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メールマガジンの配信方法とは?効果・種類・書き方など基礎知識を紹介

 

読者に対してダイレクトに情報を届けられる「メールマガジン」。継続することで読者との信頼関係の構築につながるため、運用を検討している方も多いのではないでしょうか。

メールマガジンを配信するにあたって、法律面の確認や、書き方や配信方法をおさえることで、より効果的な運用が可能になります。

本記事では、メールマガジンを配信するメリット・種類・書き方・配信方法などの基礎知識から、確認しておきたい法律まで解説します。

メールマガジンを配信する3つの効果・メリット

SNSマーケティングが注目を集める昨今ですが、読者に直接情報を届けられるメールマガジンはマーケティング手法として根強い人気があります。

まずは、メールマガジンを配信する3つの効果・メリットについてご紹介します。

1.読者と良好な関係を構築できる

メールマガジンを配信する1つ目のメリットは、読者と良好な関係を構築できることです。

人間には、繰り返し接点を持つことで好感度が高まる「単純接触効果」とよばれる心理的現象があります。メールマガジンの配信を通して自社の情報に触れる機会を増やすことで、読者からの愛着を醸成できます。目にする情報が増え、自社について知ってもらうほど親近感もわくため、良好な信頼関係の構築につながるでしょう。

良好な関係を築くために重要なのは、メールマガジンの内容です。読者の興味関心がある内容や、読者が抱える課題解決につながる情報が記載されていれば、より信頼を醸成できるでしょう。

2.スピード感のある運用ができる

メールマガジンを配信する2つ目のメリットは、スピード感のある運用ができることです。

広告やオウンドメディアのコンテンツといった他のマーケティング手法と比較した場合、メールの文面の作成から配信までにかかる時間が短いため、最新の情報をタイムリーに届けやすくなります。

新製品の発売や期間限定の出店・イベントなどを知らせたい場合など、タイムリーな内容を詳細に伝えたい際にメールマガジンが適しているといえるでしょう。

3.コストを抑えた運用ができる

メールマガジン3つ目のメリットは、コストを抑えて運用できることです。

ダイレクトメールや広告出稿などの他のマーケティング手法と比較した場合、メールマガジン配信はコストを抑えた運用が可能です。

メールマガジンの見せ方にこだわる場合は、撮影費やイラスト制作費などが発生する場合もあったり、メールマガジン配信サービスを利用した際は配信費用がかかったりするケースもありますが、広告出稿や印刷代などと比較するとごくわずかだといえるでしょう。

メールマガジンの種類・配信のスタイル

メールマガジンには、「定期的な配信」と「ステップメール」の主に2種類の配信スタイルがあります。それぞれの詳細を紹介します。

定期的な頻度での配信

メールマガジンの1つ目の配信スタイルは、定期的な頻度での配信です。

「毎週火曜日」「毎月1日・15日」などの定期的な頻度での配信に加え、「キャンペーンやイベントのお知らせ」といった不定期のお知らせを配信します。

ステップメール

メールマガジンの2つ目の配信スタイルは、ステップメールです。ステップメールとは、あらかじめ用意したメールを、読者の段階にあわせて送信すること。一斉送信ではなく、個別に送信されるのが特徴です。

例えば、自社サービスの導入初期には参考となる導入事例を紹介したり、さまざまな利用方法を促したり、読者にあわせた内容を送信します。その後は1ヵ月ごと、7日間にわけてなど任意の感覚で段階にあわせた内容を送り、継続的な利用を促進するとともに、読者との関係を構築していきます。

メールマガジンの書き方・作り方

メールマガジンを配信するまでには、どのような工程があるのでしょうか。次に、メールマガジンを作成する3ステップを紹介します。

メールマガジンの書き方

STEP1.メールマガジン配信の目的を決める

メールマガジンの配信を通して自社への好感度を上げたい場合と、自社商品の利用率の向上を目的とした場合では、配信内容が異なります。

メールマガジンの配信自体が目的となってしまわないように、まずは配信する目的を定めましょう。

STEP2.配信するコンテンツの企画・配信スタイルの決定

目的が決定したら、目的の達成につながるコンテンツ内容を企画していきましょう。

後ほど詳しく紹介しますが、専門知識を活かした情報共有、特定のテーマを掘り下げていく、自社商品・サービスのTIPSの配信など、さまざまなコンテンツが検討できます。他社のメールマガジンの内容も参考になるでしょう。

企画のボリュームに応じて、1回のメールマガジンで完結させるのか、数回のステップメールに分けるのか、毎週の連載とするのかなど配信スタイルも決定しておきましょう。

STEP3.配信するコンテンツの制作

配信するコンテンツが決まったら、メールマガジンの原稿を作成していきましょう。

原稿の作成時には、構成・文章の長さ・テーマに沿った内容になっているかを意識するのがポイントです。

メールマガジンの構成は非常にシンプル。主に、タイトル・導入文・本文・フッターの3つで構成されています。中でも最も重要なのはタイトルと導入文。多くの方が本文を読むかどうかを判断する部分なので、挨拶だけで終わらせず、続きが読みたくなる文章を作るように意識してみてください。

本文では、タイトルとのズレがないかを確認しましょう。読者はタイトルを見て、メールを開くかどうかを検討します。タイトルと内容にズレがあってしまっては、今後の開封率にも影響を及ぼします。読者にとって有益な情報であるかどうかもチェックポイントです。

フッターでは主に、配信者の情報を記載します。後ほど詳しく紹介しますが、特定電子メール法において表示が義務付けられているメールマガジンの配信解除リンクを必ず設置しておきましょう。そのほかには、自社サイトのリンクやSNSの情報なども入れるのがおすすめです。

メールマガジンの配信方法

メールマガジンを配信方法について気になる方も多いのではないでしょうか。

次に、「ASPを利用したメール配信システムを活用する方法」「メールサーバーを活用する方法」の2つの配信方法について紹介します。

ASPを利用したメール配信システムを活用した配信方法

ASPを利用したメール配信システムとは、一斉送信のリスト管理やメールの作成・予約・配信を一括で行えるサーバーサービスのこと。

メールマガジンを配信する際に起こりがちな、誤送信や迷惑メールに振り分けられてしまうなどのトラブルを回避できるのが特徴です。さまざまな企業がシステムを提供しているため、機能やコストのバランスを考えて導入するのがおすすめです。

メールサーバーを活用した配信方法

メールサーバーの導入では、自社でサーバーを用意・構築し、運用を行います。自由にカスタマイズできるものの、初期費用やサーバー管理などのコストが発生します。

オリジナルでなければ導入できない機能がある場合は、メールサーバーを導入するのがおすすめ。それ以外の場合は、ASPを利用したメール配信システムを使うと、運用や管理が楽に行えます。

メールマガジンの配信内容・事例

メールマガジンを導入する際に悩む、配信の内容テーマ。自社の目的に沿ったテーマはどのような内容があるのか、なかなか決まらない場合もあるでしょう。そこで参考になるのは、他社の配信事例です。

「今年いちばん読みたい・読んでもらいたいメルマガ」という視点で、メールマガジン大賞を決定している「まぐまぐ大賞」は、部門ごとにさまざまなメールマガジンの事例を取り上げています。

紹介されている事例をもとに、読者と良好な関係を築けるメールマガジンの特徴を3つ解説します。

1.専門知識を活かした内容

1つ目の配信内容は、専門知識を活かした内容です。

特定分野のスペシャリストが、読者の悩み解決につながるような情報は、読者にとって有益な情報となるでしょう。専門知識を提供することで、信頼の獲得にもつながります。

特に、読者からの問い合わせが合った内容に対して丁寧に答えるメルマガ配信などは、顧客や読者との心理的な距離を縮めるのに効果的です。

2.調査・リサーチをした内容

2つ目の配信内容は、調査やリサーチをした内容です。

特定のテーマについて調査を行い、調査結果を配信ことで、オリジナリティのあるコンテンツを作成できます。実態の見えにくい事件や問題を公開しつつ、問題解決にいたるまでの流れなども公開できるとよいでしょう。例えば、自社でSDGsに取り組んでいる場合は、現場の様子や見えてきた課題など、課題に取り組んでいるからこそのリアルな情報を配信することがおすすめです。

社会課題や、社会貢献の取り組みを行っている場合は特に「なぜこの分野について取り組みをしているのか」「現状の意識やリサーチした内容」など、発信しやすいのではないでしょうか。

3.要約型のメルマガ配信

3つ目の配信内容は、要約型のメルマガ配信です。

自社に関連する領域のニュースや、特定のテーマなどを要約して配信するメールマガジンです。読者が知っておきたいような情報を簡潔に届けることで、継続的に読んでもらえるように。特に、積極的に最新情報へのキャッチアップをしているビジネスパーソンに向けた商品・サービスと相性がよいといえるでしょう。

メールマガジンを配信するときに知っておきたい3つのこと

メールマガジンを導入する際には、絶対におさえておきたい法律があります。「特定電子メール法」と「個人情報保護法」です。

違反した場合は罰金を科される可能性があるうえ、企業としての信頼も失いかねないので、担当者は必ずチェックしておきましょう。

最後に、メールマガジンを配信するときに知っておきたい3つのことを解説します。

配信

1.特定電子メール法

広告・宣伝メールが対象となっている2002年に思考された「特定電子メール法(正式名称「特定電子メールの送信の適正化等に関する法律」)」は、メールマガジンを配信する際には必ず確認が必要です。SMTPやSMSなどの仕組みを利用する通信方式も、同様に特定電子メール法の対象となります。

特定電子メール法で特に重要なのは、オプトイン規制オプトアウトです。

オプトインとは、メールマガジンの配信について受信者から同意を取得しなければならない規制のこと。オプトインは同意を取得した証明となる記録が必要となるため、一般的には問い合わせフォームやメールマガジン登録フォームの最後にオプトインの取得を含めるのが一般的です。

一方、オプトアウトとは、読者がメールマガジンの受信を望まない場合、その意思を無視して配信することはできない送信制限のこと。配信者には、読者が簡単にオプトアウトできるよう、受信解除の導線設置が義務付けられています。

特定電子メール法に違反した場合は、送信方法の改善に関して措置命令が出されます。場合によっては罰金の支払いを命じられることもあります。企業の社会的信頼を損失しかねないので、メールマガジンを配信する際は法令を遵守できているかしっかりと確認しましょう。

特定電子メール法の詳細は以下からご確認ください。

2.個人情報保護法

個人情報の取り扱いに関するルールを定めた法律「個人情報保護法」もメールマガジンの配信時には注意が必要です。

メールマガジンは登録されているメールアドレスに対して一斉に配信されます。個人のメールアドレスが他の配信者に流出してしまわないよう、特にTOやCCで送ってしまわないように注意しましょう。

3.メールマガジン開封率をはじめとした効果測定

メールマガジンを配信する大きな目的は、顧客とのコミュニケーションおよび販促ではないでしょうか。そのため、配信して終わりとせず、効果検証を行うことが重要です。

特に、メールマガジンの場合は、そもそもメールが読まれているのか開封率を知ることが重要です。

測定する方法は主に2つ。1つはクリックカウントURLによる測定で、もう1つは専用のメール配信システムによる測定です。配信数が多い場合は、専用のメール配信システムを使うのがおすすめ。配信内容ごとの開封率の測定以外に、曜日や時間帯での開封率なども分析するとよいでしょう。

ビジネスパーソンなら通勤時間帯やお昼時、主婦層なら午前中〜夕方に火かけてなど、読まれやすい時間帯は異なります。開封率などをチェックしながら適した時間を決めるのがおすすめです。

その他、URL遷移率、購入率、購入金額など目的にあわせて効果を測定できるよう準備をしておきましょう

配信と測定を繰り返しながらメールマガジンの運用効果最大化を目指そう

メールマガジンは、企業が顧客に対して情報を伝えるためのひとつの方法です。一方的な情報発信になりがちだからこそ、「顧客が求める情報」を的確に届けるため、顧客心理を理解することが重要です。

メールマガジンの効果を最大化するためには、配信と効果測定を繰り返しながら徐々に読者の求めている内容を把握することがポイントです。また、読者からのリアクションや声などを積極的に取り上げることで、コミュニケーションの場としても有益に活用できるでしょう。

開封率を始め、自社サイトへの遷移率や購入率などのデータ測定をしながら、メールマガジンの運用効果最大化を目指していきましょう。

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この記事のライター

佐藤杏樹

フリーのライター・編集者。PR TIMESに新卒入社しメディア事業部にてコンテンツ編集者・SNS運用・イベントなど担当。現在も執筆業に携わりながら広報・PRの仕事もしています。広報実務を通して得た知見や実践しやすい広報ノウハウ、最初に知っておきたい広報の基礎など、みなさまに分かりやすくお伝えします。

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