プレスリリースの基本構成は？構成の作り方・入れるべき要素・注意するポイントを紹介

プレスリリースを書くときの構成の作り方は？

プレスリリースは、新聞やテレビなどのメディアに対して自社の情報を発信するための文書で、記者が記事を書くための情報源であり、取材や、テレビ番組に取り上げてもらうきっかけにもなります。

しかしながら、プレスリリースは、1日数十～数百通という大量の数が届きます。日々取材や締め切りに追われる忙しい記者が、送られてくるプレスリリースを一つひとつ全文読むとは限らないというのが実情です。

そのため、多忙な記者がすぐに内容を理解し判断できるように、要件が一目で理解できる構成にすることが肝。最後まで読み切らないと伝えたいことが伝わらないといった構成は避けましょう。伝えたいこと・重要な事柄を最初の方に、下に行くにつれて詳細などの付随情報となるような構成で書くと全文を読まなくてもおおよその内容が把握できます。

プレスリリースには、これらを考慮した基本的な構成があります。入れるべき要素と合わせて解説していきます。

プレスリリースを作成するときに必ず入れるべき要素

プレスリリースは、大きく「6つの要素」からなり、以下の順番で構成されます。それぞれの要素がもつ役割を理解しておきましょう。

1．タイトル

タイトルは、プレスリリースの看板を担います。タイトルをまず見て「ニュースとして価値があるかどうか」を判断します。タイトルを見て興味がわかないことには、本文まで読むまでには至らず、本文がどんなに優れた文章でも、無意味になってしまいます。

タイトルといっても、派手な言葉を使ったり、内容とかけ離れたキャッチコピーを使ったりする必要はありません。読み手である忙しいメディア関係者のことを考え、事実を出来る限り簡潔に書き、一目でパッと読めるよう、30文字程度に収めると良いでしょう。

2．リード文

タイトルの次に目を通すのがリード文です。リード文の役割は、「この部分を読めばプレスリリースの内容の根幹がわかる」ことです。

タイトルで興味を持ったメディアは、「いつ（When）、誰が（Who）、何をする／した（What）」かを読み、ニュースとしての価値があるかを見極めます。リード文にすべてを盛り込む必要はなく、言い切れなかった要素は本文で補足すれば問題ありません。目安は250~300字程度、最大400字以内に収めます。「【現役広報が教える】プレスリリースの書き方10のコツ・基本の5構成」の記事内にもある通り、5W2H（＋展望）にのっとり、発信したいことがコンパクトとなるよう整理してみましょう。

3．本文

本文では、発信したいニュースの詳細を説明します。だらだらと書いていては、タイトルやリード文同様、読まれるプレスリリースにはなりません。情報量と読みやすさのバランスを考えながら作成する必要があります。

メディアが取り上げたいと思うニュースは、「①新しい情報であること」「②事実であること」「③社会的な意義があること」です。この原則にのって、本文の情報を整理すると良いでしょう。これらを簡潔にまとめるためにも、以下の流れで本文を構成してみてください。

【本文の構成例】

1. 見出し
2. 商品／サービスの特徴・詳細
3. 背景
4. 今後の展望

4．画像

画像は、正確かつ多くの情報を伝えることができ、プレスリリースに目をとめるアイキャッチとしての役割も担います。また、メディアが「どんな画を撮ることができるのか」「どんな記事／企画構成にできるのか」を検討するための材料ともなります。必ず1～2つはプレスリリース内に取り入るようにしましょう。

5．企業情報

プレスリリースを読んだメディアが、そのプレスリリースの発信元である企業や団体の事をもともと知っているとは限りません。企業の規模に問わず、簡潔に企業概要を入れておくと親切です。企業サイトのURLを記載することで、発信したプレスリリース以外のニュースについても知ってもらえるきっかけになります。

6.  連絡先

ニュースには鮮度があります。プレスリリースを見たメディアからの問い合わせにすぐに応えられる連絡先を記載しましょう。会社の固定電話やメールアドレスだけではなく、携帯電話や担当者名まで記載があると、取材機会を逃さずに済みます。

プレスリリースの構成を決めるときに注意すること

基本の6構成についてしっかり理解していても、いざ書き始めると、読み手であるメディアの気持ちになって書けているのか不安になるもの……。どんなことに注意してプレスリリースの構成作りにあたるべきなのか、5つのポイントでご紹介します。

1．一番伝えたいことが何かを整理する

広報担当者としては、プレスリリースは「メディアに情報を届けるための文書である」と捉えると、伝えたいことが溢れてしまうかもしれません。しかし、あれもこれも情報を盛り込んでしまうと、結局何を伝えるためのプレスリリースなのか目的を見失ってしまいます。

プレスリリースを書く前に、何を一番伝えたいのかを整理することから始めましょう。本当に伝えたい情報を届けるために、情報をそぎ落とすことも重要です。

2．「逆三角形」を意識する

多忙を極めるメディアにとって、毎日膨大な数が届くプレスリリースを一つひとつ最後まで読むことは不可能なことです。そのため、最も伝えたいことや重要な事柄は、プレスリリースの読み始めの方に書き、後半に行くにつれて詳細などの付随情報となるように、「逆三角形」を意識して構成していきましょう。

3．ニュースバリューのある情報は目立つ位置に

メディアはプレスリリースを、「ニュースになるかどうか＝ニュースバリューがあるかどうか」という視点で読みます。ニュースバリューは、従来にはなかった、または他と差別化できる＝「新規性」や、今報道として取り上げる価値がある＝「社会性」があるかどうかなどで決まります。発信するプレスリリースの切り口の中に、「新規性」や「社会性」があるかどうかをあらかじめ整理しておきましょう。プレスリリース構成の中でも目立つ位置にキーワードを盛り込んでおくことでメディアからの注目度を高めることができます。

どのような情報がニュースバリューになるのか、以下を参考にしてみてください。

【ニュースバリューのある情報】

1. 時流・流行・トレンドに乗っている
2. 斬新的である
3. 意外性がある
4. 希少価値がある
5. 実利・実益がある
6. 季節性がある
7. 今までで一番である
8. 将来性が見込める

4．画像はアイキャッチ。分かりにくい画像は避ける

文字だけで構成されたプレスリリースよりも、画像があることで見やすくなり、また目に留まりやすくなります。とはいえ、目立つ画像であればなんでも良いということではありません。画像は、メディアが報道する際にも使用するものです。プレスリリースの内容を補足したり、想起させたりといった、プレスリリースの内容と即した画像を選定するようにしましょう。

5．A４用紙１~3枚でおさまるボリュームに

プレスリリースは、原則として「1リリース1テーマ」であることがポイントです。要点が散漫し、枚数の多いものは読まれないことが多いでしょう。枚数は多くてもなるべく3枚を上限とし、2つ以上の訴求ポイントを盛り込まないことを徹底しましょう。

読み手の気持ちになってプレスリリースの構成を作ろう！

今回は、プレスリリースの基本的な構成や、構成を決める上で注意すべき5つのポイントをご紹介しました。

初めてプレスリリースを作成する方にとっては、プレスリリースには何を盛り込めばよいのか、何から書けば良いのか等、迷うことがあるかと思います。その際には、「なぜプレスリリースを発信するのか」といった目的に立ち返ってみましょう。

「届けたいニュース」があって、「届けたい相手」があるからこそプレスリリースを発信するはずです。その相手先の気持ちになって、どうしたら伝わりやすいプレスリリースになるのかという視点で構成を考えると、書きやすくなります。是非、実践してみてください。