【テンプレートあり】取材依頼書とは？取材内容を正しく伝えるための書き方・3つのポイントを紹介

取材対象者に送る「取材依頼書」とは？

取材依頼書とは、取材の実施者が対象者に送付する文書のこと。取材の概要、目的や日時などの情報が、すべて確認できるようにまとめられています。

取材の対象者は、取材依頼書に目を通したうえで、オファーを受けるかどうかを判断します。取材の可否を決める重要な文書であることを理解しておきましょう。

取材依頼書の送付先や送付方法は、対象者によって異なります。すでに関係性が築けている場合には、メールの添付ファイルで本人に直接送っても良いでしょう。FAXや郵送など、送付方法に指定がある場合は、ルールに従って送付してください。

場合によっては、所属企業やマネージャーなどに窓口が指定されていることもあるかもしれません。そこまで親しい関係ではない場合には、送付前によく確認してください。取材依頼をきっかけに新たに関係を築き始めるケースも多いので、最初の接点はとても重要。一方的に送りつける形にならないよう、配慮が必要です。

取材依頼書の基本的な書き方

忘れてはならないのは、取材依頼書は「一方的な依頼の通知書ではない」ということです。取材したい気持ちが先行するあまり一方的な内容にならないよう、細心の注意を払う必要があります。

続いて大切なのが、記載された情報に漏れがないことです。取材の目的や日時、質問内容など、先方の意思決定に必要な情報を、すべて記載する必要があります。詳細は、次に紹介するテンプレートを確認してみてください。

さらに、文書に記載されることばの正確さも大切です。たとえば日時などの情報が正確だったり、誤字脱字がなかったりすることが重要。特に誤字脱字は信頼を損なう要素です。

情報が網羅されていること、間違いがないことをチェックしながら取材依頼書を作成しましょう。

取材依頼書のテンプレート・雛形

次にご紹介するのは、取材依頼書のテンプレートです。漏れなく情報を伝達し、承諾率をアップできるよう参考にしてみてください。

盛り込まれている内容は、以下の通りです。

ただし、このテンプレートはあくまで参考です。後述する「インタビュイーへの選出理由」や「取材への熱意」などは、ぜひオリジナルで付け加えてください。

承諾率が高い取材依頼書を書く3つのポイント

取材依頼書の作成においてテンプレートは役立ちますが、ポイントを外すと取材を承諾してもらえない場合もあります。取材の承諾率を上げるには、どんなポイントを押さえれば良いのでしょうか。ここでは、取材対象に納得してもらいやすくする取材依頼書のポイントを3つご紹介します。

1．とにかく簡潔に！「A4用紙1枚」にまとめる

取材依頼書は、特別な事情がある場合を除き、いわゆる「ペライチ（A4用紙1枚）」で作成します。

取材対象の担当者は日々多くの意思決定をする中で、取材を承諾するかどうかを判断します。だからこそ、簡潔な書類で必要事項を確認できることが重要です。常に相手の目線に立って、適切な情報量の取材依頼書を作成しましょう。

どうしてもペライチにまとめるのが難しい場合は、2枚に分けたり「別紙」の形をとったりすることも可能です。

2．「6W3H」を漏れなく記載する

取材依頼書に必要な情報には何があり、どうすれば漏れを防げるのでしょうか。ここで確認したいのは、情報の漏れを防ぐフレームワーク「6W3H」です。

よく耳にする「5W1H」に要素を付け足したもので、ビジネスの現場で使用されます。このフレームワークを使えば、情報の漏れを防げるでしょう。

フレームワークはそのまま前述のテンプレートにも対応しているので、照らし合わせてみてください。

3．テンプレートに縛られすぎず「熱意」も伝える

テンプレートに縛られて機械的で退屈な内容になりすぎないよう、配慮することも大切です。

必要事項を押さえつつ、「取材に込める想い」「どうしても先方に取材したい理由」など、取材に対する熱意が伝わる文章も盛り込みましょう。具体的であればあるほど相手の心に響くはずです。取材依頼書に加えることが難しい場合は、依頼のメールや電話で伝える方法もあります。

取材を承諾してもらうためには、必要な情報をただ伝えるだけではなく、取材対象の心に響くストーリーや想いも伝えると、効果が増すことを理解しておきましょう。

熱意が伝わる取材依頼書でインタビューを成功させよう

「取材を承諾する」という重要な意思決定に関わる、取材依頼書。あらためて確認したい承諾率を上げるためのポイントは、次のとおりです。

1枚の依頼書から、大きな取材やプロジェクトにつながることがあります。漏れなく情報を盛り込みつつ熱意もアピールし、インタビューを成功させましょう。

＜編集：PR TIMES MAGAZINE編集部＞