展示会出展のプレスリリースの書き方は？来場数を上げるための必要項目と5つのポイントを解説

展示会出展時、来場数アップにプレスリリース配信が効果的な理由

展示会の出展情報をプレスリリースで配信すると、来場数アップの効果が期待できます。自社ホームページのように限られた場所で発信するよりも多くの人に読んでもらいやすく、興味関心を高めるきっかけになるためです。

プレスリリースがメディア関係者の目に留まれば、ニュースサイトなどで取り上げてもらえるかもしれません。企業や個人を問わず幅広い層にアプローチできるのがプレスリリースの利点でもあるため、展示会に興味を持ってもらい、来場数の向上へとつなげやすい広報PR活動といえるでしょう。

展示会出展に関するプレスリリースに含める6つの必要項目

展示会の出展についてプレスリリースを作成する際には、必要な情報を網羅することが大切です。6つの項目に分けて詳しく解説します。

項目1．展示会の概要

展示会の概要として、正式名称や開催期間といった情報を記載しましょう。主催の企業・団体のほか、会場の住所や最寄り駅・バス停などを明記して、迷わず来場できるようにする配慮も必要です。

項目2．自社の展示詳細・催し

概要を押さえたうえで、自社の展示物について記載していきます。製品名のほか、「展示物に触れることができる」「サービスの使用感を試せる」といった強みを盛り込むのも有用です。実演ショーがある場合は、対象製品・サービスやその内容にも触れておきましょう。

また、展示詳細に関する項目では、写真や動画のビジュアルを重視することも大切です。文字だけでは伝わりづらいものも、写真を見ることで理解しやすくなります。未発表の製品・サービスであればイメージ画像を用いるなどして、視覚的にわかりやすいプレスリリースになるよう意識しましょう。

項目3．取材対応の情報

メディアから取材を受けるケースを想定し、取材の可否を明記します。対応可能な時間が限られる場合は「取材要領」「取材時間についてのお願い」などの項目を設けて読み手に共有しましょう。

担当者が決定している場合は、「〇〇（開発部）」のように記載するのも有用です。社長の囲み取材が可能であれば、これもしっかり記載しておきましょう。取材に関する情報が多ければ、メディア側も取材依頼を出しやすくなり、自社の露出イメージにつながります。

実際、株式会社KINTOでは「イベント当日にその場で社長に取材ができる」とメディアに案内することで、多くの取材につながっているそうです。

参考：1年で認知40％超、年間取材75件を実現したKINTOの広告展開とPR施策（メディア向けイベントに重要なスタンス）より

項目4．入場や参加に関する情報

展示会の入場・参加に関する情報は非常に重要です。「会場まで行ったが入れなかった」という事態にならないよう、各社の参加人数・定員を明記しましょう。

ブースや製品の撮影については、「カメラ撮影について」などの項目を設けます。使用可能な機材、撮影方法といった条件があれば、撮影におけるトラブル防止にもつながるでしょう。

項目5．入場方法やチケットに関する情報

展示会への来場を検討している読み手に向けて、入場方法やチケットに関する項目で以下の情報を明記します。

当日受付が可能な場合は、受付場所も記載しておくとよいでしょう。メディア向けブリーフィングを展開するのであれば、プレスリリースで詳しく紹介するのがおすすめです。

なお、コロナ禍以降、入場方法が例年と変わっているケースも多く見られます。「過去と同じ来場者が多いから」と情報を省略すると混乱を招く可能性があるため、入場・参加に関する項目はしっかり押さえておきましょう。

項目6．担当者のコメントや会社概要

プレスリリースの後半では、展示会ブースの担当者や代表のコメントを記載するのがおすすめです。企業単位での取り組みだけでなく、個人が展示会に向ける想いや、製品・サービスへのこだわりを訴求することができます。

展示会について必要な項目をピックアップしたあとは、自社の事業内容や取り扱い製品についてまとめた「会社概要」も記載しましょう。展示会のプレスリリースではじめて認識する読み手が、企業への理解を深めるために役立ちます。

「フクシマガリレイ株式会社のイベント出展のプレスリリース」が参考になります。あわせてご覧ください。

展示会出展に関するプレスリリースを作成するときの5つのポイント

展示会出展に関するプレスリリースでは、わかりやすさや魅力などに目を向けることが大切です。プレスリリース作成時に意識したい5つのポイントをご紹介します。

ポイント1．製品・サービスをわかりやすく紹介する

展示会への出展情報をプレスリリースに記載する際は、なるべくわかりやすい紹介文を心がけましょう。特定のメディアではなく、幅広い分野の読み手に届けたい場合は特に重要なポイントです。

自社としては自信のある製品・サービスでも、読み手が理解できなければ展示会への誘致にもつながりにくくなります。専門用語を多用するのではなく、丁寧な説明で「製品を試してみたい」「展示会で実際に見てみたい」と思ってもらえるようなプレスリリースに仕上げていきましょう。

ポイント2．受け取り手の立場で作成する

メディア向けに配信するプレスリリースの場合、ニュース性は非常に大切な要素です。自社製品を使うことでどのような社会的メリットがあるのか、どのような層に有用な技術なのか、といった観点で記事を作成するとよいでしょう。

ニュース性がある記事はメディア関係者も興味を持ちやすく、展示会のプレスリリースを取り上げてもらう機会につながるかもしれません。自社ならではの「独自性」や「新規性」、流行を意識した「話題性」などのメディアフックを意識してみましょう。

「9つのメディアフック」をあわせてご覧ください。

ポイント3．来場特典を際立たせる

展示会用の来場特典がある場合は、プレスリリースにも明記しておきましょう。来場者だけが受けられるメリットとしては意味が大きく、プレスリリースが来場を決めるきっかけになるかもしれません。

複数の特典を配布するのであれば、上記のように希少性がわかるようまとめるのがおすすめです。開催日や時間によって入場料が変動する展示会でも、魅力的な特典があることがわかれば意欲を高められます。

ポイント4．出展の背景やエピソードを展開する

展示会に関する情報を機械的に網羅するのではなく、出展に至った背景やこれまでのエピソードなど、人間味のある要素をプレスリリースに盛り込むことが大切です。

例えば新製品を展示する場合、「なぜ開発しようと思ったのか」「どんな人に使ってほしいか」「製品化までにどのような試行錯誤があったか」といった内容を展開してみましょう。興味深いエピソードがあれば、プレスリリースや展示会に対して惹きつけられます。

ポイント5．プレスリリースの目的をぶらさない

プレスリリースを作成する際は、あくまでも展示会に関する情報提供であることを意識しなければなりません。出展に無関係な製品・サービスを訴求したり、展示会以外に関する情報を並べすぎたりすると、本来伝えたいことが伝わりにくくなるためです。

出展情報や自社製品など必要な項目を押さえたうえで、訴求ポイントにブレのないシンプルなプレスリリースを意識しましょう。

展示会出展に関するプレスリリース事例3選

実際に配信されたプレスリリースの中から、展示会出展に関する記事をご紹介します。参考になるポイントを解説しますのでチェックしてみてください。

事例1．展示会の写真と楽しみ方を紹介｜株式会社丸善ジュンク堂書店

横山光輝氏の生誕90周年を記念し、複製原画などを展示するイベントのプレスリリースです。展示会の様子をイメージしやすい写真とともに、複数の魅力を「主な見どころ」として当日の楽しみ方を紹介しています。後半では、今後開催を予定しているエリアの情報も明記し、企画全体への興味関心につなげたのが特徴的です。

参考：生誕90周年記念展示「横山光輝の世界」

事例2．出展製品の情報や特典内容をわかりやすく説明｜株式会社ツインカプセラ

JAXAベンチャーである株式会社ツインカプセラが、東京ビッグサイトで開催される「Medtec Japan 2024」の展示情報を紹介しています。プレスリリース本文で出展内容を詳細に記載し、これまでの展示内容との違いがわかるよう訴求しているのが特徴。製品情報や特典内容などがわかりやすい事例です。

参考：JAXAベンチャー・ツインカプセラ 東京ビッグサイトで開催のMedtec Japan 2024に出展

事例3．ブースイメージや出展製品の写真を掲載｜タカノ株式会社

「第12回 フィルムテックジャパン大阪」への出展情報を発信したプレスリリースです。会場内で混乱しないようブースのイメージ画像を掲載したり、製品写真とともに「注目の出展製品」をピックアップしたりといった構成が特徴。入場料が無料になる事前登録サイトについてもしっかり言及されています。

参考：タカノ、5月8日から10日に開催される「第12回 フィルムテックジャパン大阪」に出展

展示会出展時に実施したい6つの広報施策

展示会を開催したり出展したりする際にはプレスリリース配信が重要ですが、そのほかの広報施策も同様に大切です。出展する製品・サービスの選定から開催後のフォローアップまで、6つの項目に分けて解説します。

1．人が集まる製品選定とイベント展開

展示会に出展する製品・サービスは、来場者にとって魅力的なものである必要があります。誰に何をアピールしたいのか明確にしたうえで、自社ならではの強みを存分に活かした展示内容を構築していきましょう。

また、人が集まる広報PRとして、来場者が参加できるプログラムを展開したり、インパクトのあるブースを設営したりといった施策も有用です。展示物だけでなく、企業ロゴをイメージしたブースデザインも意識してみましょう。

2．取材の担当者など詳細を固めておく

メディアからの取材依頼をスムーズに受けるためには、事前準備が必要です。製品・サービスに詳しいインタビュイーを設定し、対応可能な時間などを擦り合わせておきましょう。

社長の囲み取材や担当者の個別取材など、対応する人や時間帯には複数のパターンがあります。プレスリリースにも詳しい情報を記載できるよう、取材対応についてしっかり固めておくと安心です。

3．魅力的な来場特典を用意する

展示会のプレスリリースにおいては、メディアに取り上げてもらうことと、実際に来場してもらうことが大きな目的となります。「展示会に行ってみたい」という意欲を高めるためには、来場特典が有用です。

モノであれば特別割引の適用、サービスであればプラン料金の割引や無料お試しといった特典を検討してみるとよいでしょう。

4．来場者向け挨拶状を書く

プレスリリースの配信とあわせて、展示会の案内状・招待状を書くのも施策のひとつです。過去の展示会の参加者や見込み顧客など接点がある企業・個人がいる場合は、積極的に挨拶状を送りましょう。

このとき、プレスリリースと同様に、展示会に出展する製品の詳細や開催日時、特典など情報に漏れがないよう注意します。送付後、メールや電話で再度展示会について告知を行ってもよいでしょう。

5．イベント出展レポートを出す

無事に展示会を終えたあとは、イベントレポートを作成しましょう。展示会で伝えきれなかったことをあらためて発信できるだけでなく、来場できなかった人に自社製品・サービスを知ってもらうきっかけになります。

展示ブースの写真をはじめ、当日の様子がわかる写真・動画を豊富に活用するのがおすすめです。製品の試用や体験プログラムがあった場合は、参加者から集めたコメントも盛り込みましょう。

6．お礼メールなどでフォローアップ

ステークホルダーとの関係を構築するためには、展示会終了後のフォローアップが欠かせません。展示会を終えたあとはなるべく早くフォローアップの体制を整え、来場者にお礼メールを送りましょう。

企業のイメージに関わるだけでなく、商談への誘導にもつながる施策です。顕在顧客・潜在顧客を問わず、丁寧なフォローアップで良好な関係を築いていきましょう。

丁寧なプレスリリースで展示会出展情報を発信しよう

プレスリリース配信は、自社の展示会を知ってもらうために有用な広報PR活動です。開催日時や場所といった基本情報のほか、取材対応に関する情報や担当者のコメントなど、重要な事項をしっかり押さえておきましょう。

無事に展示会を終えたあとは、レポートとしてプレスリリースを配信したり、メールや電話でフォローアップをしたりといった作業も大切です。ご紹介したポイントやプレスリリース事例を参考にしながら、ぜひ自社の施策に役立ててください。