ビジネスにおけるラウンドテーブルとは？広報PR活動で導入する効果やポイントを解説

ビジネスにおけるラウンドテーブル（ラウンドテーブルミーティング）とは

ラウンドテーブルとは、役職や部署、立場など関係なく数人で円卓を囲み、自由に意見交換を行う会議のことです。「ラウンドテーブルミーティング」とも呼ばれます。

有名なヨーロッパ文学『アーサー王と円卓の騎士』が由来とされています。アーサー王に許可された者だけが円卓に着き、上下関係を意識せず対等な立場で意見を交わしていたことからビジネスシーンでも取り入れられるようになりました（※1）。

普段の会議では生まれにくい一体感のある良好な関係性の構築や、社内・部署の活性化を行うことを目的に行われます。

（※1）国際アーサー王学会日本支部オフィシャルサイト「円卓」

広報PR分野でラウンドテーブルが注目されている背景

広報PR分野でラウンドテーブルが注目されるようになったのは、2020年ごろです。広報PR活動では多くのメディア関係者に対して商品説明を行いますが、一方的な説明になってしまいやすく意見交換はできません。

商品についてメディア関係者や取引先により深く理解してもらうには、少人数で詳細な説明と意見交換ができる機会を設けるのが効果的です。それを行う際の方式として、ラウンドテーブルが注目されています。

ラウンドテーブル形式を導入する5つの効果・メリット

ラウンドテーブルは少人数で行うため、一人ひとりが自身の意見を言いやすい環境を作れます。そうした環境では、さまざまなメリットを得られます。どのようなメリットが考えられるのか、5つの効果とメリットをご紹介します。

効果1．相互的な意見の交換がしやすい

ラウンドテーブル形式を導入する1つ目の効果・メリットは、相互的な意見の交換がしやすいことです。

円卓には上座や下座などがないため、通常のビジネスシーンのような上下関係を意識しにくいのがメリットです。忖度などせずお互いに自分の意見を発しやすいので、有益な時間を過ごすことができます。

また、ラウンドテーブル形式は隣り合う方と斜め45度の角度で話をします。これはカウンセリングの現場で使われる「直角法」の応用で、相手と視線が合いにくいため、発言しやすい心理状態を作れます。ラウンドテーブル形式は、意見交換を活発にしたい場合にぴったりの方式です。

効果2．商品・サービスへの率直な感想を聞くことができる

ラウンドテーブル形式を導入する2つ目の効果・メリットは、率直な意見を聞けることです。

通常、広報PR活動はメディア関係者に対して一方的に情報発信を行います。ラウンドテーブル形式は10人以下の少人数で行うため、メディア側の率直な感想を聞くことができます。企業側からは知り得なかった、メディアが求めているリアルな情報や貴重な意見を得られるのがメリットです。

効果3．より親密なメディアリレーションを構築できる

ラウンドテーブル形式を導入する3つ目の効果・メリットは、より親密なメディアリレーションを構築できることです。

ラウンドテーブル形式では、メディア側・企業側とそれぞれの立場で自由に意見を交わします。お互いに対して質問を行い、双方向に情報交換を行うことで関係性を深めることが可能です。

すぐには露出につながらなくても、ラウンドテーブルには今後も広報PR活動を行ううえでメリットがあると言えます。

効果4．ロイヤリティ（ロイヤルティ）が高められ、共創が実現する

ラウンドテーブル形式を導入する4つ目の効果・メリットは、製品や企業に対するロイヤリティ（ロイヤルティ）が高められ、共創が実現することです。

これからの企業は、生活者や取引先、メディアなど多様なステークホルダーを巻き込むことが求められます。製品やサービス単体だけでなく企業そのものに対して関心を持ってもらい、そのブランド価値を高めたり、新たに創出したりする共創関係が大切です。

ラウンドテーブルは、少人数かつ対等な立場で意見交換ができるため、協業や共創関係を構築しやすいことが大きなメリットです。

効果5．自社軸のコミュニティを作れる

ラウンドテーブル形式を導入する5つ目の効果・メリットは、自社軸のコミュニティを作れることです。

ラウンドテーブルを通して、協力会社同士の横のつながりを強化することができます。上下関係ではなく対等な関係性を構築し、お互いの信頼性が高まれば、より価値のある仕事を生み出したり、大きな仕事に取り組めたりして、多大なメリットを得られます。

広報PR活動でラウンドテーブル形式を導入できるシーン

少人数で意見交換ができたり、良好な関係性を築いたりできるのがラウンドテーブルのメリットです。では、そうしたメリットはどのような場面で活用するのが良いのでしょうか。ラウンドテーブルが効果を発揮する5つのシーンをご紹介します。

シーン1．メディアとの関係を構築する記者懇談会

ラウンドテーブル形式は、記者懇談会で活用できます。10人以下のメディア関係者を招待し、自社との関係性を構築します。

当日は議題をいくつか設けて、企業とメディアから意見を出し合いディスカッションを行います。メディア関係者は企業からの情報を求めていますし、企業は記事を掲載してもらえるメディアとの良好な関係を求めています。

ラウンドテーブルを用いてお互いがメリットに感じられるような情報を交換する場を設けることで、広報PR活動にも良い影響を与えられる可能性があります。

シーン2．記者を招待した小規模セミナー

ラウンドテーブル形式は、自社とメディア関係者の関係を構築するだけでなく、記者に特定の業界について知ってもらう勉強会としても活用できます。その場合は、小規模セミナーという形で記者を招待し、業界をよく知る専門家にも参加してもらいましょう。

記者を招待した小規模セミナー開催の目的は、結果として自社や自社製品への理解を深めてもらうことにあります。業界の動向や課題を記者に知ってもらうことができれば、自社製品やサービスに関する記事を執筆する際にも内容に厚みが出ます。

シーン3．サービスの認知拡大を狙った発表会

サービスの広報PR活動でもラウンドテーブル形式は活用できます。企業や広報PR担当者が思っているほど、メディア関係者や記者は商品やサービスのことを理解していません。

特に、大きな発表会の実施が難しい中小企業では、ラウンドテーブルによる小規模の発表会が有効です。10以下の媒体の関係者を招待し、改めてサービスの強みや特徴などをプレゼンすることで、サービスへの理解を深めたり、興味を持ってもらいやすくなります。

新規の商品だけでなく、既存商品の広報PR活動にもおすすめです。既存商品は発売から時間が経過すると新しい情報がなく集客が非常に難しくなります。そのような場合でも、季節のイベントに絡めたり、軽微なリニューアルをしたりすることで、広報PR活動が可能になります。親交がある媒体の担当編集者の変更をきっかけに実施するのも良いでしょう。

サービスの認知拡大を狙ったラウンドテーブルでは、商品やサービスの情報だけでなく、市場や社会の動きなどを絡めて説明すると説得力が出ます。記事にしてもらいやすくするため、ひとつのストーリーとして話すのがおすすめです。

シーン4．協力会社や取引先との意見交換の場

ラウンドテーブルは、協力会社や取引先との意見交換の場としても有用です。普段からやりとりがある企業の担当者を招待して、発注元や受注先などに関係なく話し合います。

普段の仕事のやりとりから、今後の仕事の提案まで幅広く議論できるのがポイント。ラウンドテーブルをきっかけに新たなアイデアが生まれる可能性も期待できます。まずは良好な関係性を築くことを目的にラウンドテーブルを実施しましょう。

シーン5．利用者のリアルな声を聞くユーザー会

商品やサービスに関して利用者のリアルな声を聞きたい場合にも、ラウンドテーブルは有効活用できます。自分たちでは気づいていなかった商品の特徴や使い方、逆に改善すべき点などについて直接意見を聞けるのがメリットです。

ただし、ユーザー会に招待できるのはユーザーの中のごく一部のみです。偏った意見が収集されやすい点を念頭に入れて、開催意図を明確にしてから実施しましょう。

広報PR活動でラウンドテーブル形式を導入するときの5つのポイント

ラウンドテーブル形式はただ実施すれば効果を得られるというものではありません。実施前の準備やルール設計から、実施後のアフターフォローまでを決めておき、目的に対して最大の効果が得られるように考える必要があります。広報PR活動でラウンドテーブル形式を導入する際に知っておきたい、5つのポイントを解説します。

ポイント1．目的を明確にする

ラウンドテーブルの実施を通して、メディアとどのような関係を築きたいのかを明確にすることが大切。例えば、気軽に情報をやりとりできるような関係性を作る、〇〇と言えばこの企業というイメージを持ってもらうなど。

その上で、当日のテーマを考える。メディア関係者がラウンドテーブルに参加して良かったと思うような情報を提供し、お土産として持って帰ってもらうことを一番に考える。

ポイント2．当日のルールを設計する

ラウンドテーブル開催の目的を明確にした後は、当日のルール設計を行いましょう。効果を最大限に発揮するためにはルール設計が必須です。

例えば、以下のようなルールが考えられます。

• 参加人数は10名程度
• 開始時刻と終了時刻を厳守する
• 1時間程度が目安
• 時間内のスケジュールを決める
• 自身がファシリテーターを務め、参加者全員が意見を出せるようにする

ルールは参加人数、時間に関する決めごとからファシリテーターの役割までを決めますが、開催する目的ごとに内容を変えましょう。

ポイント3．参加者にラウンドテーブルのルールを周知する

ラウンドテーブルの効果を発揮するには、ファシリテーターのスムーズな進行はもちろん、参加者の協力も必要不可欠です。当日までに基本ルールを周知し、理解したうえでディスカッションに参加してもらうよう協力を仰ぎましょう。

具体的には、「双方向のコミュニケーションを重視していること」「参加者の地位は排除して話し合うこと」「相手の意見を否定しないこと」などをルールとして周知します。

ただし、ルールを守ることを意識するあまり、参加者同士の良好な関係構築が妨げられては本末転倒です。ファシリテーターはお互いにとって有益な意見交換ができているかや、対立関係を生んでいないかなどをチェックしながら議論を進行しましょう。

ポイント4．必ず振り返りを行い過不足がある箇所を改善する

ラウンドテーブルは一度で完璧に行えるものではありません。実施するごとに不足していたり過剰だったりする部分が見えてくるので、振り返りと改善は必ず行います。

社内での振り返りに加えて、参加者へのアンケートも取りましょう。アンケートは設計も大事です。設問を作る際は仮説を持ち、ユーザーインサイトを得られる内容にします。回答を誘導したり、バイアスがかかったりするような設問になっていないかも確認する必要があります。

そして、アンケートは必ず回収します。そのためには、回収できる仕組みも必要です。ラウンドテーブル実施後、その場で回答してもらうのが望ましいでしょう。

ポイント5．実施後のアフターフォローを厚くする

ラウンドテーブル開催後は、参加者に対して必ずアフターフォローを行いましょう。参加してみてどう感じたのかや、参加する価値があったと思うかなどフィードバックをもらいます。加えて、文章化された記事を参加者全員に共有するなど、情報共有も大切です。

アフターフォローは、今後もラウンドテーブルに参加してもらうために必要な作業です。参加することでほかでは入手できない情報が手に入る、ほかのメディアと情報交換できるなどのメリットを感じてもらえるよう、当日にはなかった資料や情報は後日でも良いので積極的に提供しましょう。

メディア露出の確度を高める広報PR活動の手段のひとつとしてラウンドテーブル形式を活用しよう

通常のセミナーや商品発表会とは違い、ラウンドテーブル形式は少人数で行われます。一人ひとりと話ができるため、サービスの特徴やポイントを理解してもらいやすくなります。

対面で話すことで関係を構築できるため、自然とメディア露出の確度が高まります。通常の広報PR活動に加える形でラウンドテーブルを実施し、サービスの認知拡大に活用しましょう。