プレスリリースの投げ込みとは？ルールや、大切にすべき4つのポイントと注意点を解説

プレスリリースの「投げ込み」とは？

「投げ込み」は、広報の業界用語です。企業や行政、団体・個人などのプレスリリースの作り手から、記者クラブへ直接プレスリリースを持ち込むことを意味しています。

特に官公庁・地方自治体発の情報や大手企業に関するニュース、教育機関の発表など、社会的・公共的な意義が大きい情報は、投げ込みとの相性が良いです。これらの情報について投げ込みを行うと、配信サービスのみで不特定多数に情報を提供した場合よりも、メディアに取り上げられる確率が高まります。

ただし、プレスリリースの配信サービスやメールを用いてリリース情報を送る場合とは情報提供の方法が異なるため、注意が必要です。

プレスリリースの投げ込みをする先の「記者クラブ」とは？

記者クラブとは、省庁・行政機関、警察・消防などの公的機関、東京証券取引所・商工会議所などの業界・経済団体内に、マスメディアの出先機関として設置されている組織のこと。記者クラブ内には、新聞社やテレビ局などから派遣された記者がデスクを置き、継続的な取材やニュース対応を行っています。

記者クラブ内へ投げ込みをしたプレスリリースは、印刷物、ファイルなどのかたちで同時に複数社へ提供されます。一度の発信で、メディアの担当者にもれなくプレスリリースを届けられることは、メリットといえるでしょう。

記者クラブの種類

では、記者クラブにはどのような種類があるのでしょうか。以下は、その一例です。

• 官公庁関連の記者クラブ
  →東京都庁内の「都庁記者クラブ」、国会記者会館内の「衆議院記者クラブ」、総理大臣官邸周辺で取材にあたる「内閣記者会」、日本銀行内の「日銀クラブ」、裁判所内の「司法記者クラブ」など

• 政党関連の記者クラブ
  →自民党本部内および衆議院内にあり自民党や公明党を取材する「平河クラブ」、国会議事堂の衆議院内にあり立憲民主党や日本共産党を取材する「野党クラブ」など

• 業界・経済団体関連の記者クラブ
  →鉄鋼会館内にある「重工業研究会（重工クラブ）」、繊維・製紙業界に特化した「本石繊維会」など

記者クラブの一覧および連絡先は、日本パブリックリレーションズ協会が出版する『広報・マスコミハンドブック』などで確認することができます。

都会と地方の記者クラブの違い

記者クラブは、地方自治体の庁舎や団体内にも存在します。基本的な役割はどこでもほぼ同じだと考えてよいでしょう。

ビジネスやイベントは大都市に偏ってしまうもの。地方の記者クラブに届くプレスリリースの量は、大都市よりも少なくなりがちです。つまり、都会よりも地方の記者クラブのほうが競合が少ないといえるわけで、プレスリリースが記者の目に留まる確率は高くなります。

プレスリリースの投げ込みをするときの3つのポイント

ポイント1．投げ込みのメリットを理解する

プレスリリースの投げ込みには、2つのメリットがあります。1つ目は、普段なら関わりがない記者との接点が持てること。2つ目は、記者が取材する情報の分野が定まっているため、広報担当者がその分野・業界ならではのニュースを伝えやすいことです。

記者クラブに所属する記者は、たとえば「政治」「自動車」「教育」「金融」など、細かいカテゴリごとに専門で取材をしています。そのため、業界に詳しく特定分野の報道に強みを持つプレーヤーが大勢います。

記者クラブにアプローチすると、普段の広報活動ではリレーションが構築しにくい専門記者と接点を持つことができます。また、専門用語や業界のルールなどを理解している記者が多いため、その分野ならではの視点、細かなニュアンスを伝えやすいところもメリットといえるでしょう。

ポイント2．投げ込みに適したプレスリリースを考える

記者クラブは、社会的・地域的な意義がある、あるいは公共性が高いプレスリリースを中心に、投げ込みを受け付けます。

記者クラブは官公庁などに紐づいた組織です。営利目的のみで自社の新製品・サービス等のプレスリリースを投げ込んでも受け付けてもらえない場合があるので、注意してください。

ポイント3.　コストとスケジュールを確認する

記者クラブへの投げ込みは、金銭的な費用はほぼ発生しませんが、記者クラブに赴く人的コスト・時間がかかります。そのコストをかけて記者クラブで発信するか、あるいはオンラインの配信サービスを活用するかは、ニュースの大きさや内容によって判断しましょう。

スケジュール設計も重要です。たとえば、新聞の紙面では「週に1回」「月に1回」など、企画によって掲載ペースが異なります。入稿の締め切りもあるので、直前に情報が届いても、掲載に間に合わない可能性があります。

足を運んでもらいたいイベントのお知らせなどは、開催の1ヵ月前には投げ込みが完了しているとよいでしょう。また、投げ込みのタイミングも、夕刊の締め切り後、昼食時となる午後2～3時ごろは比較的時間に余裕があるので対応してもらいやすく、逆に発表が多く忙しくなる金曜日などは避けるのが賢明です。

また、記者クラブには「48時間ルール」と呼ばれる、投げ込みに48時間前に予約を入れる必要があるところもあります。投げ込みをしたい記者クラブを決めたら、事前にルールを確認しておきましょう。

投げ込みに適したタイミングは、プレスリリースの配信に適した日時とも重なります。記者にとって都合の良いタイミングを検討してみてください。

ポイント4.　投げ込み時に添付する資料を用意する

記者クラブによっては、投げ込み時に直接資料等を手渡しできるところもあります。いざというときにより綿密なコミュニケーションが取れるよう、以下のものを準備しておくことがおすすめです。

プレスリリースの投げ込みをするための具体的な3つのステップ

では、プレスリリースの投げ込みはどんな手順で進めるのでしょうか。ここでは、投げ込みまでの3つのステップをご紹介します。

STEP1．記者クラブに連絡をする

1つ目のステップは、記者クラブへの電話連絡です。事前連絡なしで投げ込みを受け付けている記者クラブもありますが、前述したような「48時間ルール」などが設けられている記者クラブもあります。投げ込み方法や日時の確認のためにも、まずは電話を一本入れておくと確実です。

電話連絡には、

①記者クラブに直接架電する方法
②記者クラブが所在する機関の代表電話に架電する方法

があります。②の場合は、投げ込み先の記者クラブと投げ込みたいニュースの概要を伝え、記者クラブで共有してもらえそうか、聞いてみましょう。電話応対は所属記者が持ち回りで担当していることもあります。多忙な中で電話を取っているので、用件は端的に伝えることを意識してください。

電話口でプレスリリースの内容について尋ねられる場合に備え、社会性や公共性といったポイントを押さえて簡潔に説明できるようにしておきましょう。

STEP2．投げ込み方法と必要な部数を確認する

2つ目のステップでは、具体的な投げ込みの方法と必要なプレスリリースの部数を確認します。電話でヒアリングした方法に従って、ルールを守って投げ込みを行いましょう。

投げ込みの方法は所属機関によってさまざまで、幹事社にPDFなどを共有するほか、記者クラブ内の専用ポストに投函したり、受付で事務職員に渡したりする場合もあります。必要な部数も所属記者の人数分なのか、一部のみでよいのかは記者クラブによって異なるため、併せて確認してください。

また、投げ込みの受付時間も必ず確認しておきたいポイントです。受付時間外に訪問して徒労に終わる可能性もあるので、注意しましょう。

STEP3．プレスリリースを記者クラブに送るか持参する

最後に、STEP2で確認した方法と日時に則って、記者クラブにプレスリリースを送るか、持参します。記者クラブの代表となる新聞社・テレビ局などを通じて配信する場合もあるので、電話で共有方法を確認してください。

先方に赴いた場合、当日は投げ込みだけして帰ることもできます。しかし、せっかく記者クラブに出向くのであれば、記者に挨拶をしたり、名刺交換をしたりするのもリレーションを築くための手段です。ただし、挨拶まわりを禁止している記者クラブもあるので、事前の電話か当日の受付で許可を取ってから行動するようにしましょう。

記者に直接会えない場合も想定されます。あとから問い合わせやすいよう、会社案内や広報担当者の名刺など、補足資料もプレスリリースに添えておくと親切です。補足資料の文章のボリュームは、A4判で1枚程度が適切です。

記者クラブにプレスリリースの投げ込みをする適切な時間・タイミング

前述したように、記者たちは夕刊の締め切り後、昼食時となる午後2～3時ごろは比較的時間に余裕が出てきます。そのため、平日の午後2〜3時以降に投げ込みをするのが対応してもらいやすいタイミングだといえます。

金曜日は行政機関からの発表が多く忙しくなりがちのため、避けておくほうがよいでしょう。

以下の記事を参考に、掲載してもらいたい媒体やプレスリリースのネタによって、投げ込みをする時期を検討してください。

プレスリリースの投げ込みをするときの3つの注意点

プレスリリースの投げ込みでは、ルールの遵守や情報格差の防止などの注意事項があります。最悪の場合にはブラックリスト入りしてしまう可能性もゼロではないので、次にご紹介する3つの注意点に留意しましょう。

1．間違った方法を取るとブラックリストに追加されることもある

投げ込みは記者クラブに在籍する記者に確実に届き、目を通してもらえる確率が高いというメリットがあります。しかし、公共性が低く、ただ企業の営利のみを目的としたプレスリリースについては、断られることが多いようです。

そんなときに何度も投げ込もうとするのは、おすすめしません。電話や窓口で断られているうちに、社名にマイナスイメージがついたり、ブラックリストに追記されたりする可能性もあります。

むやみやたらと投げ込みをするのではなく、投げ込み先の記者クラブで配布されるのにふさわしいプレスリリースかどうかを吟味してから、電話をかけるようにしましょう。

2．宣伝や広告の持ち込みはしない

広報担当者として知っておきたい広報・PR・広告の違いの記事でも解説しているように、「プレスリリース」と「広告」はまったく異なるものです。

もっとも大きな違いは、情報の露出と内容を誰がコントロールするか、という点。広告の場合は広告主が両方ともコントロールできるのに対して、プレスリリースの場合は露出と内容をコントロールするのはメディア側です。

メディアが露出の可否と内容をジャッジする際は、読者や視聴者にその情報を届ける意義があるかどうかが重要な要素になります。

特に記者クラブに所属する記者であれば、社会性や公共性、所属機関との関連性を重視して情報を取捨選択するため、宣伝の類のプレスリリースは投げ込みをしないよう注意してください。

3．記者クラブやメディアによる情報格差を生まない

複数の記者クラブへ同一のプレスリリースの投げ込みをする場合もあるでしょう。その場合には、プレスリリースに掲載する情報と発信するタイミングは揃えることが基本です。新聞社とテレビ局に同時に配布しつつ、解禁日時を媒体の種類ごとに明記するなどして、情報格差を生まないよう注意してください。

ただし、記者クラブや記者ごとの個性に合わせてコミュニケーションの方法を変えたり、伝える情報の優先度を変えたりするのは自然なことです。広報担当者として、よりよいメディアリレーションを築けるよう、積極的に工夫してみましょう。

また、情報解禁日を協議することなく一方的に設定することを失礼だと感じられることもあります。情報解禁日を定める場合は、理由も共有するようにしましょう。

投げ込み以外の記者クラブの活用方法

記者クラブへの投げ込みは、「レクチャー付き資料配布」と「記者会見」などの方法もあります。アプローチしたい内容に合わせて、実施を検討してみることがおすすめです。

レクチャー付き資料配布（レク付き配布）

記者と直接コミュニケーションを取りながら、説明を実施したい場合はレクチャー付き資料配布（レク付き配布）の実施がおすすめです。

テキストだけでは伝えにくい内容も伝えやすく、質疑応答も実施できるため理解促進につながります。

幹事社からの了承を得る必要があるので、事前に調節を実施しましょう。

記者会見

企業のトップ（役員以上）が記者クラブを訪れ、直接記者たちに情報を発表できる「記者会見」とよばれる方法もあります。こちらも、レク付き配布同様、直接のコミュニケーションが取れるため、より綿密な情報共有を実施できます。

原則役員以上が、記者会見を実施できます。こちらも幹事社からの承諾を得たうえで実施可能です。

記者クラブに投げ込み時には、別のアプローチも同時に行う

記者クラブへの投げ込みは、記者に直接情報を届けられるのでメディア掲載の確率を上げることにつながりますが、必ずしもメディアに取り上げられるようになるとは限りません。

記者クラブへプレスリリースを投げ込みした際にも、プレスリリース配信サイトでの配信や、メディアリストへのアプローチなど、メディア関係者に届けられる最大限の取り組みを同時に実施することがおすすめです。

プレスリリースの内容に沿った機関に投げ込みを

広報担当になったら、記者クラブへの投げ込みは一度は経験してみたいもの。

ただ、ここまでお伝えしてきたように、どんなプレスリリースでも投げ込みができるわけではありません。公共性が高く、社会的な意義が大きいものが受け入れられやすいのです。官公庁との共催プロジェクトなら官公庁の記者クラブに、業界に関する取り組みなら業界団体に、地域ネタはその地域の記者クラブに……といった形で、プレスリリースの内容と投げ込み先をすり合わせることも心掛けましょう。

記者クラブによって具体的な投げ込みの方法は異なります。先方のルールに従い、準備を万全にしたうえで投げ込みに行ってみてくださいね。

＜編集：PR TIMES MAGAZINE編集部＞