【PR TIMESノウハウ】プレスリリース配信前に関係者へ共有したい!公開内容をシェアする3つの方法

プレスリリースは、新商品や新サービスの発表、人事交代、組織変更など、企業や団体が自らに関することをメディアに向けて広く発表する「公式な文書」です。そのため、プレスリリースを配信した後には、さまざまな反響が各メディアや生活者から寄せられる可能性があります。

反響が得られるのは、広報やPR活動にとってチャンスだと言えるでしょう。そんなチャンスを活かすためには、反響を受け入れられるだけの体制を作っておく必要があります。

また、プレスリリースは「公式な文書」として扱われるものですから、誤字脱字や事実と異なる事柄が記されているような事態は、団体としての信用問題にも関わります。不安を解消するためにも、第三者に事前に確認してもらうことは重要です。

本記事では、こうした場合に最適なプレスリリースを事前に関係する社内外へシェアするための3つの方法についてご紹介します。

プレスリリースの事前共有が必要な相手って?

プレスリリースの事前共有が必要になる相手としては、どのようなパターンが考えられるでしょうか。プレスリリースを配信した際の反響に対する体制作りや、本当にこの内容でプレスリリースを配信して大丈夫かの確認など、さまざまな状況が考えられますが、以下のような相手が想定されます。

  • 社内
  • PRパートナー(PR代理店やフリーランスなどの業務委託先)
  • 事業提携先
  • 投資先
  • PR TIMESのサポート&サクセスデスク(アカウント登録時)

PR TIMESでプレスリリースを事前に共有する3つの方法

では、上記で想定したような相手に対して、プレスリリースを事前に共有するにはどのようにすればいいのでしょうか。

プレスリリースを事前に共有するための方法は、全部で3通りあります。状況や相手に合わせて、利用しやすいものを選択して共有してみるといいでしょう。

1.パスワードを設定してプレビュー画面を共有

まず1つ目は、パスワードを設定してプレビュー画面を共有する方法です。

PR TIMESでは、プレスリリース配信前に内容を確認できるプレビュー機能を備えています。管理画面にログインすることなく、第三者が配信前のプレスリリースの内容を確認できます

ダッシュボードかプレスリリース一覧に表示されているリンクマークをクリックすると、第三者(企業向け管理画面にユーザー登録されていない方)でも配信前のプレスリリースをチェックできるプレビューページURLと、ページを閲覧するためのパスワードを発行するポップアップが表示されます。

パスワードを設定してプレビュー画面を共有
ポップアップを閉じるとパスワードは確認できなくなります。

このURLとパスワードを共有することで、第三者が事前にプレスリリースの内容を確認できるようになります。第三者にプレビュー画面を共有する方法については、以下の記事も合わせて参考にしてみてください。

2.現時点のものをダウンロードをして共有

2つ目は、現時点の内容のものをダウンロードして共有する方法です。

PR TIMESでは、プレスリリースの編集画面より、現時点の内容をPDF形式でダウンロードすることが可能です

PDF形式がダウンロードできるプレスリリーの編集画面

プレスリリース編集画面上部に表示されている「PDFでダウンロード」をクリックすると、現時点の入力内容がPDF形式で表示されます。その画面からダウンロードや印刷といった作業を行うことが可能ですので、このファイルを共有することで、公開予定の内容を共有することができます。

ただし、さらに更新や修正が加わった場合には、その都度PDF形式でのダウンロードが必要となります。ファイルで共有する場合は、日付やver.xなど、いつ時点の共有なのか相互に確認できるファイル名に変更するのが良いでしょう。

3.メールでテスト配信して共有

3つ目は、メールでテスト配信する方法です。

テスト配信機能とは、配信前のプレスリリースの内容や表示を最終確認するための機能です。プレスリリースの配信設定画面で「テスト配信」を選択すると、PR TIMESに登録している担当ユーザーのメールアドレスだけでなく、指定した任意のメールアドレス宛にもHTML形式のメールで事前に模擬配信できます

テスト配信機能で送付されるメール内容は、実際にプレスリリースがメールで配信された時と全く同じレイアウト・文面になります。

プレスリリースのテスト配信機能については、以下の記事も合わせて参考にしてみてください。

【番外編】社内で共有するなら共同編集も可能

プレスリリースを事前に共有したい相手が社内なのであれば、配信後の共同編集も可能です。PR TIMESでは、企業向け管理画面にログインできるユーザーを任意に増やすことができます。

ただし、共同編集する際には、事前にルールを決めておかなければ、せっかく編集していたプレスリリースの内容が消失してしまうなどの可能性もあるため、注意しましょう

共同編集について詳しくは、以下の記事を参考にしてみてください。

プレスリリースの事前共有でミスを最小限に

本記事では、プレスリリースを事前にシェアするための3つの方法についてご紹介しました。

プレスリリースは、企業や団体の「公式な文書」として扱われます。そのため、万が一にもミスがあれば、信用や信頼にも関わってしまうかもしれません。ミスを最小限にするためには、担当者一人だけではなく、上司や事業部長など複数名でのチェックが有効です

また、プレスリリースの配信後には、さまざまなメディアや生活者からの反響が得られることもあるでしょう。広報担当者にとっては大きなチャンスであるため、反響に対応するだけの体制は整えておきたいところです。

ミスを減らしたり、プレスリリースの内容を事前に周知しておくためにも、配信前に事前共有することは有効な手段です。本記事でご紹介した3つの方法を場面に合わせて活用して、プレスリリースの事前共有を行なってみてはいかがでしょうか。

この記事のライター

PR TIMES MAGAZINE編集部

日本最大級のプレスリリース配信サービス「PR TIMES」を運営すること12年。営業、カスタマーサクセス、パートナー事業に携わるメンバーが在籍しています。広報PR担当者さまからのお問い合わせやご相談の経験を活かし、広報PR担当者さまの気づきや行動につなげられる記事を執筆しています。

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