広報支援とは何をするの？知っておきたいコツと注意点をまとめて紹介

広報支援の意味とは？

冒頭にもあるように、広報支援は「PRコンサルティング」とも言い換えられます。各企業の課題や目的に合わせて、社外広報から社内広報まで、「広報」の領域を幅広くカバーする仕事です。具体的には、プレスリリースの作成やメディアリレーションの開拓、自社サイトやSNSの運用、社内報の作成などを実施します。

支援先の企業に広報担当者がいる場合には「アシスタント」として携わることもありますし、広報担当者がいない場合には「メインの担当者」として携わることもあります。

広報支援とは具体的に何をするの？

幅広く広報業務をサポートする広報支援ですが、具体的にはどんな業務を遂行するのでしょうか。ここでは、6つの主な業務をご紹介します。

1．プレスリリース作成

支援先の企業が製品やサービスをリリースした際、プレスリリースを作成します。誰に何を伝えるためのプレスリリースなのか、露出に繋げるためにはどんな見せ方の工夫が必要なのかなど、広報担当者としての技術をもって作成にあたります。

ただ、プレスリリースの作成とひとくちに言っても業務の切り分け方は様々で、「叩き（原稿のベース）だけを作って仕上げは社員が行う」ような場合もあれば、「叩きの作成から仕上げまで全て行い、メディアへの配信も実施する」場合もあります。

2．メディアリレーション構築

広報の実績がなくメディアリレーションを持たない企業にとって、メディアリレーション構築は広報支援に期待する役割のひとつです。

まったく実績や経験、接点がない状態、つまりゼロからメディアリレーションを構築するには多くの人的・時間的コストが掛かります。そこで、すでにリレーションを持ち、各メディアの特徴なども理解している広報支援の担当者がリレーション構築を担うのです。

3．メディア配信

メディアリレーション構築と同様に、メディアへの情報配信もまた経験がなければ難易度が高い広報業務でしょう。ただ配信するだけでなく、配信方法に関する検討も重要です。

プレスリリース配信サービスを用いて一斉配信するのか、メディアリレーション構築と併せて個別に配信するのかなど、ケースごとに最も効果が高い配信方法を提案し、配信を実施します。

4．動画制作

最近では、動画配信プラットフォームが増えたこともあり、PRのために動画を制作したいというニーズを持つ企業が少なくありません。

動画制作には、動画の企画、制作会社の選定、キャスティングの検討、動画配信プラットフォームの選定、プレスリリースの作成、メディアへの配信など、多数のプロセスが必要です。これらのプロセスを全て一手に引き受ける場合もあれば、一部分のみに携わる場合もあります。

5．自社サイト・SNS運用

自社サイトやSNSでの情報発信を通して、企業のイメージアップやファンづくりに取り組む企業も増えています。特にSNSでは「公式アカウント」がとても増えていますよね。

それらの運用支援においては、どんな情報を発信するか（コンテンツの決定）、誰に向けて発信するか（ターゲットの決定）、どんな運用体制にするか（運用方法の決定）、炎上などトラブルにどう対応するか（リスク対策の決定）、どんな指標で評価するか（目標設計）などを中心に支援します。

6．社内広報

社内広報に取り組みたいと考える企業は少なくありません。取り組みに力を入れるタイミングには、従業員数の増加やオフィスの移転、経営メンバーの交代といったタイミングが多いようです。

自社の経営理念や経営戦略の浸透、離職率の低下や従業員同士のコミュニケーション促進など、社内報に取り組む目的は様々です。企業が抱える課題の解決策として社内報を有効活用できるよう、発行方法や掲載するコンテンツを検討します。

広報支援を行うときの3つのコツ

6つの具体的な広報支援をご紹介してきましたが、その中で併せて実践したい3つのコツがあります。単なる作業の支援ではなく、課題解決のための広報支援を実現できるよう、ぜひ確認してみてください。

1．広報活動の目的と課題を正しく把握する

広報支援を行う際は、漫然と作業にあたるのではなく支援先の企業の広報活動の目的と課題を正しく把握し、共通認識化しておく必要があります。

目的と課題を理解して初めて意味のある打ち手を実行できるのであって、理解がなければ意味のない打ち手ばかりに工数を浪費することになりかねません。支援の担当者と支援先の企業、互いに限りある工数の中で効果を最大化するためにも、目的と課題の把握は非常に重要です。

2．企業理念・経営戦略を前提に支援プランを立てる

企業の広報活動は、基本的に企業理念や経営戦略から大きく外れた動きを取ることはありません。これは、広報支援の場合も同様です。

支援プランの立案の際には、前提となる企業理念・経営戦略を実現できるよう設計しましょう。ただし、成長の途上にあるスタートアップ企業や変革期を迎えている企業などが支援先の場合には、企業理念・経営戦略も適宜アップデートされていく可能性があります。はじめに定めたプランに固執するのではなく、変化にも臨機応変に対応できると良いでしょう。

3．支援先の担当者と密に連携する

どんな課題に対してどんなプランや打ち手を実行しようとしているのか、期待できる効果はどれほどなのか、といった広報活動の内容については、必ず支援先の担当者と密に連携しましょう。

連携するべき人物は、支援先の企業の広報担当者、あるいは広報担当者が不在の場合は取締役やマネージャーなど広報業務を管轄する人物です。情報の行き違いや認識の齟齬を防ぐためにも、基本に立ち返って「報連相」を徹底してください。

広報支援を行うときの3つの注意点

広報支援を行う時に避けたいのが、支援から離れた後に、支援先の企業の広報活動が振り出しに戻ってしまうことです。そこで、3つの注意点をご紹介します。支援から離れても、支援先が自走して広報活動を出来ている状態をイメージして取り組んでみてください。

1．広報のノウハウや情報は積極的に開示する

支援先の企業の自走を促すためには、広報のノウハウや情報の積極的な開示が必要です。メディアリレーションの構築方法やプレスリリースの作成・配信方法、取材対応の方法など、残せるノウハウは多くあるでしょう。

支援を通して得たノウハウや情報は決して「独り占め」せず、引き継ぎをするような気持ちで支援先の担当者へと開示してください。それが、支援先の広報活動のさらなる発展に繋がります。

2．公に顔を出す際は支援先の社員が対応する

取材などで公に顔を出す場合は、支援の担当者ではなく支援先の社員が対応しましょう。公に顔を出すということは、当然「その企業の顔」として世間に認知されることになるので、やはり支援先の社員が対応するのがベターです。

取材までの事前のやり取りや取材後のフォローは支援の担当者が行なっても構いませんが、前述の通りノウハウはきちんと残しておきましょう。

3．重要な意思決定は支援先の社員が行なう

広報支援の中で、「広報プラン」や「広報戦略」を立案する場合があります。そうした場合、支援の担当者が独断で決定・実行するのではなく、必ず支援先の決裁者から承認をもらうようにしましょう。

広報戦略は、時に企業イメージや経営戦略の方向性にも影響するものですから、その決定には細心の注意を払わなければなりません。広報活動の目的や課題をより熟知した人物が確認することで、大きな方向性のズレを防げるでしょう。

企業成長を実現する広報支援を目指そう

広報業務はそれ単体で存在するものではなく、必ず「経営戦略」や「目指す企業成長の姿」が前提にあります。つまり、広報を通して企業成長を実現しているのです。

たとえ支援から離れても、支援先の企業が自走して広報活動を実行できるようノウハウを残すなど、広報支援によって広報実務を遂行するに留まらず、中長期的な目線で広報支援を行いましょう。