【PR TIMESノウハウ】プレスリリースを配信する前に最終チェックしたい10の項目

PR TIMESでプレスリリースを配信する前に最終チェックしたい10の項目

プレスリリースを配信するには配信内容（ネタ）の選定や原稿作成がありますが、本記事ではプレスリリース原稿をPR TIMESの管理画面に入稿完了したあとの、最終で見直したい箇所についてまとめます。

プレスリリース作成時のチェック項目について知りたい場合は以下の記事を参考にしてみてください。

▶プレスリリースの基本構成は？構成の作り方・入れるべき要素・注意するポイントを紹介

▶【現役広報が教える】プレスリリースの書き方10のコツ・基本の5構成

また、PR TIMESの入稿方法については以下の記事にまとめています。プレスリリースを配信する前に、本記事を参考に最終見直しを行っていきましょう。

それでは、PR TIMESでプレスリリースを配信前に見直しておきたい10のチェック項目を紹介していきます。

最終チェック項目1．問い合わせ先が記載されているか確認する

まずは、プレスリリース本文内に問い合わせ先が記載されているか確認しましょう。

公文書であるプレスリリースは自社のニュースを一方的に伝えるだけでなく、ステークホルダーとの接点となるものです。プレスリリースの受け取り手が発表内容に興味・関心を抱いても、問い合わせが記載されていないことによって機会損失となってしまうケースも少なくありません。

プレスリリース配信で問い合わせが発生した際、企業によっては発表する内容ごとに対応者が変わることもあるでしょう。今回のプレスリリースにおける問い合わせ担当者は誰になるのか、配信前にしっかり確認しておきましょう。

サービス利用者や生活者などに向けて公にできる窓口がある場合は本文内に記載しましょう。プレスリリース作成画面上部の「その他」からも「配信者/問い合わせ先」が設定できます。

取材依頼などメディア関係者に限定して開示したい問い合わせ先は、限定公開範囲に記載するようにしましょう。

最終チェック項目2．文章を校正する

入稿完了した後、必ず行いたいのは校正です。

企業の公文書としてケアレスミスは防ぎたいもの。細心の注意を払っていても、誤字・脱字が発生してしまうこともあるでしょう。PR TIMESに搭載されている校正機能では、ら抜き言葉や誤変換、敬語の間違い、文末の統一など様々な表現をチェックすることができます。作成者自身によるチェックだけでなく、校正機能もぜひご活用ください。

最終チェック項目3．プレビューで確認する

校正が完了したら、次はプレビュー機能を活用して全体のバランスなど目視でチェックしましょう。

プレスリリースを作成していると表現に誤りがないか、記載事項に漏れはないかなどテキストに集中してしまいがちです。しかし、文章が長く続いてしまって読み疲れしないよう適宜画像を挿入するなど、全体のバランスをチェックすることも大切なポイントです。

また、パソコン環境だけでなくスマートフォンでのプレビューチェックも忘れないようにしましょう。

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最終チェック項目4．社内・社外確認をする

自身でのチェックが完了したら、次は社内確認を進めましょう。第三者に最終チェックをしてもらったり、関連部署に必要箇所のファクトチェックをしてもらいましょう。

その際に「PR Editor」を使用するのもおすすめです。「PR Editor」はプレスリリース作成に特化したエディターツールです。「コメント・共有機能」が搭載されており、チーム内でプレスリリースの共同編集やコメントのやり取りが可能です。

「PR Editor」の詳細はこちら＞＞https://preditor.prtimes.com/

協業の発表や、連名でのリリースの場合は社外の担当者にも記事を共有して確認してもらいましょう。

チェック方法は、第三者へプレビューを共有したり、テスト配信することで、PR TIMESの管理画面にログインできない方にも共有できます。プレビュー画面のURLは非ログイン者には見えないので要注意です。

最終チェック項目5．配信先メディアを確認

プレスリリースの本文チェックが完了したら、次は届けたいメディアはどこなのか、配信先候補となるメディアリストを見直しましょう。

プレスリリースは自社事業と関連のあるメディアに送ることがほとんどのため、同じメディアリストを使用することが多いでしょう。しかし、既存のリストを使いまわすのではなく、都度見直すことが大切です。

企業動向や人事に関する内容の際はビジネス系メディアにも送る、新事業や新サービスに関する内容の際は今までリーチできなかったメディアとも接点が持てないか切り口を探す、などの視点を持って再検討してみましょう。

PR TIMESが保有しているメディアリストから配信する場合、既存リストの内容で過不足がないか確認し、場合によっては追加・削除するなど調整しましょう。

自社で保有しているインポートリストを使用している場合も同様に見直しが必要です。前回の配信以降、連絡先が変更されていないか、新たにリレーションを築けたメディアや記者がいないかなど、最新の情報がリストに反映されているかチェックが必要です。

最終チェック項目6．配信方法に合わせてFAX原稿を設定する

プレスリリース作成画面の「配信詳細設定」のページには「メディアリストへの配信方法」の項目があります。

ここでは、設定したメディアリストにどのようにプレスリリースを届けるかが設定できます。「メールで配信」「FAXで配信」の項目があり、「メールのみ」「FAXのみ」「メールとFAX」の3つの配信方法が選べます。「FAX配信」はオプション機能となるため、必要に応じて設定しましょう。

FAXで配信する場合は、FAX原稿もアップロードします。FAXの配信についての詳細は、以下の記事からご確認ください。

最終チェック項目7．メールタイトルを設定する

PR TIMESからプレスリリースを配信する場合の多くは、メール配信を含むでしょう。デフォルトで設定されているメール配信機能でも十分ですが、実は工夫したい点もあります。

「配信詳細設定」で、メールタイトルのアレンジが可能です。メールタイトルは、プレスリリースのタイトルの前に【企業名】が表示される形式がデフォルト設定されていますが、企業名を入れない形など、任意で設定することも可能です。

受け手のメール環境によって、表示されるタイトル文字数も限られています。「企業名ではなくブランド名をタイトルに入れたい」「話題性のある内容なので企業名は後ろに入れてタイトルを強調したい」など、プレスリリースの内容や状況に応じてメールを開封してもらえるよう工夫しましょう。

メールの件名を設定する方法は、以下の記事からご確認ください。

最終チェック項目8．公開制限の有無を確認する

情報を公開する範囲についての設定も大切です。PR TIMESでは「配信詳細設定」で、リリース公開設定が可能です。

プレスリリースは報道関係者だけでなく、生活者にも直接届くものになっています。しかし、メディア関係者のみに届けたい内容のこともあるでしょう。

生活者含め公にしていい内容か、メディア関係者のみに届けたい内容か、改めて確認しましょう。必要に応じて、事業戦略部など他部署にも確認できると安心です。

最終チェック項目9．配信時間を確認する

プレスリリースの入稿や配信設定が完了したら、いよいよ配信です。PR TIMESでは「即時配信」と「予約配信」が可能ですが、余裕をもって対応できるよう予約配信を推奨しています。

配信時間は情報解禁時間を意味する重要なポイントです。複数店舗を経営している企業では各店舗と足並みをそろえたり、コーポレートサイトでの発表とタイミングを合わせたりする必要があります。また、他社との協業などの場合は、よりタイミング調整が大切になってきます。

一度配信されたプレスリリースは、プレスリリース自体を削除しても、Web上で拡散されたものやメール配信されたものなどが残り続けます。完全に削除することはできないということを念頭に、配信時間が誤っていないか事前に確認するよう徹底しましょう。

最終チェック項目10．プレスリリースURLを事前に確認する

プレスリリースは配信されたら終わりではありません。プレスリリース配信後は、コーポレートサイトのニュース欄への掲載やSNSなどでの拡散も重要です。

プレスリリースの配信URLは管理画面のプレスリリース一覧や、テストメール配信で確認することができます。配信したプレスリリースを二次利用するためにも、配信前にURLを把握しておきましょう。管理画面から見るプレビュー画面のURLとは異なるので注意が必要です。

自社でオリジナルのチェック項目表を作成しよう

プレスリリース配信前にチェックしておきたい基本の10の項目について解説しました。企業・団体によって確認先や重要ポイントは異なってくるでしょう。

本記事を参考に、オリジナルのチェック項目表を作成し、配信前に一つひとつチェックをつけて見直していくのが良いでしょう。そうすることで、確認済みの項目もこれからチェックが必要な項目も一目瞭然となり、自身のWチェックに活用できます。またほかの社員が配信を担当する際も活用でき、フローの可視化にもなります。

事前のチェックを徹底して、万全の態勢でプレスリリースを配信しましょう。

プレスリリースを配信した後は、プレスリリースが転載されたメディアの内訳や、記事として取り上げられたのかどうか確認してみてください。