企業・団体の「イベント開催レポート」は、イベント開催後にプレスリリースを配信するよい機会です。新作発表会や授賞式、顧客・ファン向けのイベントなどの開催レポートは、イベントの内容や企業・団体のことを知ってもらうきっかけにつながります。
本記事では、「イベント開催レポート」のプレスリリースを書くポイントとして、盛り込みたい内容や注意したい事項などを、PR TIMES社員の監修のもと細かく解説。参考になる事例を含めてご紹介します。
ダウンロードファイルは、「解説付きWordのテンプレート」と「PR Editorのテンプレート」の2種類。活用方法については、「Wordファイルインポート機能とは？使い方とメリット・注意点」をご覧ください。
イベント開催レポートのプレスリリースを配信する3つのメリット
イベント開催レポートをプレスリリース配信するメリットは、どのようなことがあるのでしょうか。ここでは、配信で得られる3点をまとめました。
1．イベントに参加していない人にも情報や魅力を届けられる
プレスリリースを配信して掲載されることで、開催したイベントの情報や内容をたくさんの人へ届けることができます。プレスリリースを読んでくれる人の中には、イベントに興味はあったもののスケジュールの都合で参加できなかった方、開催レポートを通して初めてイベントがあったことを知った方もいるでしょう。
開催レポートとしてイベントの内容を発信して届けることは、多くの人に情報や魅力を届けるためにもとても大切です。レポートを書く際は、イベントに参加していない人にも伝わるように作成することを心掛けましょう。
2．より多角的に内容や情報を伝えられる
イベント開催レポートのプレスリリースは、そのイベントがどんな雰囲気だったのか、どんな人たちが集まったのかなどが、参加していない人にもイベント情報が伝わるようにします。
新商品や新サービスを発表するプレスリリースとは違った角度で、打ち出したいものの魅力を届けられるチャンスです。
登壇者のコメントや、美術や装飾など会場の様子はどうだったかなどの付加価値を付けることによって、イベントのイメージがより膨らみやすくなるでしょう。
3．イベントのレポートとともに紹介したい情報を盛り込める
イベント開催レポートのプレスリリースは、イベント内容だけでなく新たな情報や追加で紹介したいことなども盛り込むことができます。開催したイベントが何かの授賞式や顧客・ファン向けのイベントだった場合、イベント開催レポートをフックに、新たな情報を紹介できる機会がつくれます。
また、イベントから生まれた新作品や新サービス、新たなプロジェクトなどの情報もあればレポートと一緒に届けることでより広がりが生まれるでしょう。
イベント開催レポートのプレスリリースに必ず盛り込みたい内容3つのポイント
続いて、イベント開催レポートのプレスリリースを作成する際に必ず盛り込みたい内容を紹介します。届けたい内容がたくさんある場合は、下記でお伝えする内容をもとに、情報を整理しながらプレスリリースを作成していきましょう。
ポイント1．イベントの様子がわかる写真を豊富に盛り込む
イベント開催レポートでは、イベント開催時のさまざまなシーンの写真をバランスよく盛り込むようにしましょう。そのためには、イベント会場にスチール撮影を行うスタッフを配置するなどの事前準備も大切です。
レポート系のプレスリリースは、写真が豊富であるとイメージが広がりやすい特徴があります。会場の設営のこだわりやイベントの演出、お客さまの盛り上がりや反応など、そのイベントが立体的に伝わる写真を複数枚添付しましょう。多様なシーンの写真をセレクトすることも大事なポイントです。
ポイント2．参加者やゲストなどのコメントを記載する
開催したイベントの内容にもよりますが、参加者の声を集めたり、登壇ゲストなどのコメントをもらったりして現場の声を届けることも大切です。イベント参加者からは「参加してどうだったか」「実際に商品を使用してどうだったか」などリアルな声を集めましょう。
企画側からの視点だけでなく、ゲストや参加者のコメントを入れることで、より多角的にイベントの様子が伝わりやすくなります。
ポイント3．イベントで新たに発表された内容を盛り込む
新商品や新サービス、新たなプロジェクトの発足などのイベントの開催で注目を集め、新たな発表を仕込むという場合があります。コンペティションや授賞式などでは、その場で受賞者を選び、発表することもあります。
イベントで紹介した商品やサービスの情報（概要や金額や発売日など）のビジュアル（写真やイラストなど）も忘れずに記載するようにしましょう。
イベント開催レポートのプレスリリース作成にあたり注意すること
プレスリリースを作成するときは、内容によって注意するポイントも異なります。ここでは、イベント開催レポートのプレスリリースを作成する際に注意したい項目を紹介していきます。
1．何のイベントかがわかるようにまとめる
どんな内容のプレスリリースを作成するときでも共通するポイントではありますが、プレスリリースに載せる情報の整理はとても大切です。
イベント開催レポートは、イベントに参加した人も参加していない人も目にする機会があります。しかし、イベントはどのようなことが起こり、どんな空気が生まれるのかは当日になってみないとわかりません。何のイベントかわかるように、当日の情報をまとめて、届けたいポイントを絞り込むようにしましょう。
2．写真のセレクトと添付方法を考える
イベントには関係者以外の一般のお客さまも参加する場合が多いです。そのため、「一般のお客さまも写り込む可能性がございます」とアナウンスしていた場合でも、写真選びは配慮する必要があります。会場の様子などを伝える際の写真は、できる限り一般のお客さまのお顔がわからないような写真を選ぶようにしましょう。（意図して撮影したものは別です）
イベントの様子が伝わる魅力的な写真がたくさんある場合、なるべく多くの写真を添付したくなってしまうかもしれません。しかし、そこもしっかり整理をして添付することが大切です。そして、イベントに参加していない人にもその場のイメージや雰囲気が伝えられるよう、掲載写真の下にはキャプション（補足事項）をいれましょう。
例えば
・〇〇のシーン
・〇〇氏 など
どのシーンの写真か、写っているのは誰かなど、補足事項を記載しておけば、メディアが掲載するときにも綺麗に配置されやすくなります。
3．イベントの前提や展望も伝わるようにする
プレスリリースにはイベントの前提やこれからの展望もきちんと盛り込んで作成することが大切です。イベントの内容だけに偏ってしまうと、メディアに掲載されても次のアクションへつながるポイントが薄れてしまいます。
プレスリリースを配信することで、参加していない人やイベント自体を知らなかった人に情報が届く可能性が高まります。イベントのことだけで完結せず、企業や団体としての今後の展望や予定なども記載しておくことで、新たな広がりが生まれ、ビジネスチャンスにつながっていくかもしれません。
担当者推薦！プレスリリース配信事例3選
ここでは、実際に配信された新商品に関わるプレスリリースの中から、参考になるものをご紹介します。整理された簡潔な説明や写真の効果的な活用など、各社とも工夫を凝らしたプレスリリースを作成しています。
◆日本酒ソムリエ AI 新たな小売ビジネスを創出する「三菱食品ダイヤモンドフェア 2021」に初出展 イベントレポート｜SCENTMATIC株式会社のプレスリリース
◆ビズリーチ・弁護士ドットコム・ラクスの3社で柔軟な働き方の実現目指す「紙書類処理 『月10時間以上』を2割以下へ」宣言｜株式会社ラクスのプレスリリース
事例1．SCENTMATIC株式会社
- 画像を多く用いることで、展示会出展の様子をイメージしやすく
- 参加者や他企業からのコメントを記載し、サービスの特徴や期待を表現
- 前提となるようなサービス情報も記載し、これを読めばサービスについて理解できる内容に
日本酒ソムリエ AI 新たな小売ビジネスを創出する「三菱食品ダイヤモンドフェア 2021」に初出展 イベントレポート｜SCENTMATIC株式会社のプレスリリース
事例2．シロカ株式会社
- イベントの流れに合わせて、丁寧に実施した内容を記載
- アーカイブ視聴用のURLを上部に記載し、興味がある方は閲覧しやすいように
- 実施中のキャンペーン情報についても併せて記載することで、周知を図る
事例3．株式会社ラクス
- プロジェクト立ち上げの経緯から目標まで、「起承転結・展」を説明
- パネルを手にした写真や賛同企業のロゴ等、記事で使いやすい画像を用意
- 発表した取り組みについて、調査結果等も記載して重要性を補足
ビズリーチ・弁護士ドットコム・ラクスの3社で柔軟な働き方の実現目指す「紙書類処理 『月10時間以上』を2割以下へ」宣言｜株式会社ラクスのプレスリリース
プレスリリース作成の基礎知識
プレスリリース作成にあたり大切なことは、行動した人の想いを込めることです。しかし、見せ方にも工夫は必要です。
どのようなプレスリリースにもあてはまる、プレスリリース作成の基礎知識をご紹介します。
POINT解説付き！テンプレートダウンロードはこちら
テンプレートを使ったインポート機能の詳細は、以下の記事をご覧ください。
さいごに
届けたい相手に、想いを届ける。そのための必須スキルのひとつとしてプレスリリース作成のスキルが挙げられます。
数え切れないほどのプレスリリースが日々配信され、インターネット上には多くの新しい情報が増えています。受け取る側にとっても正しい情報、自身が本当に知りたい情報と出会い、見極めることが必要になっているとえるでしょう。
届けたい相手である、メディアや生活者一人ひとりに自社の想いを届けることは、決して容易ではありません。情報を詳細かつ届けたい相手にとって分かりやすく、そして魅力が伝わるプレスリリースにすることが求められます。
ひとつでも多くの企業の想いをのせたプレスリリースが配信され、届けたい相手に想いを届けるためにお役立てしていただけると嬉しいです。
【関連リンク】
イベント開催後レポートのプレスリリースに関するQ＆A
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この記事の監修者
村上 伊周
2018年、株式会社PR TIMESへ入社。アカウントプランナー・PRプランナーとして企業のPR活動に携わる一方で、各地の日本酒酒造のPR活動を支援するプログラムや、コロナ禍で厳しい状態にある事業者をPRの力でサポートする「4 MEETS プロジェクト」など、複数のプロジェクトにも参画し、幅広い事業者の情報発信を支援しています。
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