プレスリリースの送り先・受付窓口はどこ?広報が教えるおすすめの送付先一覧

広報の重要な仕事であるプレスリリースの作成・配信では、内容を練ることと同じくらい「どのメディアに送付するか」が重要になってきます。

「プレスリリースをどこに送付すればいいかわからない」
「とりあえずメディアの送付先一覧に送ってしまっているけど、もっと適切なところはあるのかな」
このような疑問を抱える広報の方も、多いのではないでしょうか。

この記事ではそんな広報のお悩みに対し、プレスリリースの受付窓口や送付先、メディアリストの作り方をご紹介します。

プレスリリースを作成したらまずどこに送ったらいいの?

企業の情報を公式なかたちで外部に発信するプレスリリース。プレスリリースを作成したら、まずはメディアに送らないことには何も始まりません。

プレスリリースの効果を高めるためには、内容と親和性の高いメディアへ送付して記事に取り上げてもらうよう働きかける必要があります。では送付先はどのように決めたらいいのでしょうか。

そもそもプレスリリースの役割とは

プレスリリースとは、自分たちの新たな発表や活動について、メディアや一般生活者に向けて送る企業・団体の公式発表です。新聞や雑誌、テレビ、Webサイトなどのメディアに取り上げてもらうことで、企業やサービスの情報を広く伝えることがプレスリリースの最大の役割となります。

また、プレスリリースは報道関係者に向けた情報発信でありながら、一般生活者にとっても「企業から直接受け取る最新のニュース」として機能します。広告予算ほどの大きな費用をかけずとも、自社の言葉で、自社の活動や商品・サービスについて語り、届けるべき人に届けるツールとして活用できます。

メディアに取り上げられる魅力的なプレスリリースを目指すためには、社内のファクトを丁寧に理解し、文章化していくことが求められます。

読者・視聴者層がターゲットと合致するメディアに送る

プレスリリースの送付先メディアは、発表する内容と親和性のあるメディアを選定する必要があります。

まずは送付先として検討するメディア一覧を確認し、自社のプレスリリース内容と合致するかどうかという視点で絞り込んでいきましょう。見るべきポイントはメディアが取り上げるジャンル読者層です。プレスリリースのターゲットと、メディアの読者・視聴者層とが合致することが肝要です。

例えば、グルメ系のイベント開催告知であれば、グルメ系のWebサイトや雑誌、テレビ番組と親和性が高く、またイベント情報を多く取り扱うメディアや、イベント開催の地域に特化したメディアも対象となるでしょう。BtoBのサービスであれば、ビジネスマンや担当部門にフォーカスした専門メディアなどが選択できそうです。

読者層がマッチする可能性のあるメディアを複数ピックアップできたら、プレスリリース送付先アドレスを収集してリスト化していきましょう。この「メディアリスト」の作成がプレスリリースの効果を高める上で重要なポイントとなります。

送付先によって送付方法や形式が変わる点に注意

プレスリリースは送付先によって、送付の方法や形式が変わります。

主なプレスリリースの送付方法にはメール・FAX・電話・郵送があります。Webメディアではメールが多く、新聞・雑誌・テレビではFAXや郵送も多く使われます。

近年では複数メディアに一斉にプレスリリースを送付できるプレスリリース配信サービスも主流です。

メディアによってそれぞれ文章の書き方や伝え方があるので、詳しい書き方はこちらの記事を参考にしてみてください。

プレスリリースを送付する方法を選ぼう

プレスリリースを送付する方法にはどんなものがあるのでしょうか。
主に挙げられるのは、以下の3パターンです。

・プレスリリース配信サービス
・記者やディレクター個人
・記者クラブ

それぞれの送付方法について詳しく解説していきます。

1.プレスリリース配信サービス

近年で主流なのがプレスリリース配信サービスです。1度の配信で数百メディアにプレスリリースを送ることができ、送付先アドレスを持っていないメディアにもアプローチができます。

1配信ごとに課金される単発配信、定額で何度でも配信ができる定額配信のプランがあり、1配信3万円〜でプレスリリースの配信ができます。

また、サービスによってはプレスリリース内容に合った送付先を自動で選定してくれる機能もあります。メディアリストの作成に時間を割けない方やまた十分な数のアプローチ先を確保できていない場合は、プレスリリース配信サービスを検討してもいいかもしれません。

2.面識のある記者やディレクター個人

過去にやり取りをしたことのあるメディア担当者や、第三者からの紹介、交流イベントなどで知り合った記者やディレクターに直接プレスリリースを送付するのもひとつの手です。

記者やディレクターのもとには毎日大量のプレスリリースが届きます。大手メディアが外部に公開しているプレスリリース窓口に届くメールに、すべて目を通すことはほぼ不可能と言ってよいでしょう。

個人アドレスの連絡の場合、たった一人の相手に向けて情報を送付することができ、圧倒的に担当者の目に触れる可能性もあがります。記事に取り上げてもらえるかどうかは、どこまでいっても内容次第と言えますが、定期的に連絡を取り合うことで両者の関係性を築くこともできます。

広報を始めたばかりで記者やディレクターへの人脈がない場合は、積極的なメディアアプローチやイベント参加を通じて人脈を作ることをおすすめします。

3. 記者クラブ

記者クラブとは大手メディアが中心となって構成されている、公的機関や業界団体などの継続取材を目的とした組織です。

全国各地に記者クラブがあり、とくに首都圏以外の記者クラブは届けられるプレスリリース数がそこまで多くないため、一つひとつに目を向けてもらいやすいと言えます。

記者クラブへのプレスリリース配信は通常、電話で持ち込みする旨を伝えてから直接記者クラブへ投函するかたちとなります。電話にてプレスリリースの必要部数と持参できる時間を確認することも忘れないようにしましょう。

記者クラブへの持ち込みに際して、一方的な宣伝PRのプレスリリースを持ち込むのは厳禁です。禁止されている対応が続く場合はブラックリストに入れられ、プレスリリースの受け付け自体を拒まれる可能性もあるので注意してください。

繋がりのないメディアにはどう送る?

プレスリリースを記事に取り上げてほしいメディアがあっても、担当者の連絡先を知らない場合はどのように連絡をするのがよいのでしょうか。

メディアリストの作成に際して、メディアの連絡先や連絡方法についてご紹介していきます。

1. 「編集部」「プレスリリース送付先」に送る

ニュースサイトを始めとするWebメディアの場合、プレスリリース送付先アドレスが「受付窓口」として公開されていることがほとんどです。メディアの問い合わせ先やアバウトページなどを確認し、メールアドレスが確認できたらそちらにプレスリリースを送りましょう。

送付先アドレスが見つからないもしくは公開されていない場合にも、編集部に電話で問合せをすると、プレスリリースの送付先を案内してもらえるケースがあります。

新聞や雑誌はFAXもしくは郵送での送付が求められることもありますので、電話でどのように送付するのがベストか確認すると親切ですね。

2. 関連記事や番組の執筆者・制作者を参考に、名指しでコンタクトを取る

送付先が大手メディアの場合は、個別のコーナーや関連記事の担当者宛て、特にテレビの場合は番組ごとに送るのが基本です。大きいメディアになるほど関係するスタッフも増えるため、誰に見てほしいかを明記することでメディア側にとっても確認がとりやすくなります。

その上でより確実にプレスリリースを届けるためには、執筆者や製作者の「氏名」をもとに、名指しでコンタクトを取る方法があります。ただし、すべてのケースで「氏名」まで把握できるのは稀ですし、メディアリレーションの基本は、相手にとっての有益性を追求すること。

一方的に氏名を突き止めて、突然連絡することが相手にとって負担になってしまうこともあります。取材をきっかけに知り合ったり、交流イベントなどで挨拶したりする中で、少しずつコンタクトをとって信頼関係を構築することから始める姿勢が大切です。

3. 記者やディレクターがSNSでDMを開放していることも (海外では主流のリレーション方法)

最近だとSNSのダイレクトメッセージ(DM)から記者やディレクターに直接コンタクトをとる方法も増えています。実は海外では主流のメディアリレーションの方法です。

SNSを多用している人であれば、メールよりも目に留めてくれる可能性があります。

ただし、有名な人であればメールと同様に毎日たくさんのDMが届き、ほとんど読まれない、返信をもらえないこともほとんどです。SNSでアプローチする場合は表示される1文で興味をもってもらえるような書き方が望ましいでしょう。

プレスリリースの送り先として自社のメディアリストを作成することがおすすめ

プレスリリースを送付するメディアリストは、ひとつずつメディアの読者層を確認して、親和性の高いメディアをピックアップすることが大切です。電話などでコツコツ連絡先を集めるなど手間はかかりますが、継続的にブラッシュアップすることで広報活動の基盤となる資産になっていくでしょう。

記者個別の連絡先を一度に確認する魔法のような方法はありません。まずは、プレスリリースの窓口として設定されているメールアドレスやFAX番号を参考にしながら、適切な情報発信を重ねていくことが大切。「窓口」の先には、読者に向けたニュースを届けるために日夜奔走するひとりの「ビジネスパーソン」がいることも忘れずに、誠意ある連絡を心がけましょう。

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PR TIMES MAGAZINE編集部

株式会社PR TIMESのカスタマーサクセス、社内広報、社外広報、イベント運営など8年以上広報PRと向き合うメンバーが在籍しています。日本最大のプレスリリース配信サービス「PR TIMES」を運営すること12年。さまざまな広報担当者からのお問い合わせやPRのご相談への対応経験を活かし、すべての広報PRパーソンに捧げるノウハウ記事を執筆中

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