【PR TIMESノウハウ】Webクリッピングで過去記事を検索する方法&使用時の注意点を紹介

プレスリリースを配信する目的の多くは、よりたくさんのステークホルダーに自社の情報を届けることでしょう。しかし、届いたか否かをどう検証したらいいのか悩んでいる広報担当者もいるのではないでしょうか。

広報活動においてより良い情報発信を行うには、自社に関する情報がどのように報道されているのか、プレスリリースを配信してどんなメディアにどのように取り上げられているのか検証することが重要です。

検証材料となるメディアの掲載情報をチェックするのに活用できるのがクリッピングサービス。今回はPR TIMESで提供しているサービス「Webクリッピング」のオプション機能「過去記事検索」について解説します。

Webクリッピングの概要

まずは「Webクリッピング」について説明します。Webクリッピングはキーワードに基づいて、主要Webメディアに掲載された記事を取得。PR TIMESから配信したプレスリリースがどんなパートナーメディアに転載されたのかだけでなく、どんなWebメディアに情報として取り上げられたのか、またそのメディアからどのように転載していったのかなども確認できます。

キーワードは任意で設定できるので、自社の情報だけでなく他社や業界全体の報道傾向も確認できます。サービス概要は以下の記事も参考にしてみてください。

「クリップ」機能はあらかじめキーワードを登録して利用しますが、「プレスリリース配信前に設定しておくのを忘れてしまった」「SNSでバズっているようなのでWebメディアの掲載状況も確認したい」など予期せぬ事態で過去の記事をさかのぼって掲載情報を把握したいこともあるでしょう。そんなときには「過去記事検索」が便利です。

本記事では、Webクリッピングに備わっている様々な機能の中から、「過去記事検索」について解説します。

Webクリッピングで過去の記事を検索する方法

過去記事検索」機能を使ってどのように過去の掲載情報を取得するのか、検索手順や結果一覧のダウンロード方法を解説します。

以下からの解説はWebクリッピングのアカウントが必要になります。お持ちでない方はよくある問い合わせの3をご確認ください。

過去記事を検索するためには、まず「Webクリッピング」のサービスページからログインしましょう。サイドバーのメニューから虫眼鏡マークの「過去記事検索」「記事検索」とクリックして、以下の項目を設定していきます。

Webクリッピングの操作画面01

<過去記事検索の設定項目>
・対象期間
・キーワード
・除外キーワード
・転載
・カスタムメディア

それぞれの項目の設定ポイントをステップごとに解説します。

STEP1.対象期間を定める

まずは、対象期間を設定します。過去記事の検索は、過去12ヵ月まで検索可能。さかのぼって記事をクリップしたい期間をその範囲内で定めましょう。記事が公開されてからクリップされるまで約2時間ほどかかりますが、当日の掲載情報を調べることも可能です。

対象期間の枠内をクリックするとカレンダーが表示されます。直接数字を入力することも可能です。

Webクリッピングの操作画面02

検索結果の表示件数がオーバーする場合は期間を狭めるなどの調整も必要になってきます。あまり長期間だと検索に時間を要するなど負荷もかかるので適切な期間を設定しましょう。

STEP2.キーワードを登録する

次にキーワードを登録します。Web上に無数にあるページの中からクリップする条件を設定するための大切なステップです。

キーワード登録する主なポイントは以下です。

<キーワード登録のポイント>
・キーワードは5つまで登録可能
・複数の条件を設ける複合キーワードも登録可能(単語が複数あっても1キーワードとカウントする)
・半角と全角は区別しない(数字、アルファベット、カタカナ、スペース、記号)
・媒体ごとの表記揺れを加味して複数登録する

キーワードには「AND検索」と「OR検索」があります。詳細はこの先「注意点2」で詳しく解説します。

STEP3.除外キーワードを登録する

指定したキーワードを含む記事はクリップしない、という除外キーワードの設定も可能です。除外キーワードも通常のキーワード同様に、AND検索とOR検索が可能で、5キーワードまで登録できます。その際、除外キーワードが通常キーワードと重複してしまう場合、すべて除外となってしまうので注意しましょう。

例えばフランスに関する記事をクリップしたいときに通常キーワードに「フランス」と登録すると「フランスパン」に関する記事もクリップしてしまいます。その際に、除外キーワードに「フランスパン」と登録すると、「フランスパン」という単語を含む記事は除外できます。

対して、フランスパンに関する記事をクリップしたいときに除外キーワードに「フランス」と登録すると、フランスパン関連の記事もすべて除外されてしまうので注意しましょう。

STEP4.クリップ範囲を設定する

上記STEP1~3で設定した条件に基づいて記事をクリップする際の、クリップ範囲を設定しましょう。

範囲設定1.転載

一次情報となる「パブリシティ」とその「パブリシティ転載」をクリップするか選択できます。同様に、PR TIMESからプレスリリースを配信した際にパートナーメディアに転載される「リリース原文転載」もクリップするか選択できます。

メディアへの総掲載件数を把握したい場合は全て選択し、どんな媒体でどのような文脈で情報が取り上げられたのか調べたい場合は「転載」の2つはチェックを外す、など用途によって使い分けましょう。

Webクリッピングの操作画面03

また、転載の絞り込みは検索結果が出た後(STEP6)でも可能です。あらかじめ絞り込で検索した範囲を後から広げることはできないので、この段階ではあまり絞り込まず、結果を保存した後で調整する方が良いでしょう。

範囲設定2.カスタムメディア

Webクリッピングの調査対象メディアは約2,200媒体超ありますが、クリップ範囲のメディアをカスタムすることも可能です。「このメディアには必ず取り上げてほしい」など注力メディアが決まっている場合などには、カスタム設定をすると確認がスムーズになるでしょう。

多くの場合はカスタムせず、全ての範囲を検索することを推奨します。

STEP5.検索開始する

STEP1~4まで設定完了したら、「検索条件を開始する」ボタンをクリックして検索を開始しましょう。

Webクリッピングの操作画面04

検索結果が1万件以上になる場合はアラートが出ます。

Webクリッピングの操作画面05

多くがビッグワードや検索期間が長期であることが要因です。STEP1で設定した対象期間を狭めたり、STEP2のポイント1で解説したAND検索を活用してキーワードを絞り込むなどして調整しましょう。「いつの期間」に「何に関する記事」を調べたいのか明確にしておくとスムーズです。

問題ない場合は「検索開始」ボタンをクリックして進めましょう。

STEP6.検索結果を保存する

検索結果となるクリップされた記事はWeb上で確認可能です。記事タイトル名をクリックして確認してください。

また、検索結果は保存可能です。データをダウンロードしたり、検索結果を条件で絞り込む場合も保存が必要になります。

Webクリッピングの操作画面06

ダウンロード

保存したものは「過去記事検索」の「レポート一覧」から確認できます。Excel・CSVデータとしてダウンロードも可能です。

Webクリッピングの操作画面07

<ダウンロード形式>

・Excelデータ:検索結果1,000件まで
・CSVデータ:検索結果10,000件まで

詳細確認

グラフの確認、検索結果の絞り込み、Web上での記事確認などの詳細も確認できます。

Webクリッピングの操作画面08

絞り込んだ結果をダウンロードすることも可能です。可能件数が変わるのでご注意ください

<ダウンロード形式>

・Excelデータ:検索結果500件まで
・CSVデータ:検索結果5,000件まで

類似一致はAND検索など複合キーワードにした際、完全一致ではないものを含めるか否かが選択できます。

Webクリッピングで過去の記事を検索するときの注意点

次に、Webクリッピングで過去の記事を検索する際に知っておいていただきたい注意点について紹介します。

注意点1.さかのぼられるのは過去12カ月まで

STEP1の対象期間の設定でも記述した様に、過去記事検索では過去12ヵ月までしかさかのぼられません。広報の年間計画を立てる際などに過去の掲載情報を参考にすることもあるかと思います。計画的に情報を収集しておきましょう。

また、過去検索の調査期間内である12ヵ月の間でも、更新頻度の多いニュースメディアは掲載期間が短かったり、何らかの事情でWeb上から記事が削除されてしまうこともあります。その場合も、過去記事検索でクリップすることは可能ですが、リンク先が削除・変更されているとページの確認ができずエラーが表示されます。掲載情報は定期的に確認しましょう。

注意点2.キーワード設定はAND検索とOR検索

欲しい情報を漏れなくクリップするため、また不要な情報をなるべく取り除くため、キーワード設定はAND検索とOR検索を活用しましょう

ポイント1.AND検索で条件を絞り込む

過去記事検索では「AND検索」と「OR検索」を組み合わせてキーワードを設定します。

「AND検索」は1単語ではなく複数の単語を検索条件とすることです。「●●」という単語を含む記事をクリップするのではなく、「●●」と「▲▲」の両方の単語を含む記事をクリップしたいときには単語の間にスペースを入れて「●●(スペース)▲▲」と入力して、これで1キーワードとして登録します。3単語以上でも可能です。

例えば●●社と▲▲社が業務提携を開始したことを取り上げた記事を検索したい場合、「●●社」のキーワードだけでは提携情報以外の記事もクリップしてしまいます。そのため「●●社(スペース)▲▲社」と含む単語の条件を追加します。

さらに、様々な企業名が登場する株価に関する記事やまとめ記事など、たまたま1記事内に両社名が記載されることもあるでしょう。そのような記事も、本来探していた記事ではありません。そのため「●●社(スペース)▲▲社(スペース)提携」と条件となる単語を追加して絞り込むことも有効です。

何に関する記事をクリップしたいのか、目的をしっかり定めるのがキーワード設定のポイントです

また「・(中黒)」や「?」「=」などの記号は、メディアによって文字に変換されるなど表示に差が生じることもあります。その場合は記号をスペースに置き換えてAND検索にするなど工夫しましょう。

ポイント2.OR検索で表記揺れや表現の違いを考慮する

「OR検索」は検索条件となるキーワードを複数設けることです。「A」のキーワード、もしくは「B」のキーワードを含む記事をクリップしたい場合などに活用します。エンターキーを押すごとに1キーワードごとに囲まれるので、続けて次のキーワードを入力してエンター、と登録していきます。5キーワードまで登録可能です。

例えば、ひな祭りに関するキャンペーンを開催して、それに関する記事を検索したとします。その際、「ひな祭り」と記載するのか「雛祭り」なのか「ひなまつり」とするのか、メディアによって表記に揺れが発生します。そのため、考え得る表記を複数登録しましょう。

自社に関する記事をクリップしたい場合は上記で解説したのAND検索も用いて「社名(スペース)ひな祭り」「社名(スペース)雛祭り」「社名(スペース)ひなまつり」とすると良いでしょう。

注意点3.ファイル保存できるのは月間20回まで

検索結果の保存は1ヵ月に20回までです。回数のリセットは、月初1日にされるのではなく、アカウントの契約日を起点に1ヵ月ごととなります。1ヵ月内に上限に達してしまった際は次のリセット日を待つか、別の有料アカウントを用意しましょう。

Web上でクリップ記事を確認することは制限なく可能なので、プレスリリース配信直後にちょっと様子を見たいときは保存せずにその場で確認する、など用途によって使い分けるのが良いでしょう。

Webクリッピングの操作画面09

STEP6で保存した検索結果の保存期間は2ヵ月間です。保存回数は1ヵ月に20回までですが、1度保存した検索結果データのダウンロードは期間内であれば無制限で行えます。必要なデータは2ヵ月以内にダウンロードしておきましょう。

注意点4.過去記事検索の無料利用は機能に制限がある

これまで解説したSTEP5まではWebクリッピングのアカウントを開設した時点で利用可能ですが、STEP6のファイル保存やデータのダウンロードは有料オプションとなります。オプションをつけてない過去記事検索を無料利用中の場合は過去記事検索のページ左上に表示が出ます。

Webクリッピングの操作画面10

無料利用中は以下のような制限があります。

  • 検索は1日5回まで(※画像1)
  • 検索結果の表示は30件まで(※画像2)
  • 検索結果の保存不可
Webクリッピングの操作画面11
※画像1:検索1日5回まで
Webクリッピングの操作画面12
※画像2:表示30件まで

有料版への申し込みは画像1にあるボタンから可能です。

Webクリッピングの過去記事検索についてよくあるお問い合わせへのQ&A

最後に、Webクリッピングの過去記事検索に関して、よくあるお問い合わせを紹介します。

1.「クリップ」と「過去記事検索」は何が違うの?

「クリップ」と「過去記事検索」は、キーワードに基づいてWebメディアの記事をクリップするのはどちらも同じです。一方、「クリップ」はあらかじめキーワードや期間を設定しておくのに対し、「過去記事検索」は過去の記事掲載をさかのぼってクリップします。

これから配信されるプレスリリースに関する記事掲載を収集したいときや、自社やブランドなどキーワードが変動しないものを長期的に収集したいときは、クリップ登録しておいて都度確認するのが良いでしょう。

クリップ登録を設定しておいたデータを必要な際に都度ファイルをダウンロードしたり、当日中・直近の状況を把握したい場合は過去記事検索を利用するなど、必要に応じて併用するのもおすすめです。

<クリップと過去記事検索の機能の違い>
・クリップは前日分までの掲載が確認可能
・過去記事検索は約2時間前までの掲載が確認可能
・SNS波及数取得はクリップのみ可能
・検索結果の類似一致を含むのは過去記事検索のみ

2.Webクリッピングの過去記事検索やクリップの料金プランは?

「Webクリッピング」サービスにおける、過去記事検索やクリップの料金は、プレスリリース配信サービス「PR TIMES」の利用の有無によって料金が変わります。

料金プランに関しては以下の記事を参照ください。

3.Webクリッピングや過去記事検索にはどうやって申し込むの?

クリップや過去記事検索の機能を活用するには、まずは「Webクリッピング」のサービスアカウントを開設しましょう。

PR TIMESのプレスリリース配信サービスを利用していなくてもWebクリッピングは利用可能ですが、PR TIMESのプレスリリース配信用企業アカウントを所持している場合は料金が割引になります。

特別料金を適用する条件として、「PR TIMES」とアカウント連携を行う必要があるのでご注意ください。PR TIMESのプレスリリース配信用アカウントの管理画面にログイン後、以下の手順で連携可能です。

  1. サイドバーの「設定」をクリック
  2. 「料金プラン」を選択
  3. 「Webクリッピングレポート」の「詳細」をクリック
Webクリッピングの操作画面13

PR TIMESの企業アカウントを所持してない際の、Webクリッピング新規アカウントのお申し込みはこちらです。

「クリップ」や「過去記事検索」などの申し込みはWebクリッピングのサイドバーより各機能をクリックすると申し込み案内が表示されます。

4.過去記事検索 を止めるときはどうするの?

「過去記事検索」を止めるには、問い合わせフォームよりサービスを終了したい旨をご連絡ください。

お問い合わせはWebクリッピングのページ右下の「?」マーク、もしくは右上のボックスマークからできます。問い合わせに必要な企業アカウントも同様に右上に表示されています。

Webクリッピングの操作画面14

「クリップ」や「SNS波及数取得」は契約者自身で次回更新の停止が可能で、次回の契約更新日をもって終了できます。

クリップの更新停止方法

クリップ一覧から該当するクリップの「設定」を開き、「契約形態」のタブから「毎月自動更新しない」を選択すると、更新が停止されます。

Webクリッピングの操作画面15
Webクリッピングの操作画面16

SNS波及数取得の更新停止方法

SNS波及数取得はクリップのオプションのため、上記のクリップを更新停止するとSNS波及数取得も同じく停止されます。

クリップは継続するけどSNS波及数取得だけ停止したい場合は、上記のクリップ停止の手順同様に該当するクリップの設定画面を開き、「オプション」のタブから「利用停止」をクリックしてください。

Webクリッピングの操作画面17

「利用停止」をクリックすると以下画像のように「利用停止設定中」となります。このように、「オプション」タブ内で現在どのようになっているか確認することも可能です。

また「自動更新の停止」になるため、つぎの契約更新まではSNS波及数は取得されます。

例:クリップ調査期間「03/24~04/23」の場合

SNS波及数取得を4月5日に停止設定した場合でも、4月23日まではSNS波及数は調査され、料金も通常通り発生します。

Webクリッピングの操作画面18

「利用停止設定中」になった状態で再度クリックすると、停止設定を解除することも可能です。これは次回の更新停止を設定している状態のため、クリップしている1カ月間に「停止設定」「停止設定の解除」を繰り返しても、上記の通り停止設定中でも調査は行われているため支障はありません。

また長期間クリップ登録している場合は、次回更新の設定によって1カ月だけ利用しない、とすることは可能です。

例:クリップ調査期間「03/24~06/23」の場合

「03/24~04/23」→SNS波及数取得を利用する

「04/24~05/23」→SNS波及数取得を利用しない

「05/24~06/23」→SNS波及数取得を利用する

過去記事検索を活用して広報活動のPDCAに役立てよう

プレスリリースは配信して終わりではないのと同様に、広報活動も情報を発信した後にどのような広がりを見せているのか、生活者にまでリーチしたのか確認することが重要です。検証を続けることで媒体ごとの傾向が掴めたり、次のより良い広報活動に繋がっていきます。

直近の記事掲載を確認したい場合や、市場で最近気になる情報をさかのぼってチェックしたい場合には、ぜひ「過去記事検索」を活用してみてはいかがでしょうか。

この記事のライター

大森 美野

2015年にPR TIMES入社。主にPR活動レポート作成をしていましたが、もっとお客様の声が聞きたくて2019年よりカスタマーリレーションズ本部に異動。情報を欲していた広報担当時代を思い出しながら、PR TIMES MAGAZINEではたくさんのアレコレを届けていきたいと思います。石橋は叩きすぎて壊すタイプ。でもたまにスキップで渡っちゃいます。

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