プレスリリースを作成した後「プレスリリースはどこにどう出したらいいの？」「送付するメディア先ってどう決めるの？」「メディアとのコネクションがない場合はどうすれば……。」などの疑問を抱える広報の方も、多いのではないでしょうか。
本記事ではそんな広報のお悩みに対し、プレスリリースの出し方、送付先について解説。受付窓口や、メディアリストの作り方、連絡先がわからなときの対処法をご紹介します。
プレスリリースの送付先を決める3つの手順
プレスリリースの効果を最大限にするためには、紹介したい内容と親和性の高いメディアへ送り、取り上げてもらう必要があります。
プレスリリースを作成したら、3つの手順に沿って送り先を決めていきましょう。記者とのコネクションが無くても取り組める方法を、以下でご紹介します。
1. プレスリリースにマッチしたメディアを選ぶ
まず、プレスリリースの内容とマッチしたメディアを選びましょう。メディアの専門分野から選ぶ方法と、企画から選ぶ方法があります。
たとえばグルメ系のイベント告知であれば、グルメ系のWebメディアや雑誌、テレビ番組などが思い浮かびます。BtoBのサービスであれば、ビジネスマンや特定の担当部門にフォーカスした専門メディアなどが選択できそうです。地域密着のネタであれば、地方紙が強いでしょう。
一方、全国紙やキー局はあらゆるテーマを扱うため、「グルメ」「テクノロジー」「ビジネス」「農業」など、さまざまなカテゴリーの企画を立ち上げています。記事や番組を見返して、プレスリリースの発表内容を取り上げてもらえそうな企画があれば、アプローチを検討しましょう。
2. コンテンツの署名や組織図から、担当を割り出す
新聞社やテレビ局のコンテンツを見ていると、担当記者やディレクターの名前が記載されていることがよくあります。これらの「署名」は、取材時点での記者の部署・担当分野がわかる、貴重な情報源です。
また、Webサイトで公表されている組織図を見れば部署名を知ることができます。
たとえば日本経済新聞社の組織図を見ると、編集局の下に「ビジネス報道」「金融・市場」「政策報道」など、分野別の名前がついたユニットが置かれていることがわかります。
参考： 日本経済新聞社 組織図
これらは、プレスリリースの発信が決まってから調べることもできます。ただ、日ごろから自社が属する業界、競合他社が取り上げられたニュースの「署名」や、組織体制などオープンな情報はチェックするよう、心がけましょう。
3. メディアリストを作る
メディアを選定して担当部署や記者名などの情報を集めたら、そのメディアのWebサイトにアクセスします。「取材依頼」「情報提供」などのキーワードとともに調べると、プレスリリースや取材依頼を送ることができる連絡先が記載されていることがあります。
複数社調べて、連絡先が紹介されている場合は、「メディアリスト」を作成しましょう。
- メディア名
- メディアの所在地（住所）
- 電話番号
- プレスリリースを送付できそうな連絡先
- 記者の名前
など、シンプルな項目でも構いません。「メディアリスト」を作って、少しずつ内容を充実させていくと、後々の広報PR活動がスムーズになるでしょう。
参考）主要メディアの受付窓口まとめ
発信したいメディアや対象となる企画が決まっている場合は、個別にアプローチするのも一計です。以下は、主要なメディアの問い合わせ・受付窓口ページのリンクです。
新聞
テレビ局
雑誌
プレスリリースの出し方・送付方法5パターン
プレスリリースの送付先が決まったら、次はアプローチの送付方法を考えます。
主に挙げられるのは、以下の5パターンです。
- プレスリリース配信サービスを利用する
- 面識のある記者やディレクター個人に直接送る
- 記者クラブに投げ込みをする
- 掲載してほしい媒体に直接送る
- 自社媒体での配信
それぞれの対象について、詳しく解説していきます。
1．プレスリリース配信サービスを利用する
多くのメディアに少ない労力でプレスリリースを共有できるのが、プレスリリース配信サービスです。1度の配信で数百のメディアにプレスリリースを送ることができ、送付先アドレスを持っていないメディアにもアプローチができます。
PR TIMESでは、1配信ごとに課金される単発配信、定額で何度でも配信ができる定額配信のプランがあり、1配信3万円からプレスリリースの配信ができます。
また、プレスリリースの内容に合った送付先を自動で選定してくれるプランもあります。メディアリストの作成に時間を割けない、十分な数のアプローチ先を確保できていないなどの場合は、プレスリリース配信サービスを検討してもいいかもしれません。
2．面識のある記者やディレクター個人に直接送る
過去にやり取りをしたことのある記者やディレクターに直接プレスリリースを送付するのも、ひとつの手段です。
記者個人のメールアドレスやSNSアカウントにアプローチすれば、たった一人の相手に向けて情報を送付することができ、担当者の目にとまる確率が上がります。記者が担当した連載や企画に目を通したうえで、「〇〇を拝見し、こちらの内容について情報提供させていただきたいです」などと声かけすることも検討しましょう。
記事に取り上げてもらえるかどうかは内容次第と言えますが、定期的に連絡を取り合うことで、関係性を築くこともできます。
広報を始めたばかりで記者やディレクターへの人脈がない場合は、積極的なメディアアプローチやイベント参加を通じて、人脈を作ることをおすすめします。
記者とのコネクションがない場合、たとえば「〇〇新聞社 編集局 〇〇部 御中」のような宛名で、郵送することもできます。ただ、記者やディレクターのもとにはメールやFAX、郵送で毎日大量のプレスリリースが届きます。目をひくタイトルや面白い内容を心がけ、プレスリリースのクオリティを高めることも大切にしましょう。
3．記者クラブに投げ込みをする
記者クラブとは、大手メディアが中心となって構成される、公的機関や業界団体を取材するための組織です。対象となる機関が入るビルの中などに、記者が常駐していることが多いです。
記者クラブは全国各地にあり、とくに地方の記者クラブは届けられるプレスリリース数がそこまで多くないため競争率が低く、一つひとつに目を向けてもらいやすいと言えます。
記者クラブへのプレスリリース配信は通常、電話で持ち込みする旨を伝えてから、直接記者クラブへ投函します。電話でプレスリリースの必要部数と持参できる時間を確認することも、忘れないようにしましょう。
記者クラブへの持ち込みに際して、一方的な宣伝PRのプレスリリースを持ち込むことは避けましょう。公共性があり、社会的意義の大きいニュースであれば受け入れられやすいです。
4．掲載してほしい媒体に直接送る
プレスリリースを掲載してほしい特定の媒体がある場合は、直接その媒体にプレスリリースを送付することも一案です。
メディアに直接連絡をする場合は、そのメディアの特徴や読者層を意識した内容にカスタマイズすることが重要です。なぜ、その媒体に掲載してもらいたいのかをイメージできる内容にしましょう。
また、過去に取材や掲載の実績があるメディアであれば、再度取り上げてもらえる可能性が高まります。連絡先がわかっている記者や編集者に直接送ることで、見逃されるリスクも減らせます。
5．自社媒体での配信
自社のコーポレートサイトやSNS、ニュースレター、メールマガジンなどを通じてプレスリリースを配信することも有効です。メディア関係者に直接届くわけではありませんが、自社のフォロワーや顧客、業界関係者に情報を広めることができます。
プレスリリースを送付したいメディアの連絡先がわからないときの対処法
プレスリリースを送付したいけれど、宛先がわからないメディアもあるのではないでしょうか。次に、メディアの連絡先を調べる方法について紹介します。
メディアの問い合わせ窓口や運営会社の代表連絡先を調べる
まずは送付したいメディアの公式サイトや、運営会社のコーポレートサイトの問い合わせ窓口や連絡先を調べましょう。多くのメディアでは、プレスリリース専用のメールアドレスや問い合わせフォームが用意されています。問い合わせ窓口から適切な担当者につないでもらうことも可能です。
企業や報道関係者の連絡先がわかる資料を活用する
業界のデータベースや、報道関係者の連絡先がまとまっている資料などを活用して、報道関係者やメディアの連絡先を特定する方法もあります。PR手帳、マスコミ電話帳、iタウンページなどは、企業の連絡先がまとまっています。最新のものを活用し、検索してみましょう。
記事の署名を確認する
掲載してもらいたい媒体で、過去に似たテーマの記事があれば、その記事の署名を確認して、担当記者の名前や連絡先を探すのも一つの方法です。記事の署名にメールアドレスが記載されている場合もあり、直接その記者に連絡を取ることで、プレスリリースを確実に届けることができます。
最近では、記者やライターがSNSアカウントや、ポートフォリオ用のウェブサイトなどを持っていることも多いため、アプローチしたい記者がいる場合は、コンタクト可能な媒体がないか検索してみるのもおすすめです。
人脈をたどり、紹介を依頼する
自社のネットワークや業界の人脈を活用して、メディア関係者を紹介してもらう方法も効果的です。信頼できる紹介者を通じて接触することで、目を通してもらいやすくなります。
自社が想定している媒体や記者以外にも、親和性の高いメディアがないか相談するのも一案です。
プレスリリースを送付するときの注意点
最後にプレスリリースを送付するときに、知っておきたい注意点を紹介します。これらの点を把握したうえで、メディアや記者にアプローチするようにしてください。
メディアごとに掲載までにかかる期間が異なる
プレスリリースが送付されてから掲載されるまでの期間は、メディアによって大きく異なります。即日に掲載されることもあれば、週刊誌や月刊誌のように数週間から数ヶ月かかることもあります。内容や掲載時期を考慮して、早めに送付するよう心がけましょう。
送付先の働き方や忙しいタイミングを意識し、見てもらいやすいタイミングを狙う
プレスリリースを送付する際は、送付先のメディアや記者の働き方を意識し、タイミングを見計らうことが重要です。例えば、月初や月末は多忙なことが多いため、リリースが埋もれてしまうリスクがあります。プレスリリース送付におすすめのタイミングは以下の記事を参考にしてみてください。
プレスリリースの内容は自社でコントロールできない
プレスリリースを送付した後、その内容がどのように報道されるかはメディアの判断に委ねられます。編集の都合やメディアの方針によって、リリースの一部が変更されたり、意図しない角度で報道されることもあるため、語弊を生まないように、伝え方は慎重に検討するようにしてください。
プレスリリースを送付しても掲載されないこともある
プレスリリースを送付しても、必ずしも掲載されるわけではありません。内容がニュース価値に欠ける、タイミングが悪い、他の話題に埋もれてしまうなどの理由で、リリースが見送られることもあります。
そのため、プレスリリース送付後もフォローアップを行い、掲載の可能性を高める努力が必要です。
プレスリリースの内容に合った送付方法を決めていこう
プレスリリースの送付先を選び、情報を収集してアプローチする手順について紹介しました。発表しようとするプレスリリースの内容が、メディアと親和性のあるものか、取り上げてもらえる企画がないか、などの情報を常にピックアップしていくことが大切です。
メディアリストなどの作成も、継続的にブラッシュアップすることで広報活動の基盤となる資産になっていくでしょう。
記者個別の連絡先を一度に確認する魔法のような方法はありません。まずは、プレスリリースの窓口として設定されているメールアドレスやFAX番号を参考にしながら、コツコツと情報発信を重ねることが大切。
「窓口」の先には、読者に向けたニュースを届けるために奔走するひとりの「ビジネスパーソン」がいることも忘れずに、誠意ある連絡を心がけましょう。
＜編集：PR TIMES MAGAZINE編集部＞
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