初めてプレスリリースを作成するとき、どのように書き進めていいのか悩んでしまうこともあるでしょう。プレスリリースに必要な項目は何か、どういった順序で書いていけば読者にわかりやすい文章になるのか、悩むポイントもたくさんあるかもしれません。
プレスリリースは、メディア関係者が報道するための素材であり、読者に有益な情報がピックアップされ広くニュースとして報じられる最初の起点となるものです。そのため、執筆する際には、相手にとって必要な情報をわかりやすくまとめ、その中で自分たちが伝えていきたいことや自社だからこそ提供できる価値についてまとめる、という視点が重要です。
そこで今回は、初めてプレスリリースを執筆する際に参考にしてほしいPR TIMESオリジナルのテンプレートについて、使用方法や利用する際の注意点などをまとめてご紹介します。これから初めてのプレスリリースに取り組もうと考えている人は、ぜひ参考にしてみてくださいね。
初めてのプレスリリース！テンプレートがあれば怖くない
初めてのプレスリリースを書くときは、まっさらなドキュメントを前に、何から手をつければいいのかわからなくなってしまいますよね。
そこでおすすめしたい機能が、テンプレートの利用です。要点を押さえたプレスリリースを作成するために、PR TIMESではさまざまなシーンを想定したプレスリリースのテンプレートを豊富に用意しています。
PR TIMESのテンプレート機能の使い方
管理画面上で、目的に合わせて46種類* のテンプレートから選択し、プレスリリースをより簡単に作成することができます（*2024年8月6日時点）。
ここからはテンプレート機能の使い方についてご紹介します。
まず、プレスリリースの一覧から「テンプレートから新規作成」を選択します。
テンプレートの一覧が表示されます。左側に表示されたテンプレートのリストから1つ選択して、画面右下の「このテンプレートから作成」をクリックしてください。
なお、左上の検索窓にキーワードを入れて、テンプレートを検索することができます。
テンプレート名にキーワードが含まれている場合、該当のテンプレートが表示されます。是非ご活用ください。
「このテンプレートから作成」をクリックすると、テンプレートの内容がプレスリリースの目的・タイトル・サブタイトル・本文に自動で入力されます。テンプレートの内容に沿って編集を行ってください。
完全に一致するパターンがなくても、目的の内容に近いテンプレートをベースにアレンジしたり、いくつかのテンプレートを見比べてみるなどして、自社のプレスリリースに活用できそうな要素を抽出し、組み合わせて作成を進めていくことも有効です。
テンプレート内には、プレスリリースの必要事項が例として入力されています。
初めてのプレスリリース作成で困っている方や、自社に前例のない内容の発表を控えている際などは、テンプレートをベースにしてみるのもおすすめですよ。
テンプレートを利用するときの3つの注意点
PR TIMESで用意されているテンプレートは、有効に活用すれば、新任広報担当でもスムーズにプレスリリースを作成できます。しかし、テンプレートを利用する際には、注意しておきたい3つのポイントがあります。
これらのポイントを押さえておかないと、せっかく書いたプレスリリースも多くの人に届かず、期待した効果を得られなかった…ということにもなりかねないので、ぜひ合わせてチェックしておきましょう。
注意点1．環境依存文字を使わない
まず1つ目の注意点は、環境依存文字は使わないということです。
環境依存文字とは、パソコンの種類や環境（OS）に依存し、異なる環境で表示させた場合に、文字化けや機器の誤作動を引き起こしてしまう可能性のある文字のことを指します。
万が一プレスリリース内に環境依存文字を使ってしまうと、PR TIMESで入稿する際やメール配信する際に、文字化けを起こしてしまう可能性があります。テスト配信を行うとメール文内に文字化けが発生していないか事前に確認ができるので、必ず活用しましょう。
注意点2．指示内容の削除を忘れずに
2つ目の注意点は、指示内容の削除を忘れないようにすることです。
前項でも少し触れましたが、PR TIMESで用意しているテンプレートには、文章入力のフォーマットに沿った指示文書が記されています。そのため、入稿する際には指示文書を必ず削除するようにしましょう。
入稿時には必ず校正を行い、誤字・脱字がないかを確認しているかと思いますが、テンプレートを活用するときは特に余計なテキストが紛れていないかどうかも、もれなくチェックしておく必要があります。
注意点3．テンプレートに引っ張られすぎない
3つ目の注意点は、テンプレートの内容に引っ張られすぎないようにすることです。
テンプレートは参考になりますが、あくまでも基本構造やガイドラインを示しているものにすぎません。テンプレートが100%正解だというわけではなく、基本をもとに、自社ならではの書き方・表現を加え、仕上げていくことが大切です。
そのため、もし会社で規定のフォーマットがあるのであれば、そちらとPR TIMESのテンプレートをうまく融合してみるのもいいでしょう。また、テンプレートを確認した結果、うまく当てはまるものが無く、書けない項目が多い場合にも無理やり使う必要はまったくありません。
テンプレートはあくまでもテンプレート。広報活動をスムーズに進めるための参考にすぎません。頼り過ぎず、困ったときにはヒントにしてみる。そんな使い方をおすすめします。
PR TIMES上のプレスリリースもヒントにしよう
本記事では、PR TIMESで用意されているプレスリリースのテンプレートの使用方法や利用する際の注意点などについてご紹介しました。
PR TIMESでは、さまざまな利用シーンを想定して、46種類以上のテンプレートを用意しています。そのため、初めてプレスリリースを作成する方にとっては確認したい項目がまとまっているものでしょう。
しかし、テンプレートはあくまでもテンプレートです。絶対に守らなければいけないものでもありませんし、テンプレートが合わないと感じたら、自分なりにカスタマイズしていくことが必要です。
テンプレートをヒントに、ぜひ素敵なプレスリリースを作成してくださいね。
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