービスを発表するときには、新たな担当者を探し出さなくてはなりません。

担当者を探す方法には、大きく4つあります。

メディアへ電話などで直接問い合わせて、担当者を聞く際には、電話を受けた相手がスムーズに判断できて、伝えたい相手にたどり着きやすいように、わかりやすい説明を心がけましょう。

【例】女性誌へファッション性の高いアウトドアウェアを訴求したいアウトドアグッズの会社の場合
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「アウトドアグッズ」と伝えた場合、雑貨や新製品情報担当のアサインとなる可能性もあるため、「ファッション性」を訴求し、「アウトドアファッションを提案」など具体的な企画がイメージできるように伝える。

ポイント3．対面ならではの情報を提供する

メディア関係者は多忙であり、「とりあえず資料を送って」と言われてメディアキャラバンを受けてもらえないこともあります。資料の送付でも、電話での説明でもなく、対面のメディアキャラバンを叶えるためには、対面ならではの内容を用意しましょう。

【例】
・高価でサンプルとして提供できない商品を、その場で試してもらう
・家電やスキンケア商品を試してもらいながら、使用方法の説明する
・果物など生鮮食品の切り方を実演して試食してもらう

プレスリリースに書くだけでは伝えきれない商品・サービスの特徴の説明をしたい旨を伝えます。メディア関係者に、対面での時間を作るメリットを感じてもらうことが大切です。

ポイント4．一方的な情報提供だけでないことを伝える

メディアとの良好な関係を築くには、広報担当者からの一方的な情報提供だけでなく、メディア関係者の意見や情報を知ることも欠かせません。そしてメディアキャラバンは、メディア関係者の声を聞き出す場でもあります。

自社の説明をするだけでなく、今後のよりよい情報提供を叶えるために、意見や感想をお聞きしながら情報交換したい旨を伝えると、アポイントを取れる確率が上がります。

ポイント5．編集スケジュールに合わせた時期に訪問する

メディアの制作スケジュールに合わせた時期に訪問できるように、スケジュールを組み立てましょう。

お正月後や夏前のダイエット、花粉、日焼け対策など、イベントや時季に合わせた定番のテーマは、メディアの制作スケジュールに合わせてアポイントを取ることで、会ってもらえる確率が高まります。

メディアの種類、発行・放映回数によって制作スケジュールは異なりますが、シーズンよりも早めに情報提供できるように心がけましょう。月刊誌は一般的に発売の2ヵ月前には編集会議が開かれることが多いです。月刊誌なら2ヵ月以上前に、新聞は遅くても1ヵ月前に情報提供することをおすすめします。

その他、媒体別にメディアキャラバンを実施するタイミングは以下の記事も参考になります。

メディアキャラバンのアポイントの取り方3つの方法

メディアキャラバンのアポイントを取る準備をしたら、実際にアポイントを取っていきましょう。

今回は、今までやり取りをしたことがないメディア関係者にアポイントを取る方法とポイントを紹介します。

1．電話をかける前に文字で伝える

やり取りをしたことがないメディア関係者にコンタクトをする際に、まずは電話をかける人も多いでしょう。しかし、関係性ができていない場合、いきなり電話をしても担当者につながらないケースもあります。そのため、電話をかける前に、メディアキャラバンで訪問したいことを、まずは文字で伝えるのがおすすめです。

メールアドレスがわかるならまずはメールで、わからなければリモートワークが広がっているとはいえ、ファックスも有効です。最初の電話で目当てのメディア関係者につながらなかったときにも、メッセージを残しましょう。

メディア関係者は多忙なので、メールもファックスもメッセージも覚えていなかったり読んでいなかったりすることも多いです。それでも「お伝えした件ですが」と言ったほうが、電話でのやり取りがしやすくなります。

2．電話で連絡をする

電話以外の方法で連絡をして、そこからアポイントにつながらなかった後は、電話で連絡を行いましょう。

電話連絡をするときの3つのポイントを紹介します。

2-1．つながりやすい時間

多くのメディア関係者は、日中は取材や撮影などで外出をし出社していないことも珍しくありません。デスクワークをしている夕方以降が、電話を受けてもらいやすくなります。

夜遅くまで業務をしているイメージがあっても、電話での連絡は基本会社の営業時間に合わせることがマナーです。

2-2．避けておく時期

雑誌なら校了前、テレビならオンエア前はスケジュールが詰まっていることが多いため連絡は避けるほうが好ましいでしょう。また、年末年始、お盆、5月の連休の前はタイトな制作スケジュールになるため、これらの前はアポイントが取りにくくなります。

ただし、メディアによって制作スケジュールは異なります。メディアキャラバンのときに直接「どんなタイミングで連絡するのがよいか」「避けるべき時期はいつか」を確認しておくと、今後のリレーションが図りやすくなるでしょう。

2-3．電話での第一声

事前に連絡をしていたことを伝えると、担当者につながりやすくなります。

担当者につながった際には、「対面ならではの情報提供をしたいこと」「今後のためのヒアリングをしたいこと」を第一声で伝えましょう。

3．飛び込みで訪問したいときの注意点

アポイントが取れない場合、飛び込みでの訪問を検討している人もいるでしょう。大前提として、事前連絡なしでメディア関係者を訪問することは避けましょう。メディアキャラバンの目的でもある、長期的に良好な関係をメディアと築くためには逆効果になるからです。また、セキュリティ的にも飛び込み訪問は現実的ではありません。

「メディアキャラバンのアポイントがいつも取れないメディアに、まずは会いたい」「この期間に、できるだけ多くのメディアを訪問したい」このような理由で飛び込みをしたいときには、失礼のないようにお願いをしてから訪問することが大切です。

まずは、訪問したいメディアの近くに着いたら電話して、「近くまで来ているので、ご都合のよいときにご挨拶だけでもさせていただけませんか」とお願いします。メディア関係者の都合が合わなかったら、資料とメッセージを会社受付に預けてもいいでしょう。

飛び込み時だけとは限りませんが、メディア関係者が他のスタッフを紹介してくれたときにも対応できるように、プレスリリースやサンプルは訪問予定数より多く用意しておくのがおすすめです。

繰り返しになりますが、相手の状況を重んじることをお忘れなく。何度もしつこく電話をして出入り禁止にされたりブロックされたりなど、「メディアとの良好な関係の構築」ができない事態を招かないように注意しましょう。

おまけ：出張先でメディアキャラバンをする場合

多忙なメディア関係者でも、「出張で伺うので、その際にお会いしたい」と伝えることで、アポイントが比較的取りやすくなります。

地方のメディアは多くの場合は道府県庁周辺に隣接しているので、効率的にまわりやすいことが多いです。東京に比べ地方メディアでは、メディアキャラバンを温かく迎えてくれるケースも珍しくありません。出張時には積極的にメディアキャラバンに挑戦しましょう。

地方紙の重要性とアプローチ方法は、こちらで紹介しています。

また、メディアを訪問する側としては、同じ日に同じ会社内を効率よくまわりたいものです。「Aメディアを訪問する時間の前後に、同じ会社のBメディアに寄れたらいいな」「この日はC社DAYにしたい」と考えることもあるでしょう。

その際は、「◯日◯時頃いかがですか」と伝えるだけでなく、「貴社のAメディアを◯日に訪問するのですが、もし◯日で都合のよい時間はありますか？」と正直に伝えることで、「それならば」と、時間を調整してくれるメディア関係者は少なくありません。

もちろん、メディア関係者の都合が合わず、別日の別時間を指定されることも多くあります。あくまで相手の都合が最優先であることを忘れず、相談ベースでお伺いするようにしましょう。

メディアキャラバンのアポイントを断られたときの対応

アポイントが叶わず「プレスリリースを送っておいて」と言われたときこそ、これから関係を築くための行動をしましょう。

電話を切る前に、「いつなら訪問が可能なのか」「どんな情報を求めているか」を担当者に質問してみてください。相手の時間を奪わないよう、手短に尋ねるようにしましょう。

そして実際にプレスリリースを送るときには、カバーレターを工夫します。アポイントを取るときに重要なポイントでも紹介した「メディアが求めている情報」を伝えましょう。文章にするだけでなく、動画にして提供するのも一案です。

既に関係性のあるメディアとはオンラインキャラバンを検討するのもあり

特にリレーションの築けているメディアの場合は、対面でのオフラインに限らず、オンラインキャラバンを検討することもおすすめです。

オンラインキャラバンでは、アクセスが悪く招待できなかった開発や製造の現場を紹介できたり、対面では負担になりやすい大人数での会話も叶いやすくなったりと、メリットも多いです。同業他社や複数のメディアとともに開催するなど、平時には思い浮かばないような新しい方法を生み出せるチャンスかもしれません。

オンラインは間合いをとることが難しく、雑談もしにくいため、初めて会うメディアとのメディアキャラバンにはハードルが高いかもしれません。まずは、関係が構築できている既存のメディアから、オンラインのメディアキャラバンに挑戦することをおすすめします。

メディアキャラバンも含めて、オンラインでのメディアプロモートについては以下の記事で紹介しています。

メディアキャラバンのアポイントを取るには、メディアの視点に立つことと粘り強さが大切

メディアキャラバンは自社情報を知ってもらうためのメディアプロモートであり、長期間にわたってメディアと良好な関係を構築するメディアリレーションズの施策でもあります。提供する情報の準備もアポイントを取ることも、メディア関係者の視点に立って考えることが大切です。

メディアキャラバンは華やかなようにもみえますが、アポイントを取ることや資料やサンプルの用意など、地道な準備が重要です。本記事で紹介したポイントを押さえながら、戦略を立てることと同じく粘り強さも大切にメディアキャラバンに取り組んでみてはいかがでしょうか。